So erstellen Sie aus Ihren PowerPoint-Folien ein Handout

Wahrscheinlich kennen Sie die Bitte nur allzu gut: Noch bevor Sie einen Vortrag gehalten haben, werden Sie gebeten, anschließend Ihre PowerPoint-Präsentation den Teilnehmer:innen der Veranstaltung zum Download zur Verfügung zu stellen. Dabei gehen alle Beteiligten offenbar stillschweigend davon aus, dass schon ausreichend Text auf den Folien stehen wird, um den Vortrag nachbereiten zu können. Und tatsächlich erfüllen viele Vortragende genau diese Erwartung. Dabei sollen sie doch eigentlich ihre Inhalte visualisieren und nicht ihr Redemanskript an die Wand werfen. Wenn Sie es besser machen wollen, erstellen Sie zur Nachbereitung Ihres Vortrags lieber ein Handout, das die projizierten Folien mit etwas Text kombiniert. Dafür können Sie die Notizenseiten in PowerPoint nutzen. Das macht zwar mehr Arbeit, verbessert aber mit großer Wahrscheinlichkeit die Präsentation und erhöht den Nutzen des Handouts.

Der Beitrag wurde am 29. November 2020 überarbeitet.

Der Begriff des Handouts meint in diesem Beitrag nur Vortragsunterlagen auf Basis der präsentierten PowerPoint-Folien.

Bei den Notizenseiten in PowerPoint handelt es sich um DIN-A4-Seiten, auf denen jeweils eine Folie der Präsentation mit Text in einem Textfeld bzw. Platzhalter kombiniert wird. Zudem gibt es die Möglichkeit, eine Kopf- und Fußzeile einzurichten und eine Seitenzahl einzufügen. Wie Sie die genannten Elemente bzw. Platzhalter auf der Seite anordnen und formatieren, ist Ihnen überlassen. Auch können Sie über die Ausrichtung der Seite frei entscheiden. Nachfolgend zwei Beispiele mit unterschiedlicher Seitenausrichtung.

Beispiele für Notizenseiten

Das Hochformat ist unser gewohntes Leseformat und insbesondere dann geeignet, wenn die Adressat:innen das Handout ausdrucken werden. Es kann aber auch für das Lesen am Bildschirm gedacht sein, so wie bei der folgenden Beispielseite. Für den Ausdruck wäre ein breiterer linker Rand hilfreich, um das Abheften zu ermöglichen.

Beispiel einer Notizenseite im Hochformat
Beispiel einer Notizenseite im Hochformat

Das Querformat bietet sich an, wenn das Handout voraussichtlich an nicht drehbaren Bildschirmen gelesen wird, insbesondere an Laptop-Bildschirmen.

Beispiel einer Notizenseite im Querformat
Beispiel einer Notizenseite im Querformat

Bei beiden Beispielen haben die Folien das Format 3:4. Ich habe allerdings die Folientitel abgedeckt, da sie nun als Überschrift auf der Notizenseite stehen. Der zurechtgebastelte Weg ist leider nötig, da die Folienbilder auf den Notizenseiten nicht zugeschnitten werden können. Eine Alternative wäre gewesen, die Folientitel vor der Herstellung des Handouts aus der Präsentation zu entfernen und danach das Folienformat entsprechend anzupassen.

Vortragstext ins Notizfeld, nicht auf die Folie

Viele Vortragende, die ihre Folien nach dem Vortrag oder Seminar den Veranstaltungsteilnehmer:innen zur Verfügung stellen wollen, begehen einen eklatanten Fehler: Sie erstellen nämlich nur noch ein Handout und schenken sich die Präsentation. Schließlich kann man ja auch das Handout an die Wand werfen. Dann muss niemand mehr mitschreiben und sie selbst sparen sich außerdem ein gesondertes Vortragsmanuskript … Ein Irrtum mit Folgen, denn mit einer Ansammlung überladener Textfolien, die sie womöglich auch noch vorlesen, ermüden sie ihr Publikum und tun alles dafür, sich selbst zu disqualifizieren. Wer nämlich ein Handout bzw. sein Vortragsmanuskript projiziert, weiß offensichtlich nicht, welche Funktion eine Präsentation eigentlich hat.

Doch wie machen Sie es besser? Im Artikel Juristische Vorträge mit Präsentation, aber ohne Textfolien – so gelingt’s habe ich bereits empfohlen, die Vortragsnotizen bzw. den Vortragstext nicht auf die Folien zu schreiben, sondern in das Notizfeld darunter. So können Sie Ihren Vortrag bequem in PowerPoint vorbereiten und sind gleichzeitig gezwungen, Visualisierungsideen für die Folien zu entwickeln. Das Notizfeld unter der Folie wird angezeigt, wenn Sie über den Reiter Ansicht die Normalansicht aufrufen. Sollte es trotz dieser Ansicht nicht sichtbar sein, klicken Sie in der Fußleiste des Programms auf den Schalter Notizen (wird nur in der Normalansicht angezeigt).

Folie in der Normalansicht mit Notizen
Folie in der Normalansicht mit Notizen

Doch nicht nur Ihre Präsentation wird besser, wenn Sie das Notizfeld nutzen. Sie haben außerdem optimale Vorarbeit geleistet, um aus Ihren kommentierten Folien ein Handout zu zaubern, denn der Text im Notizfeld wird automatisch in den Textplatzhalter der Notizenseite übernommen. Das heißt nicht, dass Sie Ihre Vortragsnotizen ungeprüft als Handout weiterreichen sollen. Wichtig ist nur, dass Ihnen der Zusammenhang von Notizfeld und Textplatzhalter auf der Notizenseite bewusst ist. So ist es beispielsweise hilfreich zu wissen, wie viel Text in Ihrem Layout in den Textplatzhalter auf der Notizenseite passt, wenn Sie das Notizfeld füllen. Eine Vorgabe kann ich Ihnen diesbezüglich nicht machen, denn die Zeichenzahl ist von zahlreichen Faktoren abhängig: der Größe des Folienbildes, der verwendeten Schrift und Schriftgröße, dem Zeilenabstand und der Zeilenlänge. Nur so viel zur Orientierung: Bei meinen Beispielen oben umfasst der Text rund 1.400 Zeichen (beim Hochformat etwas weniger).

Notizenseite und Notizenmaster

Möglich wird Ihr Handout durch die Ansicht Notizenseite in PowerPoint. In dieser Ansicht wird jeweils eine Folie mit den dazugehörigen Notizen bzw. Ihrem Vortragstext auf einer DIN-A4-Seite angezeigt. Machen Sie einfach mal den Test und wechseln Sie bei geöffneter Präsentation in diese Ansicht (über Ansicht > Gruppe Präsentationsansichten > Notizenseite). Was Sie hier sehen, sieht noch nicht wirklich gut aus (siehe unten das linke Bild), lässt aber erahnen, wohin die Reise geht. Optimieren Sie das Layout anschließend im Notizenmaster. Diesen öffnen Sie über Ansicht > Gruppe Masteransichten > Notizenmaster.

Notizenseite und Notizenmaster

Im Vergleich: Links eine Folie in der Ansicht Notizenseite (mit Inhalt), rechts der Notizenmaster mit Folien- und Textplatzhalter.

Ganz wichtig: Fangen Sie bitte nicht an, in der Ansicht Notizenseite irgendetwas am Layout zu ändern, Kästen zu löschen oder zu verschieben. Alles, was Sie hier ändern, bezieht sich nur auf die eine Seite. Bei der nächsten Folie fangen Sie wieder von vorne an. Deutlich weniger Arbeit haben Sie, wenn Sie Änderungen einmal für alle Folien vornehmen. Dafür gibt es den Notizenmaster. Das schließt natürlich nicht aus, dass Sie in Abweichung von den Mastereinstellungen bei einzelnen Folien das Layout gezielt anders gestalten als bei den anderen. Auch können Sie die Kopfzeile zum Platzhalter für den Titel machen und auf jeder Seite anders formulieren, so wie ich es in meinen Beispielen oben getan habe. Diese Änderungen nehmen Sie tatsächlich in der Ansicht Notizenseite der jeweiligen Folie vor. Die Mastereinstellungen treten dahinter zurück. Kurzum: Alles, was für alle Seiten gelten soll, wird im Notizenmaster eingestellt, alles, was nur für spezielle Seiten gelten soll, auf der jeweiligen Notizenseite.

Notizenmaster einrichten

Platzhalter NotizenmasterWenn Sie den Notizenmaster geöffnet haben (Ansicht > Gruppe Masteransichten > Notizenmaster), wählen Sie zunächst ganz links auf der Menüleiste die gewünschte Seitenausrichtung (Hoch- oder Querformat) und aktivieren alle Platzhalter, die auf den Seiten Ihres Handouts zu sehen sein sollen (siehe Screenshot links). Anschließend beginnen Sie mit der Gestaltung des Layouts.

Folienbild: Das Folienbild enthält den Folienmaster Ihrer Präsentation, also die Voreinstellungen, die dafür sorgen, dass Ihre Folien einheitlich gestaltet sind (mehr dazu im Beitrag Eigene Präsentationsvorlagen erstellen, speichern und nutzen). Der Inhalt des Folienbildes interessiert Sie im Notizenmaster nicht. Hier richten Sie nur seine Größe ein, platzieren das Bild an der gewünschten Stelle auf der Seite, entfernen ggf. den Rahmen und/oder hinterlegen es mit einem Schatten. Alle Funktionen erreichen Sie über den Reiter Zeichentools/Format, der erscheint, wenn Sie das Folienbild markieren. Das gilt auch für die Größe des Folienbildes. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Foliengröße, die Sie über den Reiter Notizenmaster verändern können. Mit der Foliengröße verändern Sie das Format aller Folien Ihrer Präsentation.

Textplatzhalter: Rücken Sie den Textplatzhalter an die gewünschte Stelle. Um Folienbild und Textplatzhalter ggf. bündig ausrichten zu können, ist zu empfehlen, die Abstände zwischen Text und Rahmen im Textplatzhalter auf Null zu setzen. Die Schrift innerhalb des Textplatzhalters formatieren Sie wie folgt: Setzen Sie den Cursor in die jeweilige Ebene und nehmen dann die gewünschten Einstellungen vor. Die Schrift sollte eine im Ausdruck gut lesbare Größe haben.

In meinen Beispielen ganz oben steht der Text im Blocksatz (alle Zeilen beginnen links- und enden rechtsbündig). Bei zweispaltigem Text sieht das meist besser aus. Häufig führt Blocksatz allerdings zu unschönen Löchern im Text, weil in manchen Zeilen der Wortabstand stark vergrößert wird. Hier müssen Sie dann noch mal korrigierend eingreifen (auf der Notizenseite), indem Sie Trennstriche in den Text einfügen und so den Zeilenumbruch verändern. In PowerPoint gibt es leider keine automatische Silbentrennung. Beim Flattersatz (alle Zeilen beginnen linksbündig) sieht es nicht besser aus. Auch hier müssen Sie die Zeilenumbrüche im Blick haben und ggf. nachbessern, denn zu starkes Flattern am rechten Rand sieht auch nicht gut aus.

Achten Sie auf eine überschaubare Zeilenlänge! Erreichen können Sie diese im Hochformat durch einen breiten rechten Seitenrand. So haben Sie gleichzeitig Platz für handschriftliche Notizen geschaffen. Der linke Seitenrand kann schmaler ausfallen, sollte aber zumindest das Abheften des Handouts ermöglichen, falls damit zu rechnen ist, dass das Handout ausgedruckt wird.

Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Text im Kasten zweispaltig zu setzen, so wie in meinen Beispielen oben. Markieren Sie dafür den Kasten und gehen Sie dann über Start > Gruppe Absatz auf das Icon mit den zwei Textspalten. Klappen Sie mit dem kleinen schwarzen Pfeil das Menü auf und klicken Sie auf mehr Spalten. In dem erscheinenden Dialogfeld können Sie nicht nur die Spaltenzahl einstellen, sondern auch den Abstand zwischen den Spalten.

Damit man den Text gut lesen kann, sollte der Zeilenabstand etwas größer als einzeilig sein. Bei einer Schriftgröße von 11 pt liegen Sie mit 15 pt z. B. ganz gut.

Kopf- und Fußzeile: Schreiben Sie den gewünschten Text direkt in die Kästen und platzieren Sie diese an der gewünschten Stelle. Schriftart, -größe und -farbe richten Sie ein, nachdem Sie den Cursor in den Text gesetzt haben. Bei Bedarf können Sie den Platzhaltern über den Reiter Zeichentools/Format auch einen Rahmen geben und/oder ihnen eine Füllfarbe zuweisen. Anschließend gehen Sie auf Einfügen > Gruppe Text > Kopf- und Fußzeile und setzen im erscheinenden Dialogfeld bei der Kopf- und Fußzeile ein Häkchen (wie Sie sehen, können Sie in dem entsprechenden Fenster auch den eingefügten Text ändern).

Dialogfeld Kopf- und Fußzeile

Eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie Foliennummern auf Ihren Folien können und sollten Sie entfernen, bevor Sie das Handout erstellen, um Doppelungen zu vermeiden. Wahrscheinlich sind die Angaben aufgrund ihrer geringen Schriftgröße auf der Notizenseite ohnehin nicht lesbar. In meinen Beispielen habe ich sogar den Folientitel auf den Folien abgedeckt, da er nun groß auf der Notizenseite steht.

Datum: Hier gilt im Prinzip dasselbe wie bei der Kopf- und Fußzeile. Allerdings schreiben Sie das Datum nicht in den entsprechenden Platzhalter im Master, sondern nehmen über das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile Einfluss auf den Inhalt (s. o.).

Seitenzahl: Damit auf den Seiten Ihres Handouts Seitenzahlen angezeigt werden, setzen Sie im Dialogfeld Kopf- und Fußzeile (s. o.) ein Häkchen bei der Seitenzahl, schieben den Platzhalter für die Seitenzahl an die gewünschte Stelle und richten ggf. noch Formate ein, so wie bei den anderen Platzhaltern auch. Um die Nummerierung müssen Sie sich dagegen nicht kümmern. Dies erledigt PowerPoint automatisch. Entscheidend ist die Reihenfolge der Folien in der Präsentation. Wenn Sie diese verändern, passt sich die Seitenzahl entsprechend an.

Folien, die Sie nicht in das Handout übernehmen möchten, sollten Sie löschen, bevor Sie das Handout als PDF ausgeben oder ausdrucken. Am besten Sie speichern Ihre Präsentation vor der Erstellung des Handouts unter einem anderen Namen ab. Dann löschen Sie in dieser neuen Datei Folien, die nicht ins Handout sollen, entfernen evtl. die Kopf- und Fußzeilen, die Folientitel sowie die Foliennummer und nehmen anschließend die Einstellungen im Notizenmaster vor. Falls Sie die Folientitel entfernen, müssen Sie außerdem das Folienformat anpassen.

Notizenseiten kontrollieren

Während Sie das Layout im Notizenmaster gestalten, empfiehlt es sich, immer mal wieder in die Ansicht Notizenseite zu wechseln, um zu kontrollieren, wie die Seitengestaltung mit konkreten Inhalten aussieht. Sollten Platzhalter nicht sichtbar sein, die Sie im Notizenmaster aktiviert haben, gehen Sie auf Einfügen > Gruppe Text > Kopf- und Fußzeile und aktivieren Sie auch hier die entsprechenden Kästchen. Für die Seitenzahl finden Sie einen gesonderten Schalter in der Gruppe Text.

Sind Sie mit dem Ergebnis auf einer Notizenseite soweit zufrieden, schauen Sie sich abschließend noch einmal jede einzelne Folie in der Ansicht Notizenseite an, lesen den Text Korrektur, bessern beim Zeilenumbruch nach und schauen, ob der Text auf allen Seiten vollständig ist.

Handout drucken bzw. PDF erstellen

Notizenseiten druckenNun können Sie das Handout ausdrucken oder als PDF ausgeben. In den Druckeinstellungen werden Sie gefragt, in welchem Layout Sie die Präsentation drucken wollen. Hier wählen Sie die Notizenseiten aus. Wenn Sie das Folienbild oder ein anderes Folienobjekt mit einem Schatten hinterlegt haben, müssen Sie angeben, dass der Druck in hoher Qualität erfolgen soll (siehe Screenshot links). Alle anderen Druckeinstellungen dürften selbsterklärend sein.

Für die PDF-Ausgabe wählen Sie am besten die Exportfunktion (Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > im erscheinenden Dialogfeld die Optionen anklicken > bei Was veröffentlichen die Notizenseiten auswählen und ggf. weitere Einstellungen vornehmen > OK > Speicherort wählen > Veröffentlichen).

Abschließend noch ein paar Tipps:

  • Bevor Sie mit der Arbeit loslegen, sollten Sie sich überlegen, welchen genauen Zweck Ihr Handout erfüllen soll. An diesem Zweck orientieren Sie sich bei der inhaltlichen Gestaltung des Handouts.
  • Wichtig für die inhaltliche Gestaltung kann außerdem sein, ob Sie das Handout vor oder nach der Veranstaltung verteilen wollen.
  • Bei einem Handout, das Sie selbst oder die Teilnehmer ausdrucken werden, sollten die Folien keine größeren farbigen Flächen enthalten, um Druckerfarbe zu sparen.
  • Wenn Sie die Handouts in ausgedruckter Form verteilen wollen, sei empfohlen, ein paar Folien im Vorfeld probeweise auszudrucken, um die Farbgebung zu testen.
  • Wenn Sie fremdes Bildmaterial verwenden, klären Sie rechtzeitig, ob Sie die nötigen Lizenzen für Präsentation und Handout besitzen.

Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, LinkedIn:www.linkedin.com/in/npridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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