FAQ Visuelle Dokumente

Bei visuellen Dokumenten gerate ich schnell ins Schwärmen, so sehr mag ich das Format. Es bietet die Chance, Textwüsten, die niemand lesen mag, in ein ansprechendes digitales Informationsprodukt oder Nachschlagewerk zu verwandeln. Dabei ermöglicht das Konzept der kleinen Informationseinheiten, kurzen Texte und zahlreichen Visualisierungen gleichzeitig, bei Bedarf auf Originaltexte oder Dokumente mit Details zu verlinken, die dem Hauptdokument als Anlage beigefügt sind. Was das Format sonst noch auszeichnet und von anderen Formaten unterscheidet, welche Vor- und Nachteile es gegenüber Textdokumenten hat und wie Sie visuelle Dokumente beauftragen, erfahren Sie im FAQ auf dieser Seite.

Fragen

Merkmale des Formats

Was sind visuelle Dokumente?

Der Begriff bezeichnet ein mehrseitiges digitales Dokumentenformat (PDF), mit dem (komplexe) Themen kompakt und anschaulich aufbereitet werden können.

Folgende Merkmale kennzeichnen das Format:  

1. Jede Seite behandelt einen Teilaspekt des Themas abschließend und kann für sich stehen. Die Überschrift der Seite benennt den Teilaspekt.
2. Der Teilaspekt wird in der Regel durch einen kurzen Text und mindestens ein Bild vermittelt, wobei der Begriff des Bildes sämtliche visuellen Darstellungsformen umfasst.
3. Die Seiten wurden so aneinandergereiht und durch Querverweise miteinander verbunden, dass sich ihre Inhalte beim Lesen wie Puzzle-Teile zu einem Bild zusammenfügen.

Wie sehen die Seiten eines visuellen Dokuments aus?

Auf den Seiten befindet sich in der Regel eine Überschrift für den Inhalt der Seite, ein ein- oder mehrspaltiger Text und passend dazu Fotos, Icons, Screenshots, Grafiken oder sonstige visuelle Elemente, die den Inhalt veranschaulichen. Die Inhalte sind in ein Gestaltungsraster eingepasst, sodass ihre Darbietung stets aufgeräumt aussieht. Schließlich gibt es die Möglichkeit, in einer Kopf- bzw. Fußzeile Seitenzahlen, einen Copyright-Hinweis oder inhaltliche Orientierungshilfen unterzubringen, z. B. den Titel des Kapitels, zu dem die Seite gehört.

Beispielseiten aus konkreten Projekten finden Sie bei den Arbeitsproben.

Welches Seitenformat hat ein visuelles Dokument?

Das Format können Sie frei wählen. Da visuelle Dokumente in der Regel am Bildschirm gelesen werden, bietet sich meist ein Querformat an, das die Bildschirmfläche gut ausnutzt. Eine gute Wahl ist z. B. ein 16:9-Format.

Wie lassen sich visuelle Dokumente einsetzen?

In vielfältiger Weise. Hier einige Beispiele:

• als digitale Informationsbroschüre
• als digitales Handbuch
• als digitale Schulungsunterlage
• als digitale Lernkartei
• als digitales Glossar
• als digitales FAQ
• als digitale Anleitung
• als digitaler Container für Arbeitsanweisungen, Vorschriften, Regelwerke

Beispiel Schulungsunterlage:

Beispiel Informationsbroschüre:

Beispiel Lernkartei:

Wann eignen sich visuelle Dokumente als Format?

Das Format bietet sich insbesondere in den folgenden Fällen an:

• Sie wollen oder müssen anderen Personen wenig attraktive (oder auch attraktive) Inhalte näherbringen und suchen nach einem Dokumentenformat, das diese Inhalte ansprechend verpackt und zum Lesen einlädt.
• Sie möchten, dass sich Ihre Zielgruppe Inhalte selbst anhand kurzer Texte und Visualisierungen erarbeitet.
• Sie möchten Personen eine Vielzahl an Dokumenten in geordneter Weise zur Verfügung stellen und ihnen gleichzeitig vermitteln, welches Dokument welche Informationen enthält und wann es relevant für sie ist.
• Sie möchten Ihrer Zielgruppe ein digitales Nachschlagewerk zur Verfügung stellen, z. B. ein Glossar, eine Vorschriftensammlung, Versicherungsbedingungen oder Arbeitsanweisungen.

Eignen sich meine Inhalte für ein visuelles Dokument?

Das hängt hauptsächlich davon ab, ob sich die Inhalte gut in einzelne Teilaspekte oder Bausteine zerlegen lassen. Zudem muss es möglich sein, sie in kurze Texte zu verwandeln, denn auf den Seiten des Dokuments ist kein Platz für lange Ausführungen. Ist eine Kürzung vorliegender Texte nicht möglich, kann eine Lösung wie folgt aussehen: Der Inhalt der Texte wird für das visuelle Dokument zusammengefasst und der Originaltext dem visuellen Dokument als Anlage beigefügt wird. Anschließend wird die Anlage oder eine bestimmte Seite der Anlage über einen Link mit der Zusammenfassung verknüpft.

Funktionieren visuelle Dokumente auch mit längeren Texten?

Ist eine Kürzung vorliegender Texte nicht möglich, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Man verabschiedet sich von dem Anspruch, Teilaspekte auf jeweils einer Seite darstellen zu wollen. Legt man die Seiten im Querformat an und fügt viele Visualisierungen ein, kann die Anmutung des nunmehr erstellten Textdokuments einem visuellen Dokument am Ende durchaus ähnlich sein.
2. Man fasst den Inhalt des Originaltextes für das visuelle Dokument zusammen und fügt diesem den Originaltext außerdem als Anlage bei. Anschließend verlinkt man in der Zusammenfassung auf die Anlage.

Muss ein visuelles Dokument zwingend Bilder enthalten?

Nein. Die Aufbereitung der Inhalt als Text-Bild-Kombination ist bei visuellen Dokumenten zwar der Regelfall, das heißt aber nicht, dass ein visuelles Dokument zwingend Bilder enthalten muss. Zu einem visuellen Dokument wird das Dokument bereits dadurch, dass seine Inhalte in Teilaspekte zerlegt, diese auf mehrere Seiten verteilt und der Text in Blöcken gedacht und angeordnet wird. Zudem kann auch Text visuell aufbereitet werden, z. B. durch unterschiedliche Schriftgrößen, Schriftfarben oder farbige Flächen, die unter den Text gelegt werden.

Wie eine Variante mit minimalem Bildeinsatz aussehen kann, zeigt das folgende Beispiele. Das Dokument enthält auf jeder Seite einen Tipp in Textform, der zur besseren Orientierung und Auflockerung der Textseiten jeweils mit einem Icon versehen ist. Ansonsten enthalten die Seiten keine Bilder.

Wie finden sich die Leser*innen in einem umfangreichen visuellen Dokument zurecht?

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, den Leser*innen die Orientierung zu erleichtern, z. B. über ein Inhaltsverzeichnis für das gesamte Dokument, Inhaltsverzeichnisse zu den Kapiteln, gut erkennbare Kapitelseiten, kurze Inhaltsangaben zu den Kapiteln, Farbcodes, Icons, Überblicksseiten, ein Anlagenverzeichnis, die Nummerierung der Anlagen, Verlinkung von Screenshots der Anlagen und gut erkennbare Verlinkungen.

Wie navigieren die Leser*innen durch ein visuelles Dokument?

Zusätzlich zu den Navigationsmöglichkeiten, die das jeweils genutzte PDF-Programm anbietet, kann ein verlinktes Inhaltsverzeichnis in das Dokument eingefügt werden.

Zudem sind die Überschriften der einzelnen Seiten als klickbares Lesezeichen verfügbar.

Umfasst das Dokument sehr viele Seiten, können die Lesezeichen auch durch übergeordnete Lesezeichen zusammengefasst werden.

Kann man einem visuellen Dokument Anlagen beifügen?

Ja. Visuelle Dokumente sind sogar ein besonders geeignetes Format, wenn es darum geht, mehrere Dokumente so zur Verfügung zu stellen, dass die Empfänger*innen ein attraktives Einstiegsformat mit kurzen Texten und vielen Bildern erhalten, zugleich aber Detailinformationen schnell in der passenden Anlage finden. Das visuelle Dokument bietet in diesem Fall als Hauptdokument einen kurzen inhaltlichen Überblick oder Leitfaden zum übergeordneten Thema und verlinkt an den passenden Stellen auf die als PDF-Anlage beigefügten Einzeldokumente oder bestimmte Seiten dieser Dokumente.

Hauptdokument und Anlagen sind dabei in einer Datei vereint:

Auch offene Dateien können dem visuellen Dokument als Anlage beigefügt werden. In diesem Fall ist zwar keine unmittelbare Verlinkung aus dem Hauptdokument möglich, es lässt sich aber einstellen, dass sich beim Klick auf einen Link im Hauptdokument der Anlagenbereich öffnet, sodass das Auffinden der Datei entweder über die Dateibezeichnung oder eine Nummerierung der Anlagen leicht möglich ist.

Ist es möglich, die Anlagen im finalen Dokument zu aktualisieren bzw. gegen aktualisierte Anlage auszutauschen?

Ja, beides ist möglich. Sie können sowohl Anlagen aus dem visuellen Dokument heraus öffnen, mit einem PDF-Programm ändern und die geänderte Datei speichern als auch Anlagen aus dem Dokument löschen und neue hinzufügen. Beim Austausch einer Anlage müssen Sie allerdings darauf achten, dass die Dateibezeichnung die gleiche ist wie bei der alten Anlage, damit eventuelle Verlinkungen auf die Anlage weiterhin funktionieren. Neu eingerichtet werden müssen Links auf eine aktualisierte Anlage nur dann, wenn auf eine bestimmte Seite der Anlage verlinkt wurde und der ursprünglich verlinkte Inhalt in der aktualisierten Anlage nunmehr auf einer anderen Seite steht.

Sind innerhalb des Dokuments verlinkte Querverweise möglich?

Ja. Man kann sowohl auf andere Seiten des Dokuments als auch auf beigefügte Anlagen und sogar auf bestimmte Seiten der Anlagen verlinken. Die Verlinkung auf Anlagen setzt voraus, dass diese als PDF vorliegen.

Kann man aus visuellen Dokumenten heraus auf andere Quellen verlinken?

Ja, es sind z. B. Verlinkungen ins Internet möglich. Um auf andere Dateien/Dokumente zu verlinken, sollten diese dem visuellen Dokument als Anlage beigefügt werden.

Kann ein visuelles Dokument ein Stichwortregister enthalten?

Ja, das Register muss allerdings vollständig von Hand erstellt werden.

Müssen die Adressat*innen des Dokuments irgendwelche Voraussetzungen mitbringen, um mit visuellen Dokumenten zurechtzukommen?

Grundvoraussetzung ist, dass sie über einen größeren Bildschirm und ein Programm verfügen, mit dem man PDFs öffnen kann. Ansonsten erschließt sich der Umgang mit einem visuellen Dokument eigentlich von selbst. Sollten im konkreten Fall Programm-Funktionen relevant sein, die die Zielgruppe voraussichtlich nicht kennt, kann man dem Dokument sicherheitshalber auch eine Seite mit technischen Hinweisen beifügen.

Abgrenzung zu anderen Formaten

Was unterscheidet visuelle Dokumente von Textdokumenten?

Während Textdokumente darauf ausgelegt sind, Inhalte in Form von Fließtext über mehrere Seiten hinweg darzulegen, reihen sich in visuellen Dokumenten Seiten aneinander, die Teilaspekte des Dokumententhemas jeweils abschließend behandeln.

Zudem spielt die visuelle Aufbereitung der Inhalte eine viel größere Rolle als bei Textdokumenten. Dort ist sie die Ausnahme, bei visuellen Dokumenten der Regelfall.

Was ist der Unterschied zwischen einem visuellen Dokument und einer visuellen Übersicht?

Eine visuelle Übersicht ist stets ein Einseiter, während visuelle Dokumente aus mehreren Seiten bestehen.

Was unterscheidet visuelle Dokumente von PowerPoint-Präsentationen, die als PDF ausgegeben werden?

Viel, denn beide Formate sind für ganz unterschiedliche Einsatzszenarien gedacht. PowerPoint-Präsentationen sollen einen mündlichen Vortrag visuell begleiten, also das Gesagte veranschaulichen oder den Kern dessen, was vorgetragen wird, visuell auf den Punkt bringen. Da die vortragende Person parallel zum Folieneinsatz spricht, sollten die Folien nur wenig Text enthalten. Erhält das Publikum die Folien anschließend als PDF, so helfen ihm die Visualisierungen dabei, sich besser an den jeweiligen Aspekt des Vortrags zu erinnern.

Visuellen Dokumenten geht dagegen kein Vortrag voraus. Die Adressat*innen erhalten das Dokument und müssen sich die Inhalte selbst erarbeiten. Dafür benötigen Sie aussagekräftige Texte.

Unterscheiden werden sich PowerPoint-Folien und die Seiten eines visuellen Dokuments häufig auch in Bezug auf die Art und Weise, wie der Stoff aufbereitet wird und in welcher Reihenfolge welche Aspekte dargeboten werden. Während sich Dokumente einem Thema häufig systematisch nähern und die Möglichkeit einbeziehen können, dass die Leser*innen im Dokument vor- und zurückblättern und Inhalte bei Bedarf vertiefen können, holt ein guter Vortrag das Publikum ab, bezieht es ein und sieht ggf. Interaktionen mit ihm vor.

Präsentationsfolie (links) und Seite eines visuellen Dokuments (rechts) im Vergleich:

Vor- und Nachteile des Formats

Welche Vorteile bieten visuelle Dokumente gegenüber Textdokumenten?

• Das kompakte, visuell gestaltete Dokumentenformat macht neugierig und lädt zum Lesen ein.
• Die Aufteilung der Inhalte in kleine, in sich abgeschlossene Informationseinheiten sendet das Signal, sich dem Thema in kleinen Schritten und mit überschaubarem Aufwand nähern zu können.
• Die Leser*innen erfahren auf jeder Seite schnell, was sie wissen müssen.
• Da die Seiten Teilaspekte des Themas jeweils abschließend behandeln, lassen sie sich mit einem geeigneten PDF-Programm leicht austauschen/aktualisieren.
• Da die Seiten des Dokuments jeweils Überschriften enthalten und Teilaspekte abschließend behandeln, können sie bei Bedarf auch einzeln verwendet und verschickt werden. Die Entnahme ist problemlos mit einem geeigneten PDF-Programm möglich.

In dem folgenden Beispiel ist das Inhaltsverzeichnis des Dokuments zugleich eine Zusammenfassung aller Tipps und kann bei Bedarf als Einzelseite genutzt werden.

Welche Nachteile haben visuelle Dokumente gegenüber Textdokumenten?

Enthält ein visuelles Dokument viele Bilder und Anlagen, kann die Datei schnell eine Größe annehmen, die das Verteilen erschwert. Für den Fall, dass Ihr E-Mail-Programm den Versand verweigern sollte, gibt es aber diverse Dienste im Internet (auch kostenlose), die Ihnen ermöglichen, die Datei auf einen Server bzw. in eine Cloud zu laden, um sie Ihrer Zielgruppe sodann per Downloadlink zur Verfügung zu stellen (z. B. WeTransfer oder File2Send).

Ein weiterer Nachteil ist, dass es angesichts der vielen Bilder und magazinähnlich gestalteten Seiten sehr viel aufwendiger ist, ein barrierefreies Dokument herzustellen.

Visuelle Dokumente beauftragen

Wie beauftrage ich ein visuelles Dokument?

Als Erstes schreiben Sie mir eine E-Mail (kontakt@npridik.de) und umreißen kurz Ihr Vorhaben. Wir können uns dann zum Telefonieren verabreden, um alles Weitere zu besprechen. Ich lass Sie wissen, was ich noch von Ihnen benötige, und sobald mir alle Unterlagen vorliegen, mache ich Ihnen ein Angebot.

Alternativ schicken Sie mir gleich alle relevanten Informationen und Inhalte mit der E-Mail mit und ich mache Ihnen auf dieser Grundlage ein Angebot. Sollte mir für das Angebot noch etwas fehlen, melde ich mich.

Sollten Sie nur über ein kleines Budget verfügen, wäre es großartig, wenn Sie dies gleich in Ihrer ersten Mail erwähnen. Dann müssen wir nicht erst feststellen, was alles nicht geht, sondern können uns gleich darauf konzentrieren, eine realisierbare Lösung zu finden.

Ich bin mir nicht sicher, ob sich meine Inhalte für ein visuelles Dokument eignen und/oder ob das Format im konkreten Fall geeignet ist. Was tun?

Gern gebe ich Ihnen kostenlos eine erste Einschätzung zur Tauglichkeit des Formats in Ihrem konkreten Fall, wenn Sie mich wissen lassen, um welche Inhalte es geht, welche Zielgruppe Sie erreichen möchten und welche Rahmenbedingungen ggf. darüber hinaus zu beachten sind.

Was brauchen Sie von mir, um aus meinen Inhalten ein visuelles Dokument erstellen zu können?

Zunächst müssen Sie mir verraten, was Sie mit dem Dokument vorhaben: Welche Inhalte wollen Sie wem vermitteln und wieso denken Sie, dass ein visuelles Dokument dafür das geeignete Format ist? Muss ich ggf. spezielle Vorgaben oder Rahmenbedingungen bei der Aufbereitung der Inhalte beachten?

Dann benötige ich Ihre Inhalte in Textform. Das heißt nicht, dass Sie fertige Texte für das visuelle Dokument liefern müssen, aber ich muss erfahren, welche Inhalte im Einzelnen vermittelt werden sollen, und ich muss diese Inhalte verstehen, um sie für die Zielgruppe aufbereiten zu können. Wenn Sie sich bereits Gedanken zum Aufbau des Dokuments gemacht haben, umso besser. Ich mache Ihnen aber auch gern einen Vorschlag.

Bildmaterial können Sie mir zur Verfügung stellen, müssen es aber nicht. Gleiches gilt für Gestaltungsvorgaben wie Farben, Schriften etc.

Wie lasse ich Ihnen die Inhalte am besten zukommen?

Texte am besten als Worddokument und Bildmaterial bevorzugt in einem Vektordateiformat (SVG, AI, EMF, EPS). Liegen Ihnen nur Pixelformate (JPG, PNG) vor, sind auch diese okay, sofern die Dateien ausreichend groß sind (Pixel in der Breite und Höhe sind entscheidend). Zudem ist wichtig, dass ich das Bildmaterial ohne Weiteres dem richtigen Text(abschnitt) zuordnen kann. Am besten, Sie nummerieren die Bilddateien und verweisen im Text auf die jeweilige Nummer.

Mit wie viel zeitlichem Vorlauf sollte ich ein visuelles Dokument beauftragen?

Wenn die Inhalte überschaubar sind und mir alle Inhalte vorliegen, reichen mir in der Regel zwei Wochen, um einen ersten Entwurf zu erstellen. Bei umfangreichen Inhalten planen Sie am besten vier Wochen Vorlauf ein. Können Sie Ihre Inhalte nur kurzfristig liefern und benötigen Sie trotzdem schnell einen ersten Entwurf, kann ich auch Zeit für Ihren Auftrag reservieren.

Was kostet ein visuelles Dokument?

Sie ahnen es sicher schon: Das lässt sich nicht pauschal sagen. Wenn Sie mir Ihre Inhalte, Unterlagen und Wünsche zukommen lassen, mache ich Ihnen aber gern ein Angebot.

Steht Ihnen nur ein kleineres Budget zur Verfügung, wäre eine Alternative zur Beauftragung eines kompletten visuellen Dokuments, dass ich Ihnen eine Vorlage in PowerPoint erstelle, die Ihnen hilft, das Dokument selbst anzufertigen.

Sie können die Kosten außerdem dadurch senken, dass Sie mir Ihre Inhalte bereits gut strukturiert überlassen und/oder mir Textentwürfe für die Seiten des visuellen Dokuments schicken.

Kann ich das Dokument in meinem Corporate Design erstellen lassen?

Ja, natürlich. Schicken Sie mir gern Ihre Wünsche und Vorgaben bzw. Ihren Styleguide. Dann orientiere ich mich daran.

Bieten Sie auch Vorlagen für visuelle Dokumente an?

Ja, sogar sehr gern.

In welchem Dateiformat erhalte ich das visuelle Dokument?

Sie erhalten es als PDF.

Kann ich das Dokument auch als offene Datei erhalten, um selbst Änderungen vornehmen zu können?

Nein, ich nehme Ihnen die Pflege des Dokuments aber gern ab. Dabei bin ich darauf vorbereitet, dass es bei derartigen Dokumenten viel Hin und Her geben kann. Sie müssen also keine Sorge haben, dass mich Ihre Änderungswünsche nerven könnten. Die Umsetzung erfolgt sehr schnell, sodass Ihnen durch die externe Dateipflege keine zeitlichen Nachteile entstehen.

Wünschen Sie sich trotzdem mehr Flexibilität, können Sie mich alternativ mit der Erstellung einer Vorlage für eine visuelles Dokument beauftragen.

Um Anlagen im visuellen Dokument auszutauschen, benötigen Sie keine offene Datei. Das ist direkt im PDF möglich. Fühlen Sie sich frei, die Anlagen selbst auszutauschen, wann immer Sie wollen.

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Nicola Pridik
Ich bin Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit meinen Dienstleistungen unterstütze ich Sie dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für Ihre Zielgruppe(n) aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de

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