Stellen Sie sich vor, Sie öffnen eine neue Datei in PowerPoint und die erscheinende Titelfolie ist bereits für Sie vorbereitet. Die Farbmenüs sind mit Ihren Farben bestückt und wenn Sie neue Folien einfügen, können Sie aus Layouts wählen, die für Sie gestaltet wurden. Ungefähr das erwartet Sie, wenn Sie in PowerPoint Ihre persönliche Präsentationsvorlage nutzen. Doch das ist längst nicht alles. Was sonst noch drin ist in Ihrer Vorlage, wie Sie mit ihr arbeiten, was sie kann und was nicht, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.
Eine Präsentationsvorlage bietet einen gestalterischen Rahmen für Ihre PowerPoint-Präsentationen und für Handouts, die Sie mit den Bordmitteln von PowerPoint aus Ihren Folien erstellen. Zudem enthält sie mit den sog. Folienlayouts Vorschläge, wie Inhalte auf den Folien angeordnet werden können. Diese Vorschläge sind ggf. mit Tipps und Hinweisen zur Handhabung versehen. Beigefügt sind der Vorlage außerdem je nach Wunsch und Bedarf Folienbeispiele, fertige Folien ohne Platzhalter sowie Tipps und Hinweise zur Foliengestaltung.
Die Vorlage hat im Wesentlichen vier Ziele:
- Sie soll Ihnen die Foliengestaltung erleichtern.
- Sie soll Sie davon abhalten, Ihre Folien mit Text vollzuschreiben.
- Sie soll Ihnen ermöglichen, Inhalte in eine optisch ansprechende Form zu bringen.
- Sie soll durch Abstimmung der Gestaltung auf Ihr Corporate Design dafür sorgen, dass Sie als Unternehmen wiedererkannt werden.
Was Ihnen die Vorlage nicht abnimmt, ist die inhaltliche Vorbereitung Ihrer Vorträge und die Visualisierung der Inhalte für konkrete Präsentationen. Welchen Inhalt Sie auf einer Folie zeigen und wie Sie ihn veranschaulichen, müssen Sie also nach wie vor selbst entscheiden. Mit etwas Glück bietet Ihnen die Präsentationsvorlage aber ein passendes Folienlayout für Ihre Visualisierungsidee an. Ist kein passendes Layout dabei, gibt es auf jeden Fall ein vorbereitetes Folienlayout (nur) mit Folientitel, eine Farbpalette mit Ihren Unternehmensfarben und Vorgaben für Folienobjekte als gestalterischen Rahmen, in dem Sie Ihre Visualisierungsidee umsetzen können.
Ihre Farben
Das wichtigste Gestaltungsmittel der Vorlage sind Ihre Unternehmensfarben. Diese richte ich als Designfarben ein. Das bedeutet: Wenn Ihre Vorlage im Einsatz ist und Sie ein beliebiges Farbmenü in PowerPoint aufklappen, finden Sie dort Ihre Farben. Eingerichtet wird die oberste Zeile der Farbpalette. Die Farbabstufungen darunter erstellt PowerPoint automatisch.
Die Farben sollten nicht nur zueinander passen, sie müssen auch in PowerPoint gut zusammenarbeiten. Dafür ist z. B. wichtig, sie an einer geeigneten Position in der Farbpalette platziert sind, denn die Farbpositionen wirken sich an unterschiedlichen Stellen des Programms aus. Zum Beispiel generiert PowerPoint aus einigen der definierten Designfarben seine Form-, SmartArt- und Tabellenvorlagen. Die Designformatvorlagen für Formen sehen bei meiner Farbpalette beispielsweise so aus:
Über die Besonderheiten der Designfarben und das Farbsystem in PowerPoint informiert Sie ausführlich mein E-Book „Designfarben in PowerPoint“.
Standards für Formen, Linien und Textfelder
Zusätzlich zu den Designformatvorlagen, die PowerPoint zur Verfügung stellt, lege ich in der Vorlage die Standardformatierungen von Formen, Linien und Textfeldern fest und beantworte so u. a. die folgenden Fragen: Welche Füllfarbe sollen Formen in Ihren Präsentationen haben? Sollen Formen einen Rahmen haben? Wie soll der Text in Textfeldern ausgerichtet sein? Und wie sollen Pfeile aussehen? Zusätzlich finden Sie auf mindestens einer Folie vorbereitete Objekte, denen Sie die Standardformatierungen entnehmen können. Bei Bedarf können Sie die Objekte auf Ihre Folien kopieren.
Die Definition der Standards und die Bereitstellung von Kopiervorlagen heißt nicht, dass die Einstellungen immer passen und bei jeder Verwendung gut aussehen. Sie erleichtern Ihnen aber die Arbeit, weil Sie an bestimmte Voreinstellungen anknüpfen können und wissen, wohin die Reise gestalterisch gehen sollte.
Ihre Schrift
Neben den Farben kann und sollte in der Präsentationsvorlage festgelegt werden, welche Schriften standardmäßig für Überschriften und sonstigen Text (Textkörper) eingesetzt werden. Diese Einstellung gilt nicht nur für Textplatzhalter, sondern auch für Text, den Sie z. B. in Textfelder, Formen und SmartArt-Grafiken einfügen.
Bei der Schriftenauswahl ist zu berücksichtigen dass PowerPoint-Präsentationen häufig per E-Mail verschickt und auf fremden Rechnern vorgeführt werden. Ist die vorgesehene Standardschrift auf dem Zielrechner nicht vorhanden, wird sie automatisch durch eine andere ersetzt und Ihre Foliengestaltung ist mit einem Schlag dahin. Viele Schriften kann man zwar in die Präsentationsdatei einbetten und das Problem so umgehen, es kann aber zu Folgeproblemen kommen, weil Arbeitsumgebungen nicht oder nur schlecht mit eingebetteten Schriften umgehen können. Zudem erhöht sich die Größe der Datei.
Am sichersten ist es, wenn Sie sog. Systemschriften für Ihre Vorlage wählen, die auf den meisten Windows-Rechnern standardmäßig installiert sind. Dazu gehören z. B. Calibri, Arial, Cambria und Trebuchet MS.
Die Designschriftarten Ihrer Vorlage werden Ihnen im Schriftenmenü ganz oben über der dünnen grauen Linie angezeigt. Ich konnte meine Schriftenauswahl flexibler gestalten, weil ich die Präsentationsvorlage nur für diesen Beitrag erstellt habe.
Layouts für Ihre Folien
Hauptbestandteil der Präsentationsvorlage ist ein mehr oder weniger umfangreiches Set an Folienlayouts, also gestalteten Folienvorlagen, in deren Platzhalter Sie nur noch Ihre Inhalte einfüllen müssen. Der Vorteil liegt auf der Hand: Sie müssen die Arbeit an Ihren Präsentationen nicht mehr mit komplett leeren Folien beginnen, sondern können schauen, ob die Inhalte, die Sie auf die Folien bringen wollen, in eines der vorbereiteten Layouts passen.
Layoutgalerie
Bereitgestellt werden Ihnen die Layouts über die Registerkarte Start > Neue Folie und bei bereits eingefügten Folien über die Schaltfläche Layout direkt daneben:
Bei einer großen Anzahl von Layouts sortiere ich die Vorlagen nach Art des einzufüllenden Inhalts (im Screenshot unten die gelben Folien), damit Sie schneller eine passende Vorlage finden:
Während manche Layouts bereits durch das kleine Vorschaubild in der Layoutgalerie erahnen lassen, wie die Folie am Ende ungefähr aussehen wird, ist das bei anderen Layouts schwieriger, wie das folgende Beispiel zeigt. Hier muss erst ein Bild in den Platzhalter geladen werden, um einen Eindruck von der Foliengestaltung zu erhalten.
Entweder ich lege entsprechende Folienbeispiele in die Vorlagendatei oder Sie erhalten eine gesonderte Datei mit Beispielfolien zur Orientierung. (Das Foto stammt übrigens aus dem Office-Fotoarchiv.)
Grenzen der Folienlayouts
Damit Sie in der Vorlage möglichst viele nützliche Layouts für Ihre Inhalte finden, werde ich Sie fragen, was für Layouts Sie sich wünschen und was für Inhalte Sie üblicherweise präsentieren. Auch werde ich Sie bitten, mir Folienbeispiele zu schicken, die für Ihre Präsentationen typisch sind. Trotzdem sind dem Vorhaben, Ihnen maßgeschneiderte Layouts zur Verfügung zu stellen, Grenzen gesetzt. Das gilt vor allem dann, wenn Sie bisher überwiegend Textfolien eingesetzt haben. Die Herstellung einer Vorlage ersetzt halt nicht die Visualisierung konkreter Inhalte. Sie ist immer nur ein abstrakter Gestaltungsvorschlag. Sie werden also aller Voraussicht nach nicht für alle Ihre Inhalte ein passendes Layout finden. Auch werden Sie wahrscheinlich häufig feststellen, dass die Layouts zwar für sich genommen gut aussehen, für einen konkreten Inhalt aber eigentlich ein bisschen anders gestrickt sein müssten. Will heißen: Die Folienlayouts nehmen Ihnen zwar Arbeit ab, sie ersetzen aber nicht die Visualisierung Ihrer ganz konkreten Inhalte für Vortrag X.
Ich kann Ihnen aber anbieten, Inhalte beispielhaft zu visualisieren, sodass Sie eine kleine Folienbibliothek mit Ihren Inhalten zur Hand haben, aus der Sie bei Bedarf Folien in Ihre Präsentationen kopieren können.
Platzhalter
Die Layouts bestehen hauptsächlich aus Platzhaltern. Diese können Sie bei Bedarf verschieben und bearbeiten. Andere Gestaltungselemente, wie z. B. hinterlegte Flächen, liegen dagegen auf der Layoutfolie im Hintergrund, sodass Sie nicht darauf zugreifen können, wenn Sie Ihre Folien gestalten. In dem folgenden Beispiel trifft das z. B. auf die grauen Kästen zu. Die etwas kleineren Rahmen mit dem Text sind dagegen Platzhalter. Ich habe hier beides getrennt, damit die Icons sofort die passende Größe haben, wenn sie in den Rahmen eingefügt werden, und die grauen Kästen nicht verrutschen können.
Wie das Einfügen geht, erklärt ganz grob der Text im Platzhalter: Rahmen markieren und Icon einfügen. Überall dort, wo weiterer Erklärungsbedarf besteht, lege ich Textkästen mit Anleitungen neben die Folien. So haben Sie die Informationen genau dort zur Hand, wo sie gebraucht werden. Die Textkästen tauchen nirgendwo sonst auf. Sie müssen sie also nicht löschen, bevor Sie Ihre Präsentation vorführen oder als PDF ausgeben.
Die Platzhaltertexte können Sie einfach überschreiben. Diese Texte sollen Ihnen nur signalisieren, wo Text eingegeben werden kann. Oder Sie enthalten Hinweise zur Nutzung des Platzhalters und der Bearbeitung seines Inhalts, wie das folgende Beispiel zeigt:
Der Text wird nur in der Normalansicht angezeigt. Er ist weder zu sehen, wenn Sie Ihre Präsentation vorführen noch wenn Sie ein PDF aus Ihren Folien erstellen. Selbst in der Folienvorschau am linken Folienrand und in der Layoutgalerie ist er nicht zu sehen.
Zuweilen enthält der Platzhaltertext auch einen Hinweis, welche Art von Inhalt idealerweise in den Platzhalter eingefügt werden sollte. Das Folienlayout oben mit den drei Icons ist z. B. speziell für Icons gedacht. Theoretisch können Sie aber auch Fotos einfügen. Das sieht dann allerdings nicht besonders gut aus, weil die Fotos sehr klein wären. Gibt es keine Hinweise auf den einzufüllenden Inhalt in Textform, zeigen die Icons in der Mitte des Platzhalters an, für welche Inhalte dieser geeignet ist (siehe letzter Screenshot).
Bei Folienlayouts mit Grafiken klären wir vorab, in welcher Weise Sie entsprechende Vorlagen zur Verfügung gestellt bekommen möchten. Der eine bevorzugt einen Platzhalter für SmartArt-Grafiken, über den er sich die Grafik mit der nötigen Flexibilität selbst erstellen kann, die andere möchte lieber eine Layoutvorlage oder eine Beispielfolie, in die sie nur noch Text eingeben muss.
Absatzformate
Die Layouts erleichtern Ihnen nicht nur die Foliengestaltung, Sie erinnern Sie auch daran, dass Sie Ihre Inhalte visualisieren sollten. So werden Sie kaum ein Layout in der Galerie finden, das Ihnen ermöglicht, viel Text unterzubringen. Ausnahmen bestätigen diese Regel. So sollte es in einer Präsentationsvorlage für juristische Inhalte z. B. ein Layout für Gesetzeszitate geben. Hier richte ich Ihnen Absatzformate wie diese ein:
Die Formate sind direkt im Platzhalter angelegt und werden durch einmaliges oder mehrfaches Anklicken der Listeneinzug-Schaltflächen auf der Registerkarte Start einzelnen Absätzen im Platzhalter zugewiesen. Die obige Layoutfolie zeigt nur an, welche Absatzformate zur Verfügung stehen. Welche dieser Formate Sie nutzen und in welcher Reihenfolge, können Sie frei entscheiden.
Gestalterische Grundeinstellungen
Neben den einzelnen Layouts gibt es bestimmte gestalterische Grundeinstellungen in Ihrer Präsentationsvorlage, die grundsätzlich für alle Layouts gelten. Dies betrifft z. B. die Absatzformatierung für Textplatzhalter, die Platzierung und Formatierung des Folientitels, die Farbe des Folienhintergrunds und die Formatierung und Platzierung der Fußzeile und Foliennummer. Die grundsätzliche Geltung bedeutet, dass jedes Layout auf dieser Basis erstellt wird, Abweichungen aber möglich sind.
Beispiel Folientitel
Bei den folgenden Folien ist der Folientitel grundsätzlich oben links auf der Folie platziert und hat stets die gleiche Schriftgröße. Die Layouts der ersten und sechsten Folie weichen von dieser Regel bewusst ab.
Fußzeile und Foliennummer
Eingerichtet sind stets auch die Fußzeile und eine automatische Foliennummerierung. Diese können aber sowohl für alle Folien, denen ein bestimmtes Folienlayout zugrunde liegt, als auch auf einzelnen Folien ausgeblendet werden.
Hilfslinien
In der Präsentationsvorlage werden Ihnen diverse gestrichelte Hilfslinien angezeigt. Sie haben im Wesentlichen zwei Funktionen. Zum einen markieren sie die Randbereiche der Folie, die möglichst freigehalten werden sollten, damit keine Inhalte verlorengehen, wenn der Projektor ungünstig positioniert ist. Zum anderen helfen sie dabei, Objekte planvoll auf der Folie zu platzieren, sie bündig auszurichten, ausreichend Weißraum zu lassen und für ein einheitliches Erscheinungsbild der Folien zu sorgen. Ich rahme gerne auch die Folie selbst durch Linien ein, damit Ihre Kontur auch dann erkennbar ist, wenn Objekte am Folienrand überstehen.
Manche Linien werden auf allen Folien angezeigt, manche nur auf den Folien mit einem bestimmten Layout. Wenn Sie sich durch die Linien gestört fühlen, können Sie sie über Ansicht > Führungslinien ausschalten. Empfehlen kann ich das allerdings nicht.
Die Linien erscheinen weder in der Bildschirmpräsentationsansicht noch in einem PDF, das Sie aus Ihren Folien erstellen.
Leicht zu erstellendes Handout
Die Präsentationsvorlage bietet Ihnen über die Foliengestaltung hinaus noch einen weiteren Nutzen. So können Sie Ihre Folien leicht auf einer DIN-A4-Seite mit Text kombinieren und sie dem Publikum nach der Veranstaltung als Handout zur Verfügung stellen. Natürlich können Sie das auch ohne die Präsentationsvorlage tun, denn von jeder Folie Ihrer Präsentation gibt es eine sog. Notizenseiten-Ansicht, die Sie als PDF ausgeben können. Die Vorlage hat aber den Vorteil, dass die Notizenseiten in Ihrem Corporate Design gestaltet sind. Zudem sind im Platzhalter unter der Folie einige Absatzformate definiert, sodass Sie die Texte gut strukturieren können. Die Notizenseiten können im Hoch- oder Querformat angelegt werden.
Der Text, den Sie in den Textplatzhalter auf einer Notizenseite schreiben, wird stets auch in der Normalansicht unter der jeweiligen Folie angezeigt. Das Gleiche gilt umgekehrt: Mit dem Text, den Sie in der Normalansicht unter eine Folien schreiben, füllen Sie auf der Notizenseite der Folie den Textplatzhalter. Außerdem erscheint der Text in der Referentenansicht. Ein und derselbe Text taucht also in drei Ansichten auf. Die Folge ist, dass Ihnen auch in allen drei Ansichten die eingerichteten Absatzformate zur Verfügung stehen. Unter der Folie und in der Referentenansicht werden allerdings nur bestimmte Formatierungen angezeigt.
Der folgende Screenshot zeigt, wie der Text der obigen Notizenseite in der Referentenansicht aussieht:
Im Beitrag So strukturieren Sie Ihre Vortragsnotizen in PowerPoint widme ich mich ausführlich dem Thema Absatzformatierung auf der Notizenseite, im Notizenbereich und in der Referentenansicht.
Damit Sie dem Handout bei Bedarf ein Deckblatt beifügen können, finden Sie auch ein solches in Ihrer Vorlage:
Alternativ zu den Notizenseiten besteht die Möglichkeit, Folien als sog. Handzettel auszugeben. Auch dafür richte ich Ihnen den entsprechenden Master ein. Gestalten lässt sich hier allerdings nur wenig, denn die Positionierung der Folienbilder lässt sich bei den Handzetteln nicht verändern. Sie können lediglich wählen, wie viele Folien auf einer Seite platziert sein sollen und ob die Folien in Zeilen oder Spalten angeordnet werden:
Hier ein Beispiel für einen gestalteten Handzettel mit sechs Folien:
Ihre Vorlagendatei
Die Vorlage erhalten Sie als POTX-Datei. Diese Datei lässt sich auf zwei Wegen nutzen. Der eine Weg sieht so aus, dass Sie die Datei irgendwo auf Ihrem Computer speichern und jedes Mal, wenn Sie die Vorlage nutzen wollen, im Explorer einen Doppelklick auf die Datei machen. In der Folge öffnet sich PowerPoint mit einer neuen Präsentationsdatei.
Alternativ speichern Sie die Vorlage in dem Ordner ab, in dem Ihre persönlichen Vorlagen liegen. Der Vorteil ist, dass Sie die Vorlagendatei dann in PowerPoint in Stellung bringen können, sodass sie Ihnen automatisch angezeigt wird, wenn Sie auf Datei > Neu gehen. Auch in diesem Fall erstellen Sie auf Grundlage der Vorlagendatei eine neue PPTX-Datei.
Der Umstand, dass jeweils eine neue Präsentationsdatei (PPTX) erstellt wird, bedeutet zugleich, dass Sie die Vorlagendatei nicht aus Versehen verändern oder überschreiben können. Sie liegt immer unangetastet im Hintergrund. Wollen Sie sie gezielt ändern, müssen Sie sie explizit über Datei > Öffnen in PowerPoint aufrufen.
Ergänzend zur Vorlagendatei erhalten Sie ein PDF mit weiteren Hinweisen und Tipps zum Speichern der Vorlage und ihrer Nutzung, soweit sich diese nicht bereits aus der Vorlagendatei selbst ergeben.
Fazit
Eine persönliche Präsentationsvorlage bietet Ihnen einen gestalterischen Rahmen für Ihre PowerPoint-Folien und daraus erstellte Handouts. Zudem enthält sie mit den Folienlayouts diverse Gestaltungsvorschläge für Ihre Folien. Beides zusammen entlastet Sie in weiten Teilen von den Anforderungen der Foliengestaltung. Zugleich ist es aber „nur“ eine Vorlage. Sie nimmt Ihnen nicht die eigentliche Arbeit an Ihrer Präsentation ab, die darin besteht, Visualisierungsideen für konkrete Inhalte zu entwickeln. Auch wendet sich die Vorlage nicht von allein an. Mit ihr zu arbeiten erfordert Übung und auch ein paar PowerPoint-Kenntnisse. Sie müssen also schon etwas Zeit investieren. Haben Sie das aber getan, stehen die Chancen gut, dass Ihnen die Folienerstellung künftig leicht(er) von der Hand geht und vielleicht sogar ein bisschen (mehr) Freude bereitet.
Wenn Sie eine Präsentationsvorlage beauftragen möchten, finden Sie auf der Leistungsseite zu PowerPoint-Folien weitere Informationen.
Nicola Pridik
Ich bin Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit meinen Dienstleistungen unterstütze ich Sie dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für Ihre Zielgruppe(n) aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de
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