Schnell lesen, sehen und verstehen – das nützliche Format der visuellen Dokumente

So komplex und schwierig rechtliche Inhalte auch sind – es gibt Situationen, in denen bleibt weder die Zeit, sie persönlich zu erläutern, noch ist es sinnvoll, sie in lange Texte zu verpacken. Stattdessen ist eine Handreichung gefragt, die sich zur schnellen Lektüre eignet: ein Dokument, das übersichtlich ist und in aller Kürze, aber dennoch in ganzen Sätzen, auf den Punkt bringt, was wichtig ist, und dabei verstärkt auf Grafiken und Bilder setzt – eine visuelles Dokument also. In diesem Beitrag möchte ich Ihnen das Format vorstellen und erste Anregungen geben, wie es eingesetzt werden kann.

Visuelle Dokumente sind magazinähnlich gestaltete und vornehmlich als PDF ausgegebene PowerPoint-Folien zur Lektüre am eigenen Bildschirm.

So würde ich das Format im Kontext meiner Arbeit definieren. Im ersten Moment denkt man angesichts der PowerPoint-Folien vielleicht noch an Präsentationsfolien, die den Teilnehmer:innen nach einer Veranstaltung als PDF zur Verfügung gestellt werden. Doch es geht um etwas ganz Anderes: Visuelle Dokumente werden ausschließlich (oder zumindest in erster Linie) zur Lektüre am eigenen Bildschirm erstellt. Die Adressat:innen der Dokumente haben also gerade keinen Vortrag gehört, an den sie sich bei der Durchsicht erinnern könnten, sondern müssen sich die Inhalte selbst erschließen. Das hat nicht nur Auswirkungen auf die Konzeption des Dokuments und die Darbietung der Inhalte, sondern auch auf die Gestaltung der einzelnen Folien. Der auffälligste Unterschied ist, dass visuelle Dokumente deutlich mehr Text enthalten als Präsentationsfolien.

Präsentationsfolie (links) und Seite eines visuellen Dokuments (rechts) im Vergleich:

Warum sich PowerPoint so gut für visuelle Dokumente eignet:

  • Die Dateien beruhen hier auf Folien/Einzelseiten, die voneinander unabhängig sind.
  • Das Programm kann sowohl für die Konzeption und Strukturierung des Dokuments genutzt werden als auch für die Gestaltung der einzelnen Seiten.
  • Text und Bilder können leicht miteinander kombiniert werden.
  • Mit den Führungslinien lassen sich Gestaltungsraster erstellen.
  • Man kann sich in der Foliensortierungsansicht alle Folien anzeigen lassen und sie umsortieren.
  • Es sind verschiedene Ausgabeformate möglich.

Das Konzept der visuellen Dokumente hat Nancy Duarte mit ihrem digitalen Buch “Slidedocs” aus dem Jahr 2014 maßgeblich geprägt. Das Buch ist im Format eines visuellen Dokuments geschrieben und nur auf Englisch verfügbar. Auf der Website www.slidedocs.com steht es kostenlos zur Ansicht und zum Download zur Verfügung.

Das Konzept visueller Dokumente

Das Ziel visueller Dokumente ist, Inhalte so aufzubereiten, dass die Adressat:innen mit möglichst wenig Aufwand innerhalb kurzer Zeit erfahren, was der oder die Ersteller:in des Dokuments ihnen vermitteln will. Häufig wird das Problem sein, dass diese:r das spontan gar nicht so genau sagen kann und erst einigen Aufwand betreiben muss, um das Wesentliche mit wenigen Sätzen auf den Punkt zu bringen. Aber wie sagte Wolf Schneider so schön: „Einer muss sich plagen, der Schreiber oder der Leser.“ Wenn der Schreiber es tut, hat es der Leser umso leichter. Und genau darum geht es bei visuellen Dokumenten: Der Leser soll es möglichst leicht haben. Er soll sich nicht widerwillig durch viele Seiten wenig einladenden Text kämpfen müssen, um zu verstehen, um was es geht, sondern alles Wichtige gut strukturiert in leicht konsumierbaren Häppchen serviert bekommen. Wobei genau dieser Umstand dann durchaus auch dem oder der Ersteller:in des Dokuments zugute kommt. Visuelle Dokumente können nämlich beispielsweise dabei helfen, Entscheidungsträger:innen von den eigenen Argumenten oder Lösungsvorschlägen zu überzeugen. Oder Sie profitieren als Unternehmen davon, dass bestimmte rechtliche Regelungen, deren Einhaltung für das Unternehmen wichtig ist, dank visueller Dokumente die Belegschaft erreichen, verstanden und eingehalten werden.

Textdokument (links) und Seite eines visuellen Dokuments (rechts) im Vergleich:

Das Herausfiltern der Essenz, die Reduktion des Inhalts geht Hand in Hand mit der sorgfältigen Planung des Dokuments, in dem die Inhalte dargeboten werden sollen. Zur Planung gehören insbesondere folgende Überlegungen:

  1. In welchem Kontext und mit welcher Funktion wird das Dokument eingesetzt? (Einsatzszenario formulieren)
  2. Welcher ungefähre Dokumentumfang ist angesichts des Einsatzszenarios sinnvoll?
  3. Wo und wie wird das Dokument voraussichtlich gelesen? Folien- bzw. Seitenformat und -ausrichtung festlegen)
  4. Welche Inhalte müssen auf jeden Fall ankommen? Was genau sollen die Adressat:innen verstehen? (Ziel festlegen)
  5. Welche Informations- und/oder Argumentationsschritte sind erforderlich, um die Inhalte gedanklich gut nachvollziehen und verstehen zu können? (Struktur des Dokuments erarbeiten)
  6. Welcher Inhalt soll auf welche Folie? Wie sollen die Folientitel lauten? (Folienplanung im Detail)
  7. Wie lässt sich der Inhalt der einzelnen Folien am besten vermitteln (Text, Schaubild, Foto, Diagramm etc.)? (Darbietungsmedium festlegen)

Darbietung der Inhalte

Die üblichen juristischen Handreichungen bestehen in erster Linie aus Fließtext, der sich über mehr oder wenige viele Seiten erstreckt und – wenn ’s gut läuft und sich jemand die Mühe gemacht hat – auch mal durch eine Grafik unterbrochen wird. Erstellt werden sie meist in Word, einem Programm, das als Textverarbeitungsprogramm genau das besonders gut kann: Fließtext verarbeiten.

Visuelle Dokumente funktionieren ganz anders: Statt Fließtext gibt es Folien, die jeweils kleine gedankliche Einheiten abschließend darbieten und miteinander verknüpft das Thema in seiner Gesamtheit vermitteln. Zusammengehalten werden die Folienbausteine dabei nicht nur durch ihre logische Aneinanderreihung. Bei komplexen Themen und entsprechend umfangreichen Dokumenten sind außerdem unerlässlich:

  • die Zusammenfassung mehrerer Folien zu Kapiteln/Abschnitten
  • ein verlinktes Inhaltsverzeichnis und
  • weitere Möglichkeiten zur einfachen Navigation durch das Dokument,
  • eine Standortbestimmung der einzelnen Folien innerhalb des Dokuments durch Kapitelhinweise, Seitenzahlen und optische Orientierungshilfen,
  • das Herstellen von Zusammenhängen über verlinkte Querverweise und
  • verlinkte Register.

Gestaltung der Folien

Jede Folie behandelt einen inhaltlichen Baustein des Dokuments, ist also für ein Unterthema reserviert. Dieses Unterthema bezeichnet der Folitentitel. Die Inhalte selbst werden mittels Text, Schaubildern, Diagrammen, Icons, Zeichnungen, Fotos u. Ä. vermittelt. Dabei gilt wiederum das Bausteinprinzip: Überschaubare Textblöcke werden mit visuellen Elementen kombiniert und so auf der Fläche angeordnet, dass der Inhalt schnell erfasst werden kann. Dabei sorgt die Orientierung an einem Gestaltungsraster dafür, dass die Anordnung harmonisch wirkt. Der Text ist in ganzen Sätzen formuliert und kann deutlich kleiner sein als auf Präsentationsfolien, denn er wird ja nicht an die Wand projiziert, sondern am Bildschirm gelesen. Dadurch passt mehr Inhalt auf eine Folie als bei einer Präsentation und die Kombination der Textfelder mit Bildern erhält die Anmutung einer Magazinseite. Mehr Inhalt bedeutet allerdings nicht, dass die Folien bis zum Anschlag gefüllt werden sollten. Weißraum zu belassen ist auch hier wichtig.

Die Seite/Folie eines visuellen Dokuments funktioniert trotz Lesetext zunächst einmal visuell: Das Wichtigste springt ins Auge, Bilder und die Struktur des Textes werden als erstes wahrgenommen und gescannt, bevor man anfängt den – hier sehr überschaubaren – Fließtext zu lesen. Die Gestaltung hilft dem Betrachter zum einen, den Inhalt möglichst schnell und in der gewünschten Reihenfolge aufzunehmen. Zugleich erfährt er allein durch Schriftgrößen und Hervorhebungen, welche Inhalte welche Bedeutung haben.

Beispielseite eines visuellen Dokuments
Die auf der Seite angeordneten Elemente geben durch ihre Formatierung und Anordnung die Struktur vor

Anwendungsbeispiele

Handreichung im Rahmen von Lobbyarbeit

Wie bereits erwähnt, bieten sich visuelle Dokumente als Verpackung Ihrer Inhalte z. B. dann an, wenn Sie Entscheidungsträger:innen informieren und von Ihren Vorschlägen oder Argumenten überzeugen wollen. Diese Personen haben in der Regel nur wenig Zeit und sind einer kaum zu bewältigenen Informationsflut ausgesetzt. Mit visuellen Dokumenten bieten Sie ihnen eine leicht konsumierbare Lektüre, die allein durch ihre Gestaltung und die kleinen Informationseinheiten zum Durchblättern bzw. -wischen einlädt. Falls Ihr Vorschlag diskutiert werden soll, haben Sie zudem ein Dokument geschaffen, das auch nicht vorbereiteten Gesprächsteilnehmer:innen eine schnelle Orientierung im Thema ermöglicht, in der Diskussion die Bezugnahme erleichtert und davon abhält, sich während des Gesprächs mit anderen Dingen am Bildschirm zu beschäftigen.

Beispielseite eines visuellen Dokuments
So könnte die Seite eines visuellen Dokuments aussehen, das im Rahmen von Lobbyarbeit eingesetzt wird

Lernkartei

Kompakte und übersichtliche Informationen sind zudem im Jurastudium und dort insbesondere in der Examensvorbereitung gefragt. Visuelle Dokumente können hier in Form digitaler Lernkarteien zum Einsatz kommen, die alles Wichtige anschaulich aufbereiten und das schnelle Wiederholen erleichtern. Dabei bietet die Möglichkeit der Verlinkung zwischen den Folien optimale Voraussetzungen, um Strukturen und Zusammenhänge zu vermitteln, die man beim Lesen eines ausführlichen Lehrbuchs zuweilen aus dem Blick verliert.

Laptop auf dem Balkontisch - auf dem Bildschirm ist die Seite einer digitalen Lernkartei zu sehen
Lernkartei im Einsatz

Im Jahr 2004 habe ich als eines meiner ersten eigenen Visualisierungsprojekte eine digitale Lernkartei zum Erbrecht entwickelt, die knapp 400 Folien umfasste und mit Querverweisen, einem Stichwortregister und einer Zeichenerklärung den Inhalt eines Lehrbuchs zum Erbrecht in ein Lernformat für die Examensvorbereitung gebracht hat. Die Foliengestaltung würde meinen heutigen Maßstäben nicht mehr standhalten, aber die Idee, die ich damals hatte, war genau das, was ich heute als visuelles Dokument bezeichnen würde. Ich habe mal eine der Folien herausgegriffen und gestalterisch überarbeitet:

Karteikarte einer digitalen Lernkartei

Unternehmensinterne Rechtsinformationen

Schließlich kann ich mir das Format in der Unternehmenskommunikation gut vorstellen, und zwar dort, wo die Belegschaft über rechtliche Vorgaben informiert und zum Einhalten derselben motiviert werden soll. Hier ist besonders wichtig, die Inhalte verständlich aufzubereiten und in ein Format zu bringen, das zum Lesen motiviert. Lange Textdokumente als E-Mail-Anhang o. ä. erfüllen diese Voraussetzung eher nicht. Sie werden vielleicht abgespeichert, nicht aber gelesen, und am Ende ist keiner richtig informiert. Manchmal wird der Versuch unternommen – das sehe ich in meiner Arbeit – wichtige Informationen als visuell gestalteten Einseiter aufzubereiten. Dieses Format stößt jedoch an Grenzen, wenn der Inhalt nicht auf eine Seite passt, man aber trotzdem das visuelle Format beibehalten will. Dann braucht es ein Gesamtkonzept für mehrere Seiten. Hier bietet das visuelle Dokument eine Lösung.

Einzelne Seiten eines visuellen Dokuments lassen sich auch als Poster einsetzen

Fazit

Auch der Einsatz visueller Dokumente garantiert nicht, dass rechtliche Inhalte und Botschaften ihre Adressat:innen erreichen. Es gibt aber Situationen, in denen sie im Gegensatz zu reinen Textdokumenten zumindest die Wahrscheinlichkeit deutlich erhöhen können, dass dies geschieht. Diese sind mit Blick auf die Zielgruppe und Rahmenbedingungen sorgfältig zu ermitteln. Visuelle Dokumente sind also kein Allheilmittel, sondern ein Format von vielen. Wie bei allen Formaten können sie in der einen Situation völlig fehl am Platz sein, während sie in der anderen genau die richtige Verpackung bieten.

Ich mag das Format vor allem deshalb, weil es eine Brücke schlägt zwischen kompakten Texten und der Visualisierung von Inhalten. In meiner Arbeit stelle ich immer wieder fest, dass beides für die meisten Kund:innen zwei Paar Schuhe sind. Die einen beauftragen Visualisierungen, die anderen wollen, dass ich ihre Texte besser strukturiere, lektoriere und/oder formatiere. Wenn ich mir Ziel und Kontext anschaue, wäre es aber häufig besser, beides von vornherein gemeinsam zu denken und im Format des visuellen Dokuments zu vereinen. Deshalb gibt es jetzt diesen Blogbeitrag, mit dem ich vor allem auch potenziellen Kund:innen das Format vorstellen möchte. Der Haken ist freilich, dass dieser Ansatz den Aufwand für alle Beteiligten erheblich erhöht, denn gerade die kompakten, leicht verständlichen Formate, die noch dazu auf Text und Grafiken setzen, sind oft besonders arbeitsintensiv und herausfordernd. Andererseits macht es aber auch Spaß, am Ende ein wirklich ansprechendes Produkt an andere weitergeben zu können, mit dem Sie nicht nur Inhalte übermitteln, sondern auch zeigen, wie sehr Ihnen die Sache und Ihre Zielgruppe am Herzen liegt. Ich finde, Sie sollten es einfach mal ausprobieren!

 


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, LinkedIn:www.linkedin.com/in/npridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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