Nicola Pridik

1. September 2020 von Nicola Pridik

So richten Sie Ihre Designfarben in PowerPoint ein

Zu einer professionellen Präsentation gehört auch, dass Sie vorab ihr Farbspektrum festlegen. PowerPoint unterstützt Sie dabei mit den sog. Designfarben, die Sie selbst zusammenstellen und an Ihrem Corporate Design ausrichten können. Wie Sie zu einer Farbpalette kommen, welche Farbwerte Sie für die Eingabe in PowerPoint benötigen, was bei der Eingabe der Werte zu beachten ist und an welchen Stellen sich die Farben auswirken, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Ziel: Ihre Farbpalette im direkten Zugriff

Ganz gleich, ob Sie Text, Formen oder Rahmen eine Farbe zuweisen wollen, Sie bekommen in PowerPoint immer als erstes zwei Farbpaletten angezeigt. Die eine umfasst zehn von PowerPoint definierte Standardfarben, auf die Sie keinen Einfluss haben. Bei der Palette mit den zehn Designfarben inklusive jeweils sechs Helligkeitsabstufungen können Sie dagegen die oberste, etwas abgesetzte Zeile mit Farben Ihrer Wahl bestücken. Die Helligkeitsabstufungen gibt wiederum PowerPoint vor.

Um wie viel Prozent die letzten sechs Farben der obersten Zeile jeweils aufgehellt oder abgedunkelt werden, zeigt die folgende Übersicht:

Die Werte werden angezeigt, wenn man in PowerPoint mit der Maus über die Farbquadrate fährt. Ob sie immer stimmen, ist eine andere Frage. So ist der 25 % dunklere Wert des dunklen Grüns in meinem Beispiel offensichtlich mit diesem nahezu identisch. Ähnlich sieht es beim dunklen Blau aus. Vermutlich liegt der Grund darin, dass die Ausgangsfarben bereits sehr dunkel sind. Die Formel zur Umrechnung der Farben führt deshalb zu keinen sinnvollen Ergebnissen mehr, sodass alternative Farbwerte ausgeworfen werden.

Nützlich ist die Designfarben-Palette insofern, als sie eine wichtige Voraussetzung dafür schafft, dass Sie in Ihrer Präsentation immer dieselben Farben verwenden und (bei entsprechender Zusammenstellung) die Farben zueinander passen. Darüber hinaus erleichtert sie Ihnen erheblich die Arbeit. So haben Objekte, die Sie auf den Folien platzieren, entweder direkt die gewünschte Farbe oder diese lässt sich durch Klick auf eine Designformatvorlage auf der Basis Ihrer Farbpalette ganz einfach zuweisen.

Hier z.B. das Angebot für die Gestaltung von Formen, das mir bei meiner Farbpalette präsentiert wird:

Manchmal kann es auch nützlich sein, dass sich die Palette der Designfarben mit einem Klick gegen eine andere Designfarben-Palette austauschen lässt.

Wo bekommen Sie eine Farbpalette her?

Im Idealfall stellt Ihnen die Farbpalette ein Designer oder eine Designerin zusammen, also ein Profi, der etwas von Farben und Gestaltung versteht. Größere Unternehmen lassen sich z.B. häufig ein Corporate-Design-Handbuch (Styleguide) erstellen, in dem detailliert aufgeführt ist, welche Gestaltungsregeln in der Kommunikation zu beachten sind. In diesem Zusammenhang werden dann auch Farbwerte vorgegeben.

Wer nicht auf solche professionellen Vorgaben zurückgreifen kann, findet im Internet zahlreiche Tools, die bei der Zusammenstellung von Farben helfen.

Unter dem Gesichtspunkt des Corporate Designs kann ein erster Ansatzpunkt z.B. die Farbgebung Ihrer Website sein, auf der vermutlich auch Ihr Logo platziert ist. Um Informationen über die dort verwendeten Farben zu erhalten, geben Sie auf Imagecolorpicker Ihre Webadresse ein. Die verwendeten Farben werden dann ausgelesen und mit Farbwerten angezeigt. Bei meiner Website sieht das so aus:

Mit den beiden Blautönen und einem Grauwert hätte ich erste Kandidaten für meine Farbpalette ermittelt. Deren Werte könnte ich nun z.B. auf der Website Colordesigner eingeben und dort die Palette um weitere Farben ergänzen, indem ich diese entweder selbst aussuche oder mir unten auf der Seite Farbharmonien anzeigen lasse.

Alternativ hilft www.w3schools.com dabei, Farbpaletten aus fünf Farben zusammenzustellen. Dabei lassen sich Sättigung und Helligkeit individuell anpassen. Die Vorgaben bieten einen guten Ausgangspunkt für mögliche Farbkombinationen, auf die man als Laie nicht unbedingt selbst gekommen wäre, und laden zum Spielen mit Farben ein:

» Monochromatische Farbschemata erstellen

» Analoge Farbschemata erstellen

» Komplementäre Farbschemata erstellen

» Triadische Farbschemata erstellen

Ihre Designfarben-Palette kann bis zu zehn Farben umfassen, wobei Schwarz und Weiß auf jeden Fall dabei sein sollten. Es bleiben also acht Farben.

Optimale Ergebnisse in Bezug auf die helleren und dunkleren Abstufungen der Farben erzielen Sie, wenn Sie für sechs der acht Farbpositionen Ihrer Palette kräftige, nicht allzu dunkle Farben aussuchen. Zudem sollte mindestens eine Farbe dabei sein, die sich deutlich von den anderen Farben abhebt, damit Sie Wichtiges auf den Folien bei Bedarf farblich hervorheben können.

Falls Sie vorhaben, in Ihren Präsentationen Text zu verlinken, benötigen Sie zusätzlich Farben für den verlinkten Text vor und nach dem Anklicken. Diese Farben werden allerdings nicht in der obigen Farbpalette angezeigt.

Was zu beachten ist, wenn Sie weniger als acht Farben aussuchen, erfahren Sie weiter unten.

Welche Angaben benötigen Sie zu den Farben?

Um Farben in PowerPoint zu definieren, benötigen Sie in der Regel RGB-Farbwerte. Abonnenten des Programms haben seit dem Frühjahr 2020 alternativ die Möglichkeit, Hex-Codes einzugeben.

Das RGB-Farbsystem baut auf den drei Farben Rot, Grün und Blau auf, mit denen sich durch Mischen alle weiteren Farben darstellen lassen. Jede dieser Farben enhält also einen Rot-, Grün- und Blauanteil, der jeweils in einer festgelegten Reihenfolge (R–G–B) angegeben wird, um die Farbe zu definieren. Angegeben werden die Farbanteile jeweils mit einer Zahl zwischen 0 und 255.

Beispiel: RGB (24, 254, 12)

Bei 0 ist die jeweilige Farbe in der Mischung nicht vorhanden, bei 255 ist der Farbanteil am stärksten ausgeprägt. Der Farbwert RGB (255, 0, 0) definiert also beispielsweise die Farbe Rot und RGB (255,255, 0) die Farbe Gelb. Stehen alle drei Ausgangsfarben auf 255, ergibt dies Weiß, stehen sie auf 0, ergibt dies Schwarz. Haben alle den gleichen Wert zwischen 1 und 254, wird jeweils ein Grauwert dargestellt.

Hex-Codes bestehen dagegen aus dem Rautenzeichen und einer Kombination aus sechs Ziffern zwischen 1 und 9 bzw. den Buchstaben A bis F (groß- oder kleingeschrieben), wobei jeweils zwei der sechs Stellen den Rot-, Grün- und Blauwert angeben.

Beispiel: #FFFF00 entspricht dem RGB-Wert (255, 255, 0)

Da die erste der beiden Stellen nicht bei jeder zehnten (dezimal), sondern erst bei jeder sechszehnten Zahl erhöht wird (hexadezimal), wir aber nur Ziffern von 1 bis 9 haben, werden die übrigen sechs Zahlen mit den ersten Buchstaben des Alphabets angegeben. Für die Umrechnung von RGB-Werten in Hex-Codes gibt es Online-Tools wie dieses: https://www.w3schools.com/colors/colors_hexadecimal.asp

Falls Ihnen weder RGB-Farbwerte noch Hex-Codes vorliegen oder Sie Hex-Codes haben, aber RGB-Farbwerte benötigen, können Sie die Ihnen vorliegenden Farbangaben z.B. auf Color Converter von W3School eintippen und bekommen dann den passenden RGB-Farbwert ausgeworfen.

Für diesen Beitrag habe ich die folgende Farbpalette zusammengestellt, die aus Schwarz, Weiß und sieben weiteren Farben besteht. Die Farbwerte liegen als Hex-Codes vor:

Wo und wie geben Sie die Farbwerte ein?

Zur Eingabe der Farbwerte in PowerPoint rufen Sie im Folienmaster (Ansicht > Gruppe Masteransichten > Folienmaster) das Farbmenü auf (Gruppe Hintergrund > Farben). Hier bietet Ihnen das Programm bereits eine umfangreiche Sammlung an Farbpaletten an:

Wählen Sie eine beliebige Palette aus und klicken Sie dann ganz unten im Menü auf Farben anpassen…

Es öffnet sich das folgende Dialogfeld, über das Sie die einzelnen Farbwerte ändern können.

Klicken Sie zur Eingabe jeweils auf den kleinen schwarzen Pfeil neben den Farben und im erscheinenden Menü auf weitere Farben. So gelangen Sie in den bekannten Farbdialog, in dem Sie entweder einen RGB-Farbwert oder (in der Abo-Version des Programms) einen Hex-Code eingeben:

Haben Sie auf diesem Weg alle Wunschfarbwerte eingetragen, geben Sie Ihrer Farbpalette unten im Designfarben-Dialog einen Namen und klicken auf Speichern. Ich habe meine Palette Meine Farben genannt. Falls Sie keinen Namen vergeben, nennt PowerPoint die Palette Benutzerdefiniert 1. Nun steht Ihnen Ihre Farbpalette in PowerPoint zur Verfügung.

So weit der Schnelldurchlauf. Bleibt die Frage: Wo genau geben Sie welchen Farbwert ein? Oder ist das egal? Schauen wir uns die Liste der Farben im Designfarben-Dialog etwas genauer an.

Welche Farbe für welche Palettenposition?

Zu unterscheiden sind in der Liste die Farben für Text und Hintergrund, die Akzentfarben und die Hyperlinkfarben.

Farben für Text und Hintergrund

Hier sollten Sie die Felder dunkel 1 und hell 1 mit Bedacht wählen, denn sie entscheiden über wichtige Standardeinstellungen in PowerPoint. So legen Sie mit dunkel 1 insbesondere die Textfarbe in Textfeldern auf hellem Folienhintergrund, in hellen Platzhaltern und SmartArt-Bestandteilen sowie hellen Tabellenzellen fest. Mit hell 1 bestimmen Sie die Farbe des Folienhintergrunds, die Hintergrundfarbe in Diagrammen, die Textfarbe in Formen sowie dunklen SmartArt-Bestandteilen und Tabellenzellen.

Angesichts dieser weitreichenden Auswirkungen und um ausreichende Kontraste der Schrift auf dunklen und hellen Flächen sicherzustellen, empfehle ich, dunkel 1 mit Schwarz zu belegen und hell 1 mit Weiß.

Bei hell 1 ist zu beachten, dass auch ein ausreichender Kontrast zum Farbwert bei Akzent 1 bestehen muss. Geben Sie hier eine relativ helle Farbe ein, schließt dies Weiß als Farbe bei hell 1 aus.

Bei dunkel 2 und hell 2 sind Sie flexibler, weil Sie mit diesen Farbwerten keine Standardeinstellungen vornehmen, sondern lediglich Alternativfarben für dunkel 1 und hell 1 festlegen, die extra zugewiesen werden müssen. Ganz hat sich mir nicht erschlossen, wie die Farbwerte funktionieren bzw. welchen Sinn sie haben. Fest steht: Sie haben Einfluss auf die Folienhintergrundformate, die Ihnen unter Entwurf > Gruppe Varianten > Hintergrundformate angeboten werden. Wann man diese Formatvorlagen braucht bzw. der Bedarf besteht, die Hintergrundfarbe für die gesamte Präsentation zu ändern, weiß ich allerdings nicht. Sie können die Farbfelder für dunkel 2 und hell 2 also auch ignorieren oder für beliebige Farben zur Erweiterung Ihrer Farbpalette nutzen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie diese Farben immer über eine Farbpalette zuweisen müssen, denn die Farben funktionieren nicht so wie die Akzentfarben.

Akzentfarben

Mit den Akzentfarben legen Sie das Farbspektrum fest, in dem Ihnen Vorlagen für diverse Folienobjekte zur Auswahl angeboten werden: Formen, Linien, Tabellen, SmartArts und Diagramme. Am wichtigsten ist die Farbe Akzent 1, denn mit ihr definieren Sie die Standardfarbe von Formen und Linien sowie die Hauptfarbe in SmartArts.

Bei meiner Farbpalette werden mir beispielsweise für die Formatierung von Formen folgende Vorschläge gemacht:

Ergänzt wird die Palette durch den bei dunkel 1 eingegebenen Wert. Bei den Tabellen sieht es ähnlich aus:

Die Designfarben haben auch Einfluss auf die Farben, mit denen Sie Bilder neu einfärben können:

Bei mir ist Akzent 1 ein helles blau. Füge ich eine Zyklus-SmartArt in die Präsentation ein, sieht diese standardmäßig so aus:

Hyperlinkfarben

Die Hyperlinkfarben sollten Sie danach auswählen, ob Sie hellen oder dunklen Text verlinken wollen. Ich würde hier dieselben Farben wählen wie für Text/Hintergrund hell 1 und dunkel 1, denn die Links sind auf jeden Fall unterstrichen. Eine zusätzliche farbige Kennzeichnung wird deshalb in den meisten Fällen nicht erforderlich sein. Ich habe die Hyperlinkfarben in meinem Beispiel nicht weiter beachtet. Sie stehen beide auf Schwarz, da es so gut wie nie vorkommt, dass ich Text in Präsentationen verlinke.

Wenn Ihre Farbpalette weniger als zehn Farben umfasst

Im Farbauswahl-Menü werden die eingetragenen Farben in der folgenden Reihenfolge dargestellt:

Wie bereits erwähnt, fehlen hier die Farben für Hyperlinks.

Wenn Ihre Farbpalette neben Schwarz und Weiß weniger als acht Farben umfasst, ist die Frage, was mit den verbleibenden Farbfeldern in Ihrer Palette geschieht. Hier ist wichtig zu wissen, dass auf jeden Fall immer zehn Felder mit Helligkeitsabstufungen angezeigt werden, ganz gleich, ob Sie die Farben ausgesucht haben oder nicht. Ich rate deshalb davon ab, einfach irgendeine Farbe an den nicht besetzten Positionen stehen zu lassen, denn das erhöht die Gefahr, dass diese Farbe am Ende auch in Ihrer Präsentation landet. Belegen Sie lieber verschiedene Farbpositionen mit ein und derselben Farbe aus Ihrer Palette. Ich würde dafür als erstes die Positionen Text/Hintergrund 2 wählen, da diese – jedenfalls aus meiner Sicht – keine Funktion haben, die dringend gebraucht wird. In meiner Palette habe ich hell 2 mit derselben Farbe besetzt wie hell 1, nämlich mit Weiß. Hätte ich drei Farbpositionen weniger zu besetzen, würde ich außerdem die Position Akzent 6 mit einer Farbe belegen, die bereits für Akzent 1-4 ausgewählt wurde.

Die Farbfelder für Hyperlinks können Sie dagegen ignorieren, wenn Sie keinen Text verlinken wollen. Hier dürfen also irgendwelche Farben verbleiben, denn diese tauchen an keiner Stelle auf.

Wenn Sie von den Standardeinstellungen abweichen wollen

Die Farbvarianten, die Ihnen PowerPoint für diverse Folienobjekte anbietet, zeigen bereits, dass Sie nicht auf die Standardeinstellungen festgelegt sind. Sie können Text, Folienhintergrund und allen Objekten auf den Folien immer auch andere Farben aus Ihrer Farbpalette zuweisen. Bei Textfeldern, Formen und Linien lässt sich diese abweichende Einstellung innerhalb einer konkreten Präsentation auch zum neuen Standard machen: Formatieren Sie das Textfeld, die Linie oder Form genau so, wie Sie sie haben möchten, und öffnen Sie dann per Rechtsklick auf das Objekt das folgende Kontextmenü:

Hier klicken Sie auf Als Standardform (bzw. Standardlinie/-textfeld) festlegen. Die Einstellung gilt nur für die aktuelle Präsentation und ändert nichts an Ihrer Farbpalette.

Wie speichern Sie Ihre Farbpalette?

Sobald Sie im obigen Designfarben-Dialog auf Speichern geklickt haben, wird Ihre Farbpalette über den Office-Farbpaletten als benutzerdefinierte Farbpalette angezeigt. Wie Sie sehen, haben die Paletten in dieser Ansicht nur acht Farben. Die Farbwerte für Text/Hintergrund 2 fehlen. Zugreifen können Sie auf Ihre Palette über die Registerkarte Folienmaster (s.o.). Dort finden Sie sie auch dann, wenn Sie eine neue Datei öffnen.

Wollen Sie die Farbpalette ändern oder löschen, so ist das über das Kontextmenü der Palette möglich, das Sie per Rechtsklick auf die Palette öffnen:

Nun ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht nur die Farben für Ihre Präsentationen vorab festlegen wollen, sondern auch andere Gestaltungsmerkmale, insbesondere die Schriftart. Alles zusammen können Sie als Foliendesign speichern. So haben Sie alle Gestaltungsmerkmale beisammen und die Möglichkeit, sie neuen oder auch alten Präsentationen überzustülpen.

Rufen Sie erneut die Registerkarte Folienmaster auf (Ansicht > Gruppe Masteransichten > Folienmaster) und nehmen Sie zunächst bei den Schriftarten und Effekten die gewünschten Einstellungen vor. Dann klappen Sie links daneben über die Schaltfläche Designs das entsprechende Menü auf. Hier können Sie über den Menüpunkt ganz unten das aktuelle Design speichern. Es erscheint dann in der Liste der benutzerdefinierten Designs, die Sie an dieser Stelle oder auch über Entwurf > Designs einer Präsentation zuweisen können.

Wenn Sie möchten, dass das Design Ihr neues Standarddesign (Default Theme) in PowerPoint wird, öffnen Sie über die Registerkarte Entwurf die Liste mit den Designs. Per Rechtsklick auf Ihr benutzerdefiniertes Design öffnen Sie das dazugehörige Kontextmenü und gehen dort auf Als Standarddesign festlegen. Ihr Design erscheint nun an prominentester Stelle beim Öffnen einer neuen Datei (und außerdem auf der PowerPoint-Startseite).

Schließlich lässt sich die Farbpalette auch zum Bestandteil einer Präsentationsvorlage machen. Wie Sie diese erstellen, speichern und nutzen, erkläre ich im Beitrag PowerPoint: Eigene Präsentationsvorlagen erstellen, speichern und nutzen.

Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, LinkedIn: www.linkedin.com/in/npridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik

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4. August 2020 von Nicola Pridik

Handgezeichnete Bildvokabeln zum Datenschutzrecht

Kann man das Datenschutzrecht überhaupt visuell vermitteln? Ich gebe zu, dass ich da anfangs meine Zweifel hatte. Doch dank eines Auftrags, den ich im Frühjahr bearbeiten durfte, weiß ich inzwischen: Es funktioniert tatsächlich! Das hat mich dazu inspiriert, mal eine Art visuelles Glossar zu diesem Rechtsgebiet anzulegen, das mittlerweile 54 unterschiedliche Motive umfasst. Die einfach gehaltenen Bilder eignen sich einerseits zum Nachzeichnen, sollen andererseits aber auch dazu anregen, eigene Visualisierungsideen für Seminare oder Vorträge zu entwickeln. In diesem Beitrag stelle ich Ihnen die Bildersammlung vor. Ergänzend gibt es ein paar Hintergrundinformationen zu ihrer Entstehung und Schritt-für-Schritt-Zeichenanleitungen zu ausgewählten Motiven.

Meine Bildvokabeln sind stärker rechtlich ausgerichtet als die meisten Iconsammlungen zum Datenschutz, die man in Bilddatenbanken findet. Die Sammlung ist jedoch weit davon entfernt, das Datenschutzrecht vollständig abzudecken. Neben einigen wesentlichen (Grund-)Begriffen, an denen man im Datenschutzrecht nicht vorbeikommt, habe ich in erster Linie die Akteure, die Datenschutzgrundsätze und die Rechte der betroffenen Person visualisiert.

Der Beitrag wurde am 1. September 2020 bearbeitet.

Personenbezogene Daten im Mittelpunkt

Ist im Datenschutzrecht von Daten die Rede, sind immer personenbezogene Daten gemeint, also Informationen, die sich auf konkrete Menschen beziehen. Da die Daten das Rechtsgebiet bestimmen, wollte ich beim Visualisieren nicht nur für die Daten selbst ein Bild finden, sondern nach Möglichkeit auch kenntlich machen, wenn sich andere Begriffe auf sie beziehen. So ist die betroffene Person z. B. der Mensch, um dessen Daten es im konkreten Fall geht. Und die Datenverarbeitung umfasst jeden Umgang mit personenbezogenen Daten.

Da die Daten Informationen sind, lag es nahe, das Informations-I als Bild zu wählen. Bei der Visualisierung der personenbezogenen Daten steht der Bezug auf die Person im Mittelpunkt und bei der Visualisierung der betroffenen Person die Person selbst. Hier ist das Informations-I nur ein Mittel der Kennzeichnung. Hat man diese beiden Begriffe kennengelernt, versteht man auch, wenn das Informations-I bei der Visualisierung anderer Begriffe auftaucht, z. B. bei der Datenverarbeitung:

Bei der Suche nach einem Bild für die Datenverarbeitung dachte ich zuerst an Zahnräder. Der Automat schien mir hier die Sache aber aus zwei Gründen besser zu treffen. Zum einen weckt er die gewünschte Assoziation, dass die betroffene Person keinen Einfluss darauf hat, was mit ihren Daten geschieht, zum anderen wird die Vielfalt der umfassten Verarbeitungsvorgänge mit den verschiedenen Knöpfen zumindest angedeutet. Ein Nachteil des Motivs ist freilich, dass es als Icon zu komplex ist und sich auch nicht sinnvoll vereinfachen lässt, so wie ich es unten für andere komplexe Motive vorschlage.

Aufbauen können Sie die Zeichnung wie folgt:

Unten werden Ihnen noch weitere Bildvokabeln mit dem Informations-I begegnen, z.B. bei den Grundsätzen der Datenminimierung, Speicherbegrenzung und Richtigkeit. Für die konsequente Verwendung des Icons spricht viel, weil Begriffe auf diese Art und Weise in Beziehung zueinander gesetzt werden, was hilft, Zusammenhänge zu verstehen. Andererseits gibt es aber auch Kontexte, in denen die gewünschte Assoziation schneller und besser durch ein ganz anderes Motiv hervorgerufen wird. Man denke nur an den Begriff des Datenschutzes. Je nach Kontext kann mal die eine und mal die andere Visualisierung geeigneter sein:

Es ist immer eine Abwägung im Einzelfall: Wo ist die wiederkehrende Verwendung desselben Motivs hilfreich? Und wann gibt es gute Gründe, ein ganz anderes Bild zu verwenden?

Weitere Grundbegriffe im Datenschutzrecht

Ergänzt man die vier vorgestellten Begriffen noch um ein paar weitere, ergibt sich bereits eine kleine Sammlung mit wichtigen Grundbegriffen des Datenschutzrechts:

Die Suche nach Bildideen für die verantwortliche Stelle gestaltete sich insofern schwierig, als der Begriff sehr weit gefasst ist: Für den Datenschutz verantwortlich kann ein Unternehmen sein, eine Behörde, ein Verein, eine Stiftung, aber auch eine Religionsgemeinschaft oder eine natürliche Person als Einzelunternehmen. Ein einziges Motiv kann diese Vielfalt nur schwer abbilden. Verwendet habe ich schon den Chefsessel als Metapher für Verantwortung. Dieses Bild hat allerdings den Haken, dass sich ein Alltagsgegenstand nicht wirklich gut als handelnder Akteur eignet, der die verantwortliche Stelle ja ist. Entschieden habe ich mich deshalb im Rahmen meiner Bildersammlung für das Gebäude mit Hut, wobei der Hut hier im Sinne von „den Hut aufhaben“ ebenfalls für Verantwortung steht. Gebäude werden in Infografiken gerne als Akteure eingesetzt, wenn kommuniziert werden soll, dass nicht ein einzelner Mensch an einem Vorgang beteiligt ist, sondern z. B. ein Unternehmen oder eine Behörde. Von daher deckt die Bildvokabel nicht nur ein wesentliches Spektrum möglicher verantwortlicher Stellen ab, sondern ist den Adressaten zudem als Akteur vertraut. Unpassend kann sie nur wirken, wenn ein konkreter Sachverhalt visualisiert werden soll, in dem ein Einzelunternehmer oder ein kleinerer Verein verantwortliche Stelle ist. Dann kann es unter Umständen besser sein, ein anderes Motiv einzusetzen.

Zwei Visualisierungsprobleme kommen hier zusammen, die eng miteinander verknüpft sind: Auch wenn ein Begriff verschiedene Aspekte/Inhalte umfasst, muss man sich immer für ein Motiv entscheiden und kann nicht – wie es mittels Sprache möglich ist – ein entsprechendes Spektrum vorgeben. Meist wählt man dann ein Motiv für den „klassischen“ bzw. „typischen“ Fall. Die Folge kann allerdings sein, dass das Motiv bei der Darstellung eines konkreten Sachverhalts, der nicht den klassischen Fall wiedergibt, unpassend wirkt.

So zeichnen Sie das Gebäude mit Hut:

Auftragsverarbeitung und Auftragsverarbeiter

Verarbeitet die verantwortliche Stelle die personenbezogenen Daten nicht selbst, sondern beauftragt sie eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle damit, so liegt eine Auftragsverarbeitung vor. Mein Visualisierungsvorschlag zu diesem Begriff kombiniert den Aspekt des Vertragsschlusses mit einem Zahnrad, das für die Datenverarbeitung steht. Der Automat von oben kommt also nicht zum Zuge, obwohl es auch hier um Datenverarbeitung geht. Anders als beim Datenschutz-Beispiel ist der Grund nicht, dass der Inhalt besser und schneller durch das Zahnrad transportiert wird, sondern dass der Fokus bei der Auftragsverarbeitung auf dem Aspekt der Beauftragung, also dem Vertragsschluss, liegt und dieser den ohnehin schon recht komplexen Automaten noch komplexer gemacht hätte. Umgekehrt muss das Bild für die Auftragsverarbeitung nicht vermitteln, dass die Datenverarbeitung sehr viele unterschiedliche Vorgänge umfasst.

Zeichnen können Sie das Bild für die Auftragsverarbeitung wie folgt:

Und wie stellt man den Auftragsverarbeiter als handelnden Akteur dar? Zum Beispiel indem man ein Gebäude mit dem Bild für die Auftragsverarbeitung kombiniert. Sie sehen an meiner Zeichnung unten aber bereits, dass Sie hier mit zwei verschiedenen Stiften bzw. Strichstärken arbeiten müssen, wenn man das Zahnrad am Ende auch als solches erkennen soll. Alternativ können Sie deshalb auch das rechte Motiv wählen, das zudem schneller gezeichnet ist:

Akteure kennzeichnen

Oben hatte ich mit dem Informations-I im Kreis die betroffene Person als die Person gekennzeichnet, auf die sich die Daten beziehen. Ähnlich bin ich beim Auftragsverarbeiter vorgegangen: Hier habe ich das Gebäude mit dem Vertragsschluss-Motiv als die Stelle gekennzeichnet, mit der ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen wurde. Dieses Prinzip der Kennzeichnung lässt sich auch bei anderen Akteuren im Datenschutzrecht einsetzen. So gibt es beispielsweise noch den Empfänger, bei dem es sich um eine natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder andere Stelle handelt, der personenbezogene Daten offengelegt werden. Hier bietet sich das geöffnete Schloss als Kennzeichnung an – je nach Kontext in Kombination mit einem Menschen oder einem Gebäude.

Die Kennzeichnung mit einem Icon im Kreis kann immer dann eine visuelle „Lösung“ sein, wenn sich das kennzeichnende Element nicht auf andere Weise in das Bild integrieren lässt, so wie z. B. der Hut bei der verantwortlichen Stelle oder die Lupe bei der Aufsichtsbehörde:

Datenschutzgrundsätze

Grundlegende Prinzipien sind bei der Vermittlung eines Rechtsgebietes ja immer besonders wichtig für das Verständnis. Im Datenschutzrecht sind sie in Art. 5 DSGVO geregelt. Wie Sie sehen werden, habe ich den ersten Grundsatz (Rechtmäßigkeit, Transparenz, Treu und Glauben) in zwei Bilder aufgeteilt, denn als Dienstleisterin für Verständlichkeit liegt mir der Grundsatz der Transparenz natürlich besonders am Herzen, sodass es auf keinen Fall reichte, dass das Bild für die Rechtmäßigkeit ihn mitumfasst. Die Bildvokabeln zu den Grundsätzen finden Sie unter der Liste.

Rechtmäßigkeit, Transparenz, Treu und Glauben: Personenbezogene Daten müssen in rechtmäßiger und nachvollziehbarer Weise sowie nach Treu und Glauben verarbeitet werden.
Datenminimierung: Es dürfen nur solche personenbezogenen Daten verarbeitet werden, die für den jeweiligen Zweck der Verarbeitung notwendig sind.
Zweckbindung: Personenbezogene Daten müssen für festgelegte, eindeutige und legitime Zwecke erhoben werden. Sie dürfen nicht in einer Weise verarbeitet werden, die mit diesen Zwecken nicht zu vereinbaren ist.
Richtigkeit: Personenbezogene Daten müssen sachlich richtig und erforderlichenfalls auf dem neuesten Stand sein.
Speicherbegrenzung: Personenbezogene Daten müssen so gespeichert werden, dass die Identifizierung der betroffenen Personen nur so lange möglich ist, wie es für die Zwecke, für die die Daten verarbeitet werden, erforderlich ist.
Integrität und Vertraulichkeit: Es sind geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zu ergreifen, damit personenbezogene Daten weder unbefugt oder unrechtmäßig verarbeitet werden noch aus Versehen verloren gehen oder Schaden nehmen.
Rechenschaftspflicht: Die verantwortliche Stelle muss nachweisen können, dass sie die o. g. Grundsätze einhält.

Bei der Entwicklung von Bildideen für komplexe Inhalte gibt es häufig zwei unterschiedliche Zielrichtungen: Einerseits besteht der Bedarf, ein Bild zu finden, das den Inhalt erklärend veranschaulicht, andererseits werden möglichst einfache Icons benötigt, die sich schnell zeichnen lassen. Gerecht werden können Sie diesem Widerspruch, indem Sie zwei verschiedene Varianten eines Motivs verwenden. Zuerst führen Sie mit der erklärenden Variante einen Begriff ein und später nutzen Sie für ihn der Einfachheit halber, wo es passt, nur noch die reduzierte Variante.

Bei den Datenschutzgrundsätzen kann das z. B. so aussehen:

Einwilligung und Widerruf

Manchmal erklären sich Bilder auch dadurch, dass sie andere Bilder „neutralisieren“ bzw. in ihr Gegenteil verkehren. Ein schönes Beispiel dafür sind im Datenschutzrecht Einwilligung und Widerruf. Bei der Einwilligung erklärt die betroffene Person ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung. Als Bild bietet sich das Häkchen in einer Sprechblase an. Beim Widerruf erklärt die Person, dass die einmal erteilte Einwilligung nicht mehr gelten soll. Da wiederum eine Erklärung notwendig ist, passt auch hier die Sprechblase. Deren Inhalt wäre eigentlich ein durchgestrichenes Häkchen. Durchgestrichenes lässt sich jedoch häufig nur noch schwer in Bildern erkennen. Deshalb habe ich mich auf das verneinende Kreuz beschränkt. Für sich genommen ist dieses Bild unklar, setzt man es jedoch zum Bild für die Einwilligung in Beziehung, wird die „neutralisierende“ Wirkung des Widerrufs deutlich.

Ausschluss bestimmter Datenverarbeitungen

Während beim Widerruf eine zustimmende Erklärung zurückgenommen wird, gibt es auch Rechte der betroffenen Person, die darauf zielen, dass bestimmte Datenverarbeitungen von vornherein nicht stattfinden. So heißt es in Art. 22 Abs. 1 DSGVO:

„Die betroffene Person hat das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die ihr gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt.“

So etwas zu visualisieren ist deshalb schwierig, weil man einerseits den Inhalt ins Bild setzen muss (hier: die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung beruhende Entscheidung), zugleich aber auch kenntlich zu machen ist, dass der dargestellte Inhalt gerade nicht gelten soll. Wie schon beim Widerruf erwähnt, ist es meist keine gute Idee, das Bild durchzustreichen, auch wenn es die Sache inhaltlich am besten trifft, denn dann besteht die Gefahr, dass man am Ende überhaupt nichts mehr erkennen kann. Ich behelfe mir in dieser Situation mit dem (verneinenden) Kreuz im Kreis:

Tipp: Wenn Sie das Kreuz im Kreis mit einem roten Stift zeichnen, unterstreicht dies die verneinende Wirkung.

Rechte der betroffenen Person

Die Rechte der betroffenen Person sind in den Art. 12 ff. DSGVO geregelt. Meinen Visualisierungsvorschlag für den Widerruf haben Sie schon kennengelernt. Hier folgen nun Bildideen für die anderen Rechte.

Das Bild für das Recht auf Datenlöschung ist dasselbe wie für den Grundsatz der Speicherbegrenzung, denn das Recht ist eine Konsequenz aus dem Grundsatz. Welche Bedeutung im konkreten Fall gemeint ist, wird sich aus dem Kontext ergeben.

Mit dem Widerspruchsrecht kann sich die betroffene Person dagegen wehren, dass ihre Daten zu einem bestimmten Zweck verarbeitet werden. Relevant ist das z.B. dann, wenn sie Direktwerbung durch die verantwortliche Stelle unterbinden will.

Das Recht auf Datenübertragbarkeit (Datenportabilität) soll betroffenen Personen die Mitnahme ihrer Daten bei einem Anbieterwechsel erleichtern.

Beim Recht auf Einschränkung der Verarbeitung geht es darum, dass personenbezogene Daten zwar nicht gelöscht werden, der Datenverarbeiter sie aber nicht mehr wie gewohnt nutzen darf.

Sonstige Bildideen zum Datenschutzrecht

Abschließend noch eine bunte Mischung weiterer Bildideen zu Begriffen, an denen man im Datenschutzrecht nicht vorbeikommt. Falls Sie Begriffe vermissen: Die Sammlung erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Die Übersicht beginnt mit zwei Motiven, die oben bereits vorgestellt wurden, hier aber auf Papier platziert sind. So wird kommuniziert, dass es sich um etwas schriftlich Abgefasstes handelt – im einen Fall um eine Erklärung (Datenschutz), im anderen um einen Vertrag (Auftragsverarbeitung). Auch hier werden also wieder Begriffe zueinander in Beziehung gesetzt.

Bei der unbefugten Offenlegung kehrt das geöffnete Schloss wieder, das bereits beim Empfänger zum Einsatz kam. Wolke und Blitz machen kenntlich, dass die Datenweitergabe hier eine negative Konnotation hat, es verwirklicht sich nämlich ein Risiko, dessen Eintritt durch den Datenschutz gerade verhindert werden soll.

Bei der Datenschutz-Folgenabschätzung werden die Risiken analysiert, die einzelne Datenverarbeitungsvorgänge für die persönlichen Rechte und Freiheiten der betroffenen Person haben. Das Ziel ist, im nächsten Schritt angemessene Schutzmaßnahmen ergreifen zu können.

Mit dem Begriff Privacy bei Design ist gemeint, dass bei der Entwicklung von technischen Produkten der Datenschutz von vornherein mitberücksichtigt werden soll. Beim Begriff Privacy by Default geht es um datenschutzkonforme Voreinstellungen.

Die Bilder für die vorvertraglichen Maßnahmen und die Erfüllung eines Vertrages sind im Kontext von Art. 6 Abs. 1 Buchstab. b) DSGVO relevant. Danach ist eine Datenverarbeitung rechtmäßig, wenn sie erforderlich ist, um a) einen Vertrag zu erfüllen, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder b) vorvertragliche Maßnahmen durchzuführen, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

Um die technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) zu visualisieren, die zum Schutz der personenbezogenen Daten von der verantwortlichen Stelle zu treffen sind, habe ich mich für das Häkchen auf dem Schutzschild entschieden, weil diese Maßnahmen zu erledigen sind, noch bevor überhaupt Daten verarbeitet werden. Für das „Erledigt haben“ fand ich das Häkchen ganz passend. Alle diese Maßnahmen sind im Verarbeitungsverzeichnis aufzuführen, das deshalb ebenfalls auf dem Deckblatt mit dem Schutzschild versehen ist. Und da die verantwortliche Stelle mit dem Verarbeitungsverzeichnis nachweist, dass sie personenbezogene Daten datenschutzkonform verarbeitet, tauchte das Schutzschild mit Haken oben auch schon beim Grundsatz der Rechenschaftspflicht auf.

Bei der Datenpanne kehrt der Automat von der Datenverarbeitung wieder, der Alarm schlägt, wenn bei der Datenverarbeitung etwas schiefgegangen ist.

Auf in die Praxis

Sie sind herzlich eingeladen, die vorgestellten Bildvokabeln nachzuzeichnen, um die Motive in Texten, Vorträgen oder Seminaren zum Datenschutzrecht zu verwenden. Sie müssen dabei auch nicht auf mich verweisen. Wenn Sie es dennoch tun, freue ich mich natürlich. Beim Nachzeichnen kommen Ihnen wahrscheinlich noch ganz andere Bildideen …

Wenn Sie ein Tablet zur Hand haben, können Sie übrigens auch in PowerPoint zeichnen. Tipps dazu finden Sie im Beitrag Skalierbare Icons in PowerPoint zeichnen, speichern und wiederverwenden.

Ein erster Schritt kann auch sein, der Datenschutzerklärung auf der eigenen Website eine ansprechende visuelle Note zu verleihen. Meine Datenschutzerklärung habe ich ganz frisch mit den Bildern aus der Sammlung und ein paar weiteren Motiven, die in dieser nicht vorhanden sind, bestückt und finde sie nun sehr viel ansprechender als vorher.

Zeichentipps (nicht nur) für Juristen

Menschen zeichnen in Sketchnotes und am Flipchart

Handgezeichnete Bilder in PowerPoint-Präsentationen einfügen und bearbeiten

3. August 2020 von Nicola Pridik

Buchrezension: Wissenschaftliches Arbeiten im Jurastudium von Lars Gußen

Wie lesen Jurist(inn)en Texte? Was passiert in ihrem Kopf, wenn sie Sachverhalte rechtlich beurteilen? Und was zeichnet den juristischen Schreibstil aus? Darum geht es in diesem Buch, das Studierende der Rechtswissenschaft in die juristische Arbeitstechnik einführt. Ich war sehr gespannt auf die Lektüre, denn abgesehen davon, dass ich es generell immer sehr erhellend finde, das eigene berufliche Tun zu reflektieren, interessiert mich das juristische Lesen, Denken und Schreiben heute auch speziell als Visualisierungs- und Textdienstleisterin in der juristischen Informationsvermittlung.

Lars Gußen ist Dozent und wissenschaftlicher Mitarbeiter am Fachbereich Rechtswissenschaft der Goethe-Universität Frankfurt a. M. Sein Arbeitsbereich ist die juristische Arbeitstechnik, Schreibberatung, Fachdidaktik und Plagiatsprävention.

Um was geht es inhaltlich?

Angehende Jurist(inn)en müssen sich nicht nur über viele Jahre ein umfangreiches Fachwissen aneignen, sie müssen vor allem lernen, wie sie für Lebenssachverhalte, die rechtliche Fragen aufwerfen, im Rahmen eines Gutachtens eine Lösung erarbeiten. Das Buch geht ausführlich darauf ein, wie die entsprechende juristische Arbeitstechnik aussieht, welche Fähigkeiten sie erfordert und wie sie speziell im Studium angewandt wird.

Studierende erhalten die Sachverhalte in Form von Texten. Aus diesen müssen sie die rechtlich relevanten Informationen herausfiltern und mit Blick auf die Falllösung sortieren. Dabei und danach sind die Informationen gedanklich mit rechtlichem Fachwissen zusammenzuführen und entsprechend zu strukturieren. Schließlich ist das Ergebnis der Überlegungen in einem übersichtlichen Gutachten mit der richtigen Schwerpunktsetzung schriftlich festzuhalten. Diesen Dreischritt des juristischen Lesens, Denkens und Schreibens füllt der Autor nach und nach mit Inhalt. Dabei macht er nicht nur deutlich, wie eng die Arbeitsschritte miteinander verwoben sind, sondern geht auch ausführlich auf den Gutachtenstil ein, der ihnen eine Form gibt.

Neben dieser grundlegenden Arbeitstechnik erfährt man

wie gutachterliche Fallprüfungen im Zivilrecht, Strafrecht und öffentlichen Recht in aller Regel aufgebaut sind,
welche Arten von Fachtexten es in der Rechtswissenschaft als Quellen der Informationsgewinnung gibt, was sie auszeichnet, wie man sie findet und mit ihnen umgeht,
wie man im Studium Klausuren schreibt und
welche Formalitäten und Zitiertechniken bei Hausarbeiten einzuhalten sind.

Für wen ist das Buch geeignet?

Geschrieben wurde das Buch für Studienanfänger(innen). Geeignet ist es aber in weiten Teilen auch für etwas erfahrenere Studierende im zweiten und dritten Semester. In Bezug auf die Ausführungen zum Gutachtenstil profitieren letztere vielleicht sogar noch mehr von der Lektüre als Erstsemester, denn vieles kann man hier besser nachvollziehen und verinnerlichen, wenn man bereits erste Erfahrungen mit dem Gutachtenstil gesammelt hat. Das Dilemma besteht darin, dass es kaum möglich ist, in die juristische Arbeitstechnik einzuführen, wenn die Adressat(inn)en noch überhaupt kein rechtliches Wissen haben, es aber gerade am Anfang des Studiums besonders schwer ist zu verstehen, was eigentlich von einem erwartet wird. Meine Empfehlung an Studierende der Rechtswissenschaft ist deshalb, das Buch als Begleiter durch die ersten Semester zu verstehen und immer mal wieder darin zu lesen. Sie werden merken, dass der Erkenntnisgewinn mit Ihrem eigenen Erfahrungs- und Wissenshorizont wächst und Sie eine Menge für Ihr gesamtes Studium und auch die spätere Tätigkeit als Jurist(in) lernen können.

Ein paar Abschnitte und Aussagen sind darüber hinaus sogar noch für Examenskandidat(inn)en und Absolvent(inn)en interessant. Eine Einführung in die juristische Arbeitstechnik bedeutet nämlich auch eine Reflexion der Tätigkeit als Jurist(in), die erfahrungsgemäß viel zu kurz kommt. Im Studium ist man mit der Anhäufung von Wissen beschäftigt und hat deshalb keine Zeit und nach dem Studium hat man es nicht mehr nötig. Dabei kann es sehr hilfreich sein, die eigene berufliche Aufgabe mal einen Moment mit Abstand zu betrachten. Oder wissen Sie, warum Jurist(inn)en auf rechtliche Fragen gerne mit „Das kommt darauf an …“ antworten? Und wenn Sie es wissen: Könnten Sie aus dem Stand erklären, was die scheinbar ausweichende Antwort mit rechtsstaatlichem Handeln zu tun hat?

Was zeichnet das Buch aus?

Der Autor findet Worte für das, was sich nur schwer in Worte fassen lässt, nämlich was im Kopf von Jurist(inn)en passiert (oder passieren sollte), wenn sie Sachverhalte rechtlich beurteilen sollen.
Erklärt werden nicht nur die vier Schritte des Gutachtenstils. Man erfährt auch, warum Jurist(inn)en überhaupt diesen speziellen Schreibstil nutzen, welche Ausprägungen er hat und wie man ihn richtig einsetzt.
Auch an anderen Stellen zeichnet sich das Buch durch Tiefgang aus. Es beschränkt sich nicht darauf, Dinge zu benennen, sondern erklärt auch das Warum und Wie, was durchaus erhellend ist.
Sehr gefallen haben mir ein paar Aussagen und Ausführungen, die bis ins Berufsleben hinein von immenser Bedeutung sind. Zum Beispiel erfährt man, wie wichtig und nützlich aussagekräftige Gliederungen von Texten sind und dass es nicht darauf ankommt, sich als Jurist(in) einer möglichst komplexen Sprache zu bedienen, sondern darauf, eine klare Sprache für komplexe Inhalte zu finden.
Sprachliche Metaphern und Visualisierungen tragen zur Anschaulichkeit der Ausführungen bei.
Das Buch geht auch darauf ein, warum die Personenskizze ein sehr nützliches Mittel ist, um einen strukturierten Gutachtentext zu schreiben.
Im Anhang gibt es einen Übungsfall, zu dem nicht nur eine Lösungsskizze präsentiert wird, sondern auch weitere Bearbeitungsschritte: der Sachverhalt mit Markierungen, eine Zeittafel, die schrittweise Anfertigung einer Personenskizze und die Kombination derselben mit den Inhalten der Zeittafel. Schließlich gibt es sogar eine ausformulierte Lösung mit Korrekturanmerkungen.

Welche Kritikpunkte gibt es?

Mir haben häufig Fall- und Formulierungsbeispiele gefehlt. Das ist schade, denn der Autor ist eigentlich sehr um Anschaulichkeit bemüht. So arbeitet er, was bei Jurist(inn)en keine Selbstverständlichkeit ist, an diversen Stellen mit Metaphern und Visualisierungen. Da Studienanfänger(innen) aber noch gar nicht wissen, wie juristische Fälle gestrickt sind und wie sich der Gutachtenstil liest, wären auch konkrete Beispiele für die abstrakt beschriebenen Inhalte hilfreich gewesen. Ein kleines Beispiel: In dem Kapitel, das die vier Schritte des Gutachtenstils vorstellt, werden im Abschnitt zum Obersatz noch Beispiele genannt, in den Abschnitten Definition und Subsumtion aber schon nicht mehr. Dabei hätte sich angeboten, an zumindest einen der Obersätze anzuknüpfen und die gutachterliche Prüfung schrittweise zu ergänzen. Im Abschnitt zur Subsumtion gibt es (was gut ist) zwar einen Vorschlag, wie man die wörtliche Wiederholung von Begriffen aus der Definition vermeidet. Das ist aber schon die Kür. Zunächst einmal muss man ja den Schritt der Subsumtion für sich genommen verstehen. Und dazu gehört aus meiner Sicht auch ein ausformuliertes Beispiel.

Ein bisschen Erfahrung mit dem Gutachtenstil sollte man vor der Lektüre des Buches also bereits gesammelt haben. Ich denke, dass man dann vieles besser nachvollziehen kann (vgl. oben die Ausführungen zum Adressatenkreis). Was ich mir z. B. gut hätte vorstellen können: Ein Fall inklusive gutachterlicher Lösung zum Einstieg, auf den dann im Zuge der Ausführungen immer wieder Bezug genommen wird, sodass sich dem Leser nach und nach erschließt, wie die Falllösung erarbeitet wurde und inwiefern sie Ausdruck der juristischen Arbeitstechnik ist. So hätte sich vielleicht auch der folgende Kritikpunkt verhindern lassen:

An einer Stelle wird ausführlich erläutert, wie man Sachverhaltsinformationen und rechtliche Überlegungen im Rahmen einer Klausurbearbeitung zusammenführt. Das ist sehr lobenswert. Unglücklich ist allerdings, dass sich die Ausführungen zu einem großen Teil auf den recht umfangreichen Übungsfall im Anhang des Buches beziehen, den man an dieser Stelle noch gar nicht kennt. Umgekehrt gibt es im Anhang keinen Hinweis auf die Überlegungen zur Fallbearbeitung im Haupttext, obwohl sie gerade hier interessant gewesen wären.

Verwirrt hat mich, dass das juristische Denken nicht nur die Anwendung juristischen Wissens auf einen konkreten Sachverhalt umfassen soll, sondern auch den Wissenserwerb. Diese Verwirrung setzt sich im Kapitel zur juristischen Informationsverarbeitung fort, in dem es sowohl Abschnitte zur Arbeitstechnik in Bezug auf den Sachverhalt gibt als auch zum Erwerb von Fachwissen. Für mich sind das zwei paar Schuhe, zumal die Erarbeitung juristischen Fachwissens der Sachverhaltsbearbeitung ja in der Regel und in weiten Teilen vorgelagert ist.

Als Lektorin hätte ich schließlich an einigen Stellen sprachlich nachgebessert, wichtige Sätze als Merkposten ausgezeichnet und auch noch an ein paar anderen Stellen strukturierend eingegriffen bzw. an der Darbietung der Inhalte gefeilt. Gut und wichtig fand ich z. B. die Unterscheidung zwischen Gutachtenstil, verkürztem Gutachtenstil, Feststellungsstil und Urteilsstil. Hier hätte sich angeboten, die Begriffe, die Situationen, in denen man sie anwendet, und je ein Formulierungsbeispiel in einer Tabelle zu präsentieren. Bei der Einflechtung und Auszeichnung der Beispiele und Tipps hätte ich mehr darauf geachtet, dass sie im Textfluss funktionieren, ohne dass es zu sprachlichen Wiederholungen kommt und eine klare inhaltliche Abgrenzung zum Fließtext erkennbar ist.

Unterm Strich

Lars Gußen hat Studienanfänger(inne)n mit diesem Buch einen hilfreichen Begleiter an die Hand gegeben, der erfreulich tiefgehend vermittelt, wie man juristisch denkt und arbeitet. Da es nicht zu allen Ausführungen Fall- und Formulierungsbeispiele gibt, empfehle ich das Buch vor allem Studierenden, denen der Gutachtenstil im Studium bereits begegnet ist und die erste eigene Erfahrungen damit gesammelt haben. Darüber hinaus erhalten Sie einen guten Überblick über alles, was Sie neben dem Gutachtenstil noch verstanden haben müssen bzw. wissen sollten, um im Studium wissenschaftlich arbeiten und Klausuren und Hausarbeiten schreiben zu können. Obwohl mein Jurastudium schon zwanzig Jahre her ist, habe ich das Buch mit großem Interesse gelesen und durchaus noch Dinge erfahren, die ich vorher nicht wusste.

Weitere Infos

Im UTB-Online-Shop gibt es weitere Informationen zum Buch. Insbesondere können Sie einen Blick ins Buch inkl. Inhaltsverzeichnis werfen. Informationen zum Autor finden Sie auf der Website der Uni Frankfurt. Vernetzen kann man sich mit ihm z. B. auf Twitter (@JurFachdidaktik) und Xing (Profil von Lars Gußen).

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30. Juni 2020 von Nicola Pridik

Änderungen nachverfolgen: 7 Tipps für die Durchsicht lektorierter Fachtexte in Word

Vielleicht haben Sie es als Autor(in) auch schon erlebt: Sie erhalten ein überarbeitetes Manuskript für eine Fachpublikation aus dem Lektorat zurück, öffnen die Datei und werden förmlich erschlagen von rotem Text und einem Rand voller Änderungen. Abgesehen von der persönlichen Kränkung, die man auch erst mal wegstecken muss, bleibt die Frage: Wo, um Himmels willen, soll man da anfangen mit der Durchsicht und wie den Überblick behalten? Die gute Nachricht ist: Sie sind nur wenige Klicks davon entfernt, die Kontrolle über Ihr Werk zurückzuerlangen. Was genau zu tun ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Ausgangspunkt der folgenden Überlegungen ist folgende sehr einfache Erkenntnis:

Es ist allein von den Word-Einstellungen auf Ihrem Rechner abhängig, wie Ihnen die protokollierten Änderungen in einem Text angezeigt werden. Die Person, die die Änderungen eingefügt hat, kann die Darstellung nicht beeinflussen. Sie kann lediglich entscheiden, welche ihrer Änderungen überhaupt von Word protokolliert werden.

Sie müssen also nicht mit dem leben, was Sie beim Öffnen Ihres Textdokuments sehen, sondern können die Anzeige der Änderungen Ihren Bedürfnissen entsprechend anpassen. Diese Bedürfnisse sind in der Regel folgende: Sie wollen möglichst nur die für Sie relevanten Änderungen sehen, und zwar so, dass nachvollziehbar ist, was sich wo geändert hat. Zugleich wollen Sie aber auch den geänderten Text als solchen im Zusammenhang lesen können. Schauen wir also, welche Möglichkeiten Ihnen Word bietet.

Die ersten sechs Tipps betreffen Einstellungen, die Sie vor der Durchsicht des Textes vornehmen sollten. Da Word sich nur einen Teil der Einstellungen merkt, kümmern Sie sich am besten darum, wenn Sie Ihr Textdokument gerade geöffnet haben, um mit der Durchsicht zu beginnen. Kontrollieren Sie dabei als erstes, ob die Ansicht Markup:alle (Registerkarte Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Anzeige zur Nachverfolgung) eingestellt ist. Im siebten Tipp geht es dann um das Vorgehen bei der Durchsicht selbst.

Für alle, die es eilig haben: Am Schluss des Beitrags fasse ich meine Tipps noch mal in Form einer Kurzanleitung zusammen.

Die technischen Angaben beziehen sich auf die aktuelle Word-Version für Windows (Abo Microsoft 365), dürften aber im Wesentlichen auch für die Versionen 2013, 2016 und 2019 gelten.

1. Lassen Sie sich gelöschten Text inline anzeigen

Zunächst empfehle ich, die Sprechblasen am Rand von gelöschtem und verschobenem Text zu befreien: In der Folge wird es nämlich nicht nur deutlich übersichtlicher am Rand, Sie haben auch einen besseren Überblick, wo sich der Text geändert hat.

Übersichtlicher wird es am Rand, weil Textlöschungen gerne auch mal umfangreicher ausfallen. Dann ist der Rand im Nu mit Text gefüllt, nur weil ein längerer Absatz an eine andere Stelle verschoben wurde. Vor allem aber häufen sich die Sprechblasen am Rand zuweilen nur deshalb, weil einzelne Buchstaben, Leerzeichen, Kommas und Füllwörter entfallen sind, worüber konsequent und unerbittlich jeweils mit einer Sprechblase informiert wird. Textlöschungen beanspruchen also viel Platz am Rand, sind aber häufig gar nicht weiter relevant in dem Sinne, dass Sie ernsthaft über die Annahme oder Ablehnung der Änderung nachdenken müssten.

Beispiel für einen Text mit diversen Textlöschungen am Rand:

Nur wie finden Sie heraus, ob die Sprechblasen wichtige oder unwichtige Löschungen enthalten? Dafür müssten Sie wissen, wo genau der Text entfallen ist. Dieser Kontext fehlt ihn leider bei der Anzeige am Rand. Die Sprechblasen sind zwar durch eine Linie mit der jeweiligen Textstelle verbunden, es ist aber trotzdem mühsam, jedes gestrichene Wort seinem früheren Standort zuzuordnen. Wird der Platz am Rand knapp, haben Sie zusätzlich das Problem, dass gelöschter Text in Sprechblasen nicht mehr vollständig angezeigt wird. Wirklich gut arbeiten können Sie mit den Sprechblasen für gelöschten Text also nicht. Die Alternative ist, sich den Text inline anzeigen zu lassen. Dafür müssen Sie folgendes Häkchen setzen:

Registerkarte Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Markup anzeigen > Sprechblasen > Nur Kommentare und Formatierungen in Sprechblasen anzeigen

Der Haken an Tipp 1 ist ohne Frage, dass die Anzeige von gelöschtem Text innerhalb des geänderten Textes den Lesefluss stört. Dieses Problem lässt sich aber dadurch abmildern, dass Sie den gelöschten Text optisch in den Hintergrund treten lassen. Die hellgraue Farbe wirkt insofern Wunder:

Welche Einstellungen dafür erforderlich sind, erfahren Sie im nächsten Tipp.

2. Lassen Sie gelöschten Text optisch in den Hintergrund treten

Wenn Sie sich gelöschten Text innerhalb des Textes hellgrau anzeigen lassen, sehen Sie sehr gut, was wo gelöscht und ggf. durch eine andere Formulierung ersetzt wurde, können aber gleichzeitig den geänderten Text im Zusammenhang lesen. Zugegeben: Den ganzen Text so lesen zu müssen, wäre sicherlich kein Vergnügen. Das steht Ihnen aber auch nicht bevor. Vielmehr werden Sie nur bei ausgewählten Textstellen mit der Anzeige konfrontiert sein. Dazu mehr im siebten Tipp.

Empfohlen sei, zusätzlich die Formatierung Durchgestrichen zu wählen, um keinen Zweifel daran zu lassen, dass der hellgraue Text wegfallen wird.

Die Einstellungen nehmen Sie in den erweiterten Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen vor:

Registerkarte Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Option zum Nachverfolgen über den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke der Gruppe öffnen > Erweiterte Optionen > Vornahme der im folgenden Screenshot gelb markierten Einstellungen

Wie Sie sehen, unterscheide ich bei meinen Einstellungen nicht zwischen Textlöschungen und Textverschiebungen, obwohl das ja eigentlich eine wichtige Information ist, ob Textpassagen komplett weggefallen sind oder nur ihren Standort gewechselt haben. Der Grund ist folgender: Beim Experimentieren mit der Nachverfolgung von verschobenem Text wurde mir dieser mehrfach als gelöscht und neu eingefügt angezeigt und nicht als verschoben. Daraus kann ich nur schließen, dass die Unterscheidung nicht zuverlässig arbeitet. Oder sie ist nur auf bestimmte Fälle beschränkt, die sich mir bisher nicht erschlossen haben. Fakt ist: Solange man nicht sicher weiß, wie die Nachverfolgung von Verschiebungen in Word arbeitet, sind Irritationen vorprogrammiert. Zudem setzt die Anzeige von Verschiebungen natürlich voraus, dass diese überhaupt protokolliert wurden (das Häkchen bei Verschiebungen nachverfolgen bei der Bearbeitung also gesetzt war), was man in der Regel auch nicht weiß. Deshalb habe ich für mich entschieden, mir verschobenen Text lieber von vornherein genauso anzeigen zu lassen wie gelöschten und eingefügten Text.

Nebenbei bemerkt: Wenn die Anzeige von Textverschiebungen einwandfrei funktionieren würde, hätte es sogar einen Vorteil, wenn Sie sich den verschobenen Text in Sprechblasen anzeigen lassen würden, denn dort wird ausdrücklich vermerkt, dass es sich um eine Textverschiebung handelt und es gibt sogar einen kleinen blauen Pfeil, mit dem Sie zu der Stelle springen können, wo der Text gelöscht bzw. neu eingefügt wurde:

3. Blenden Sie alle Formatänderungen aus

Noch übersichtlicher wird es am Rand, wenn Sie alle Formatänderungen ausblenden. Keine Sorge: Die geänderten Formate selbst werden Ihnen in der Ansicht Markup:alle immer angezeigt. Was Sie vorerst ausblenden können und sollten, ist die Information, dass die aktuell angezeigten Formate ggf. auf einer Änderung beruhen, also im Ausgangstext so nicht vorhanden waren. Sehen Sie für die Überprüfung der Formatänderungen lieber bei Bedarf einen gesonderten Arbeitsschritt vor, wenn Sie die anderen Änderungen soweit abgearbeitet haben. In der Regel werden Sie sich den Arbeitsschritt allerdings ganz schenken können. Inhaltlich interessant und relevant sind Formatänderungen nämlich im Wesentlichen nur dort, wo sie mit einer Änderung der Textstruktur einhergehen, wo also z. B. eine andere Überschriftenformatvorlage angewendet wurde, weil sich für einen Textabschnitt die Überschriftenebene geändert hat. Derartige Änderungen bekommen Sie aber schon deshalb mit, weil sich an besagten Stellen in der Regel die Nummerierung der Überschrift ändert (die alte entfällt, die neue kommt hinzu) und vielleicht zusätzlich noch eine neue Überschrift hinzukommt und/oder eine alte wegfällt, die Änderungen also bereits als Einfügungen/Löschungen angezeigt werden. Somit reduzieren sich die für Sie relevanten Informationen zu Formatänderungen auf (vermutlich wenige) Auszeichnungen im Text.

Um alle Formatänderungen auszublenden, gehen Sie auf Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Markup anzeigen und entfernen im aufgeklappten Menü das Häkchen bei Format. (Wenn Sie später die Formatänderungen gesondert überprüfen wollen, blenden Sie alle anderen Änderungen aus und nur die Formatänderungen ein.)

Auf einen weiteren Vorteil der ausgeblendeten Formatänderungen gehe ich unten beim siebten Tipp ein.

4. Schaffen Sie Orientierung durch Farben

Word gibt Ihnen in den erweiterten Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen außerdem die Möglichkeit, Änderungen farblich zu kennzeichnen. Davon sollten Sie Gebrauch machen, denn Sie können einzelne Änderungen bei der Durchsicht dann schneller einordnen. Wenn Sie beispielsweise an den im folgenden Screenshot gelb markierten Stellen Nach Autor auswählen, sehen Sie den Änderungen aufgrund ihrer Farbe sofort an, wer sie vorgenommen hat. Diese Einstellung ist z. B. interessant, wenn Ihr Text nicht nur lektoriert, sondern außerdem von einem Gutachter oder einer Gutachterin fachlich geprüft wurde.

Es ist nicht möglich, einzelnen Personen eine bestimmte Farbe zuzuordnen. Es wird nur sichergestellt, dass jeder Bearbeiter (Autor) automatisch eine andere Farbe zugewiesen bekommt. Im nächsten Screenshot sehen Sie, wo sich die Autorenfarben bei den obigen Einstellungen auswirken:

an der Sprechblasenmarkierung (senkrechter Strich am rechten Rand)
an den Verbindungslinien zum Text
am Autorenkürzel in Kommentaren (farbiger Kreis)
an der flächigen Markierung für Kommentare im Text und
an eingefügtem Text (in meinem Beispiel der rote Text)

Auch Formatierungen im Text können Sie sich (wenn Sie sie denn eingeblendet haben) mit der Farbe des jeweiligen Bearbeiters anzeigen lassen. Im obigen Text wäre die kursive Textpassage im dritten Absatz dann z. B. rot eingefärbt, weil ich (NP mit der Kennfarbe rot) die Formatierung vorgenommen habe. Ich selbst finde das jedoch missverständlich, weil man nicht ohne Weiteres sieht, ob die Kennzeichnung auf eine Änderung hindeutet oder ob es sich um die Formatierung selbst handelt. Oder ist es gar neu eingefügter Text, der zusätzlich kursiv gesetzt wurde? Deshalb habe ich in den erweiterten Optionen unter dem Punkt Formatierung im ersten Auswahlmenü (ohne) ausgewählt:

In den anderen Fällen wird in dem entsprechende Auswahlmenü jeweils Nur Farbe angezeigt. Diese Einstellung bedeutet: Die Änderung als solche ist nur mit der Farbe des jeweiligen Bearbeiters gekennzeichnet. Reicht Ihnen diese Anzeige nicht, können Sie – wie bei dem durchgestrichenen hellgrauen Text – noch eine weitere Formatierung ergänzen. Die Farbe der Bearbeiterin bleibt trotzdem erhalten, wenn rechts im Dialogfeld Nach Autor ausgewählt ist.

Wenn Ihr Text ohnehin nur die Änderungen einer einzigen Person enthält oder Sie Ihren Blick auf bestimmte Arten von Änderungen lenken wollen, können Sie im Dialogfeld auch eine bestimmte Farbe für bestimmte Arten von Änderungen auswählen, die unabhängig vom jeweiligen Bearbeiter ist. Ist Ihnen beispielsweise besonders wichtig zu erfahren, wo Text hinzugekommen ist, ist es ratsam, bei den Auswahlmenüs für Einfügungen und Verschiebungen nach jeweils statt Nach Autor eine besonders auffällige Farbe auswählen. Das verstärkt auch noch mal den Kontrast zu den durchgestrichenen hellgrauen Textpassagen. Häufig ist es ja so, dass auf letztere unmittelbar eine Textergänzung folgt, weil der gestrichene Text durch eine andere Formulierung ersetzt wurde, wie der folgende Screenshot zeigt (hier ist der rote Text allerdings die Bearbeiterfarbe):

Wenn es mehr als einen Bearbeiter gibt und Sie dennoch eingefügten Text unabhängig vom Bearbeiter in einer auffälligen Farbe sehen wollen, besteht noch die Möglichkeit, bei Bedarf die Anzeige der Änderungen auf einen bestimmten Bearbeiter zu beschränken, um zu erfahren, wer welche Ergänzungen vorgenommen hat. Dafür müssen Sie bei allen anderen Bearbeitern das Häkchen vor dem Namen entfernen.

5. Schalten Sie die Verbindungslinien zum Text aus

Es ist nur eine Kleinigkeit, die aber dennoch die Augen entlastet: Schalten Sie die Verbindungslinien zwischen Text und Sprechblasen am Rand aus. Oder genauer: Lassen Sie sie im Seitenrand neben dem Text enden. Den Unterschied sehen Sie, wenn Sie die Linien in den folgenden beiden Screenshots miteinander vergleichen.

Mit Verbindungslinien:

Mit gekürzten (ausgeblendeten) Verbindungslinien:

Natürlich ist es gut, wenn Sprechblasen und geänderte Textstellen miteinander verbunden sind. Sie müssen aber nicht immer alle Verbindungen sehen, zumal bei vielen Änderungen im Text die gestrichelten Linien überall sind und keiner bestimmten Stelle mehr zugeordnet werden können. Es genügt vielmehr, wenn die Linie in ihrer vollen Länge dann angezeigt wird, wenn Sie sich mit einer konkreten Änderung befassen und deshalb mit der Maus über die Sprechblase am Rand fahren. Klicken Sie in die Sprechblase hinein, wird außerdem die geänderte Stelle im Text markiert. Im folgenden Beispiel habe ich in die Sprechblase geklickt, die auf die kursive Formatierung hinweist. Die Folge ist, dass die entsprechend geänderte Stelle im Text grau unterlegt angezeigt und die (nun nicht mehr gestrichelte) Verbindungslinie bis zu dieser Stelle verlängert wird. Bei Formatänderungen erscheint außerdem ein kleines Menü mit der Formateinstellung:

Und so lassen Sie die Verbindungslinien vor dem Text enden:

Registerkarte Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Option zum Nachverfolgen über den kleinen Pfeil in der rechten unteren Ecke der Gruppe öffnen > Erweiterte Optionen > Sprechblasen > das Häkchen bei Verbindungslinien zum Text anzeigen entfernen

Übrigens: Alle Einstellungen, die Sie in den erweiterten Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen vornehmen, merkt Word sich und wendet sie ab sofort auf alle Dokumente mit protokollierten Änderungen an. Die Häkchen für die (Nicht-)Anzeige von Änderungen (Formatänderungen ausblenden, Sprechblasen reduzieren) müssen Sie dagegen bei jeder Textdurchsicht neu setzen bzw. entfernen.

6. Schalten Sie die QuickInfos zu Änderungen aus

Bei vielen Änderungen können sie einen wahnsinnig machen: Die QuickInfos mit detaillierten Informationen zu den Änderungen, die aufpoppen, wenn Sie mit der Maus über den Text fahren:

Sicher kann es Situationen geben, in denen die Infos auch mal nützlich sind. Eigentlich erhalten Sie aber alle nötigen Informationen auch über die Sprechblasen am Rand oder sehen sie direkt im Text. Für den Hinweis auf die Textverschiebung in meinem Beispiel gilt wiederum: Eigentlich ist es eine wichtige Information. Und sie wäre auch als Pop-up hilfreich, wenn Sie sich gegen die Anzeige von verschobenem Text in Sprechblasen entscheiden. Leider nur arbeitet die Nachverfolgung von Änderungen nicht zuverlässig. Sie werden also mit großer Wahrscheinlichkeit auch auf gelöschten Text stoßen, bei dem Sie erst später zufällig beim konzentrierten Lesen erfahren, dass er lediglich verschoben wurde.

Ich empfehle deshalb, die QuickInfos abzustellen.

Wechseln Sie dazu in die Word-Optionen und entfernen Sie unter Anzeige > Optionen für die Seitenanzeige das Häkchen bei Dokument-Quickinfos beim Daraufzeigen anzeigen:

Mit Umsetzung der ersten sechs Tipps ist alles soweit vorbereitet, dass Sie mit der Durchsicht Ihres Textes beginnen können.

7. Lesen Sie das geänderte Dokument in der Ansicht Einfaches Markup

Für die Durchsicht eines lektorierten Textes mit sehr vielen Änderungen empfehle ich die Ansicht Einfaches Markup, und zwar mit angezeigten Kommentaren (siehe Button Kommentare anzeigen):

Hier lesen Sie den Text in der geänderten Fassung, haben die Kommentare im Blick und sehen anhand der roten Striche neben dem Text, wo etwas geändert wurde. Wenn Sie die Formatänderungen ausgeblendet haben, so wie oben empfohlen, wissen Sie darüber hinaus, dass an den Stellen mit den roten Strichen Text gelöscht bzw. hinzugefügt wurde. So haben Sie eine gewisse Grundorientierung und können dennoch unbehelligt von Änderungsanzeigen den überarbeiteten Text lesen. Auf welche Textstelle sich ein Kommentar bezieht, wird Ihnen angezeigt, wenn Sie mit der Maus über den Kommentar fahren:

Alles schön und gut, aber sind die ganzen Einstellungen oben nicht überflüssig, wenn man am Ende den Text gar nicht in der Ansicht Markup:alle liest? Nein, sind sie nicht, denn die Ansicht Einfaches Markup empfehle ich nur als Grundeinstellung für die Durchsicht des Textes. Sie haben jederzeit die Möglichkeit, über einen Klick auf einen der roten Striche am Rand in die Ansicht mit allen Änderungen zu wechseln, um Änderungen bei Bedarf im Detail nachvollziehen zu können. Leider funktioniert dieser Wechsel nach dem Alles-oder-nichts-Prinzip. Wenn Sie Details sehen wollen, werden also immer alle Änderungen angezeigt. Deshalb ist es gut, wenn Sie mit den oben empfohlenen Einstellungen dafür gesorgt haben, dass Text und Rand auch in der Ansicht mit allen Änderungen übersichtlich bleiben.

Zudem fragen Sie sich vielleicht, was Ihnen die Durchsicht eines geänderten Dokuments bringt, wenn Sie die Änderungen im Detail in der Standardeinstellung gar nicht sehen. Die Überlegung dahinter ist folgende:

In der Ansicht Einfaches Markup müssen Sie den geänderten Text noch mal komplett lesen, denn nur so finden Sie heraus, wo Ihnen etwas nicht gefällt und Sie eine Änderung deshalb ablehnen wollen. Sie schauen also nach vorne und haben das Ziel eines guten Textes vor Augen. In der Ansicht mit allen Änderungen ist das tendenziell anders, denn hier sehen Sie vor allen Dingen, dass Ihr Ausgangstext auf den Kopf gestellt wurde. Dieser Blickwinkel ist daher nicht selten von negativen Emotionen begleitet. Das wiederum kann dazu führen, dass Sie geneigt sind, Änderungen zu hinterfragen und eigene Formulierungen zu verteidigen. Vor allem aber ist Ihr Fokus ein anderer: Sie lesen nämlich eher nicht den aktuellen Text im Zusammenhang (schließlich ist der Text ja von Ihnen), sondern haben vor allem die geänderten Textstellen im Blick. So erfahren Sie nicht, was aus Ihrem Text nun eigentlich im Ganzen geworden ist. Das wäre aber erforderlich, um auch als Autor(in) sagen zu können: Genau so möchte ich den Inhalt formuliert haben. Für ein gutes Ergebnis reicht es nämlich nicht, nur an einzelnen Formulierungen oder Sätzen zu schrauben. Damit der Text wirklich rund wird, muss man auch den jeweiligen Kontext im Blick haben.

Zuweilen kann außerdem ein Wechsel in den Ausgangstext (Ansicht Original) nützlich sein:

Dann nämlich, wenn Sie die ursprüngliche Formulierung noch mal im Zusammenhang lesen wollen.

Bevor Sie die Ansicht wechseln, sollten Sie den Cursor an der Stelle im Text platzieren, um die es Ihnen geht. Dann finden Sie die richtige Textstelle im Originaltext schneller wieder, denn die Cursorposition bleibt auch dann erhalten, wenn sich der Text stark verändert hat.

Während der Durchsicht lehnen Sie nur Änderungen ab, die Ihnen nicht (!) zusagen. Alle verbleibenden Änderungen können Sie ganz am Schluss mit einem Klick auf Alle Änderungen annehmen aus dem Dokument entfernen. Bevor Sie das tun, sollten Sie allerdings absolut sicher sein, dass sich keine – auch keine ausgeblendeten – Änderungen mehr im Text befinden, die Sie noch überprüfen wollten (z. B. die Formatänderungen).

Zum Schluss die obigen Ausführungen noch mal als Kurzanleitung:

Kurzanleitung

Textdokument mit protokollierten Änderungen öffnen

Markup anzeigen: Nur Kommentare und Formatierungen Sprechblasen anzeigen

Markup anzeigen: Formatänderungen ausblenden

In den erweiterten Optionen zum Nachverfolgen von Änderungen folgende Einstellungen vornehmen:

In den Word-Optionen unter Anzeige die QuickInfos ausblenden.

Durchsicht in der Ansicht Einfaches Markup mit Anzeige der Kommentare: bei Bedarf alle Änderungen oder den Originaltext anzeigen lassen;
nur nicht gewollte Änderungen ablehnen

Markup anzeigen: ggf. ausgeblendete Änderungen einblenden, prüfen und nicht gewollte Änderungen ablehnen

Alle verbleibenden Änderungen am Schluss in einem Schwung annehmen (Alle übernehmen)

Die Einstellungen, die Sie im 4. und 5. Schritt vornehmen, bleiben auch dann erhalten, wenn Sie Word schließen.

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