So erstellen Sie aus Ihren PowerPoint-Folien ein Handout

Wahrscheinlich kennen Sie die Bitte nur allzu gut: Nach einem Vortrag oder Seminar sollen Sie Ihre PowerPoint-Präsentation den Teilnehmer(inne)n und ggf. weiteren Interessierten zum Download zur Verfügung stellen. Viele Vortragende kommen der Bitte nach, indem sie ihre Folien 1:1 in PDF-Dateien verwandeln oder jeweils zwei Folien auf einer DIN-A4-Seite platzieren (sog. Handzettel). Häufig hat dieses Vorgehen jedoch fatale Folgen für die Gestaltung der Folien. Besser ist es, für das Handout die Notizenseiten zu nutzen. Das macht zwar mehr Arbeit, verbessert aber mit großer Wahrscheinlichkeit die Präsentation und erhöht den Nutzen des Handouts.

Der Beitrag wurde am 16. März 2019 überarbeitet.

Der Begriff des Handouts meint in diesem Beitrag nur Vortragsunterlagen auf Basis der präsentierten PowerPoint-Folien.

Beispiel einer Handout-Seite

Notizenseite BeispielSo oder ähnlich sehen die Seiten Ihres Handouts aus, wenn Sie es mithilfe der Notizenseiten in PowerPoint anfertigen. Auf jeder DIN-A4-Seite ist eine Folie abgebildet. Ergänzend gibt es eine schriftliche Kommentierung in Form von Stichpunkten oder Fließtext. Die Kombination aus Text und Bild eignet sich nicht nur wunderbar, um eine komprimierte Fassung Ihres Vortrags zu erstellen, sondern ist außerdem zum Verstehen und Behalten des Inhalts für die Veranstaltungsteilnehmer(innen) optimal.

Vortragstext ins Notizfeld, nicht auf die Folie

Viele Vortragende, die ihre Folien nach dem Vortrag oder Seminar den Veranstaltungsteilnehmer(inne)n zur Verfügung stellen wollen, begehen einen eklatanten Fehler: Sie erstellen nämlich nur noch ein Handout und schenken sich die Präsentation. Schließlich kann man ja auch das Handout an die Wand werfen. Dann muss niemand mehr mitschreiben und sie selbst sparen sich außerdem ein gesondertes Vortragsmanuskript … Ein Irrtum mit Folgen, denn mit einer Ansammlung überladener Textfolien, die Sie womöglich auch noch vorlesen, ermüden Sie Ihr Publikum und tun alles dafür, sich selbst zu disqualifizieren. Wer nämlich ein Handout bzw. sein Vortragsmanuskript projiziert, weiß offensichtlich nicht, welche Funktion eine Präsentation eigentlich hat.

Doch wie machen Sie es besser? Im Artikel Juristische Vorträge mit Präsentation, aber ohne Textfolien – so gelingt’s habe ich bereits empfohlen, die Vortragsnotizen bzw. den Vortragstext nicht auf die Folien zu schreiben, sondern in das Notizfeld darunter. So können Sie Ihren Vortrag bequem in PowerPoint vorbereiten und sind gleichzeitig gezwungen, Visualisierungsideen für die Folien zu entwickeln. Dadurch wird nicht nur Ihre Präsentation besser, Sie haben außerdem optimale Vorarbeit geleistet, um aus Ihren kommentierten Folien ein Handout zu zaubern.

Folie in der Normalansicht mit Notizen
Folie in der Normalansicht mit Vortragsnotizen

Probieren Sie vorher aus, wie viel Text auf den Notizenseiten unter Ihre Folie passt, damit Sie beim Verfassen der Texte zu den Folien eine Zeichenzahl als Maßstab haben. Eine Vorgabe kann ich Ihnen diesbezüglich nicht machen, denn die Zeichenzahl ist von zahlreichen Faktoren abhängig: der Größe des Folienbildes, der verwendeten Schrift und Schriftgröße, dem Zeilenabstand und der Zeilenlänge. Nur so viel zur Orientierung: In meinem Beispiel oben umfasst der Text etwa 1.100 Zeichen.

Notizenseite und Notizenmaster

Möglich wird Ihr Handout durch die Ansicht Notizenseite in PowerPoint. In dieser Ansicht wird jeweils eine Folie mit den dazugehörigen Notizen bzw. Ihrem Vortragstext auf einer DIN-A4-Seite angezeigt. Machen Sie einfach mal den Test und wechseln Sie bei geöffneter Präsentation in diese Ansicht (über Ansicht > Präsentationsansichten > Notizenseite). Was Sie hier sehen, sieht noch nicht wirklich gut aus (siehe unten das linke Bild), lässt aber erahnen, wohin die Reise geht. Optimieren Sie das Layout anschließend im Notizenmaster. Diesen öffnen Sie über Ansicht > Masteransichten > Notizenmaster.

Notizenseite und Notizenmaster

Ganz wichtig: Fangen Sie bitte nicht an, in der Ansicht Notizenseite irgendetwas am Layout zu ändern, Kästen zu löschen oder zu verschieben. Alles, was Sie hier ändern, bezieht sich nur auf die eine Seite. Bei der nächsten Folie fangen Sie wieder von vorne an. Deutlich weniger Arbeit haben Sie, wenn Sie Änderungen einmal für alle Folien vornehmen. Dafür gibt es den Notizenmaster. Das schließt natürlich nicht aus, dass Sie in Abweichung von den Mastereinstellungen bei einzelnen Folien das Layout gezielt anders gestalten als bei den anderen. Diese Änderungen nehmen Sie dann tatsächlich in der Ansicht Notizenseite der jeweiligen Folie vor. Die Mastereinstellungen treten dahinter zurück.

Im Vergleich: Links eine Folie in der Ansicht Notizenseite (mit Inhalt), rechts der Notizenmaster mit Folien- und Textcontainern.

Notizenmaster einrichten

Platzhalter NotizenmasterWenn Sie den Notizenmaster geöffnet haben (Ansicht > Masteransichten > Notizenmaster), aktivieren Sie zunächst alle Platzhalter, die auf den Seiten Ihres Handouts zu sehen sein sollen. Anschließend beginnen Sie mit der Gestaltung des Layouts.

Folienbild: Das Folienbild enthält den Folienmaster Ihrer Präsentation, also die Voreinstellungen, die dafür sorgen, dass Ihre Folien einheitlich gestaltet sind (mehr dazu im Beitrag Eigene Präsentationsvorlagen erstellen, speichern und nutzen). Der Inhalt des Folienbildes interessiert Sie im Notizenmaster nicht. Hier richten Sie nur seine Größe ein, platzieren das Bild an der gewünschten Stelle auf der Seite, entfernen ggf. den Rahmen und/oder hinterlegen es mit einem Schatten. Alle Funktionen erreichen Sie über den Reiter Zeichentools/Format, der erscheint, wenn Sie das Folienbild markieren. Das gilt auch für die Größe des Folienbildes. Diese ist nicht zu verwechseln mit der Foliengröße, die Sie über den Reiter Notizenmaster verändern können. Mit der Foliengröße verändern Sie das Format aller Folien Ihrer Präsentation.

Textkörper unter der Folie: Rücken Sie den Textcontainer an die gewünschte Stelle unter der Folie. Sollen Text und Folienrand bündig sein, so wie in dem Beispiel ganz oben im grauen Kasten, richten Sie Textkörper und Folienbild bündig aus und stellen anschließend die Ränder zwischen Text und Rahmen auf Null. Um die Schrift zu formatieren, setzen Sie den Cursor in die jeweilige Ebene und nehmen dann die gewünschten Einstellungen vor. Die Schrift sollte eine im Ausdruck gut lesbare Größe haben.

In meinem Beispiel ganz oben im grauen Kasten steht der Text im Blocksatz (alle Zeilen beginnen links- und enden rechtsbündig). Dabei ist der Blindtext glücklicherweise so gestrickt, dass keine unschönen Löcher entstehen. Sollte dies bei Ihrem Text anders sein, müssen Sie leider den Zeilenumbruch von Hand korrigieren, indem Sie Trennstriche einfügen. In PowerPoint gibt es nämlich keine automatische Silbentrennung. Die gleiche Arbeit wartet auf Sie, wenn Sie sich für den Flattersatz entscheiden (alle Zeilen beginnen linksbündig). Zu starkes Flattern am rechten Rand sieht nämlich auch nicht gut aus.

Achten Sie auf eine überschaubare Zeilenlänge! Erreichen können Sie diese (wie in meinem Beispiel ganz oben im grauen Kasten) durch einen breiten rechten Seitenrand. So haben Sie gleichzeitig Platz für handschriftliche Notizen geschaffen. Der linke Seitenrand kann schmaler ausfallen, sollte aber zumindest das Abheften des Handouts ermöglichen (2,5–3 cm).

Eine andere Möglichkeit besteht darin, den Text im Kasten zweispaltig zu setzen. Markieren Sie dafür den Kasten und gehen Sie dann über Start > Absatz auf das Icon mit den zwei Textspalten. Klappen Sie mit dem kleinen schwarzen Pfeil das Menü auf und klicken Sie auf mehr Spalten. In dem erscheinenden Dialogfeld können Sie nicht nur die Spaltenzahl einstellen, sondern auch den Abstand zwischen den Spalten. Zweispaltiger Text wirkt im Blocksatz meist homogener als im Flattersatz.

Damit man den Text gut lesen kann, sollte der Zeilenabstand etwas größer als einzeilig sein. Bei einer Schriftgröße von 11 pt liegen Sie mit 15 pt z. B. ganz gut.

Kopf- und Fußzeile: Schreiben Sie den gewünschten Text direkt in die Kästen und platzieren Sie diese an der gewünschten Stelle. Schriftart, -größe und -farbe richten Sie ein, nachdem Sie den Cursor in den Text gesetzt haben. Bei Bedarf können Sie dem Kasten über den Reiter Zeichentools/Format auch einen Rahmen geben und/oder ihm eine Füllfarbe zuweisen. Anschließend gehen Sie auf Einfügen > Kopf- und Fußzeile und setzen im erscheinenden Dialogfeld bei der Kopf- und Fußzeile ein Häkchen (wie Sie sehen, können Sie in dem entsprechenden Fenster auch den eingefügten Text ändern).

Dialogfeld Kopf- und Fußzeile

Eventuelle Kopf- und Fußzeilen sowie Foliennummern auf Ihren Folien können und sollten Sie entfernen, bevor Sie das Handout erstellen, um Doppelungen zu vermeiden. Wahrscheinlich sind die Angaben aufgrund ihrer geringen Schriftgröße auf der Notizenseite ohnehin nicht lesbar.

Datum: Hier gilt im Prinzip dasselbe wie bei der Kopf- und Fußzeile. Allerdings schreiben Sie das Datum nicht in den entsprechenden Textcontainer im Master, sondern nehmen über das Dialogfeld Kopf- und Fußzeile Einfluss auf den Inhalt (s. o.).

Seitenzahl: Damit auf den Seiten Ihres Handouts Seitenzahlen angezeigt werden, setzen Sie im Dialogfeld Kopf- und Fußzeile (s. o.) ein Häkchen bei der Seitenzahl, schieben den Container für die Seitenzahl an die gewünschte Stelle und richten ggf. noch Formate ein, so wie bei den anderen Containern auch. Um die Nummerierung müssen Sie sich dagegen nicht kümmern. Dies erledigt PowerPoint automatisch. Entscheidend ist die Reihenfolge der Folien in der Präsentation. Wenn Sie diese verändern, passt sich die Seitenzahl entsprechend an.

Folien, die Sie nicht in das Handout übernehmen möchten, sollten Sie löschen, bevor Sie das Handout ausdrucken. Am besten Sie speichern Ihre Präsentation vor der Erstellung des Handouts unter einem anderen Namen ab. Dann löschen Sie in dieser neuen Datei Folien, die nicht ins Handout sollen, entfernen evtl. Kopf- und Fußzeilen sowie die Foliennummer und nehmen anschließend die Einstellungen im Notizenmaster vor.

Notizenseiten kontrollieren

Während Sie das Layout im Notizenmaster gestalten, empfiehlt es sich, immer mal wieder in die Ansicht Notizenseite zu wechseln, um zu kontrollieren, wie die Seitengestaltung mit konkreten Inhalten aussieht. Sind Sie mit dem Ergebnis soweit zufrieden, schauen Sie sich abschließend noch einmal jede einzelne Folie in der Ansicht Notizenseite an, lesen den Text Korrektur, bessern beim Zeilenumbruch nach und schauen, ob der Text auf allen Seiten vollständig ist.

Handout drucken bzw. PDF-Datei erstellen

Notizenseiten druckenNun können Sie das Handout ausdrucken. In den Druckeinstellungen werden Sie gefragt, in welchem Layout Sie die Präsentation drucken wollen. Hier wählen Sie die Notizenseiten aus. Wenn Sie das Folienbild oder ein anderes Folienobjekt mit einem Schatten hinterlegt haben, müssen Sie angeben, dass der Druck in hoher Qualität erfolgen soll (siehe Screenshot links). Alle anderen Druckeinstellungen dürften selbsterklärend sein.

Seit PowerPoint 2013 können Sie die Datei direkt als PDF abspeichern (Datei > Exportieren > PDF/XPS-Dokument erstellen > im erscheinenden Dialogfeld die Optionen anklicken > bei Was veröffentlichen die Notizenseiten auswählen und ggf. weitere Einstellungen vornehmen > OK > Speicherort wählen > Veröffentlichen). Oder Sie verwenden eine Software, die PDFs über die Druckfunktion erstellen kann. Diesen virtuellen Drucker wählen Sie dann anstelle Ihres Standarddruckers für den Druck aus. Kostenlos erhältlich sind z. B. PDF24 Creator oder PDF Creator. Darüber hinaus gibt es kostenpflichtige Angebote. Der Vorteil solcher Software ist, dass Sie mehr Einfluss auf die Eigenschaften des PDFs nehmen können. Andererseits wird das in der Regel nicht erforderlich sein, wenn es lediglich darum geht, die Notizenseiten des Vortrags zum Download zur Verfügung zu stellen.

Abschließend noch ein paar Tipps:

  • Bevor Sie mit der Arbeit loslegen, sollten Sie sich überlegen, welchen genauen Zweck Ihr Handout erfüllen soll. An diesem Zweck orientieren Sie sich bei der inhaltlichen Gestaltung des Handouts.
  • Wichtig für die inhaltliche Gestaltung kann außerdem sein, ob Sie das Handout vor oder nach der Veranstaltung verteilen wollen.
  • Bei einem Handout, das Sie selbst oder die Teilnehmer ausdrucken werden, sollten die Folien keine größeren farbigen Flächen enthalten, um Druckerfarbe zu sparen.
  • Wenn Sie die Handouts in ausgedruckter Form verteilen wollen, sei empfohlen, ein paar Folien im Vorfeld probeweise auszudrucken, um die Farbgebung zu testen.
  • Wenn Sie fremdes Bildmaterial verwenden, klären Sie rechtzeitig, ob Sie die nötigen Lizenzen für Präsentation und Handout besitzen.

Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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