Schnellcheck: Kann sich Ihre PowerPoint-Präsentation sehen lassen?

Sie sind ein(e) phantastische(r) Redner(in), keine Frage. Mit Sicherheit werden Ihre Ausführungen das Publikum begeistern. Doch wie sieht es mit Ihrer Präsentation aus? Kann sie mit Ihrem Vortragstalent mithalten? Der folgende Schnellcheck hilft Ihnen, die Qualität Ihrer Folien einzuschätzen und die häufigsten Fehler bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen zu vermeiden.

Betrachten Sie Ihre Präsentation mit Abstand

Für den Schnellcheck wechseln Sie in PowerPoint in die Foliensortierungsansicht. Diese finden Sie entweder über den Reiter Ansicht oder über die Fußleiste (das gelb umrandete Icon):

Foliensortierungsansicht

Der Vorteil dieser Ansicht ist, dass Sie mit einem Blick alle Folien sehen und deren Gestaltung mit Abstand beurteilen können. Bei der Beurteilung selbst helfen Ihnen die folgenden Fragen. Über die inhaltliche Qualität einzelner Folien erfahren Sie auf diese Weise natürlich nichts. Sie stellen jedoch sicher, dass Sie in gestalterischer Hinsicht zumindest die gröbsten Fehler vermeiden. Im grünen Bereich bewegen Sie sich, wenn Sie alle Fragen mit „ja“ beantworten können.

Überprüfen Sie Ihre Präsentation im Schnellcheck:

Hält sich die Anzahl reiner Textfolien im Rahmen?

Beispielfolien mit zu viel Text
So bitte nicht: Zu viele überladene (und zu bunte) Textfolien

Wenn Ihre Präsentation verblüffende Ähnlichkeit mit diesen Beispielfolien hat, haben Sie noch einige Arbeit vor sich, denn die Anzahl reiner Textfolien sollten Sie unbedingt auf ein Minimum reduzieren. Ihr Publikum will Ihnen nämlich zuhören und nicht parallel Ihr Vortragsmanuskript lesen. Auch Sie selbst kommen viel weniger in die Versuchung, Ihre Folien als Teleprompter zu missbrauchen, wenn Sie die Inhalte visuell aufbereiten.

Meine Empfehlung: Kopieren Sie bei allen Textfolien den Text von der Folie in das Feld für die Vortragsnotizen und überlegen Sie dann, ob und wie Sie die Inhalte, die Sie mündlich vortragen, durch Bilder oder (Text-)Grafiken sinnvoll ergänzen können. Mehr dazu im Artikel Juristische Vorträge mit PowerPoint-Präsentation, aber ohne Textfolien – so gelingt‘s.

Sind die Folieninhalte abwechslungsreich gestaltet?

Auch eine Präsentation ohne Textfolien kann schrecklich langweilig sein, wenn sie keine Abwechslung bietet. Das heißt nicht, dass Sie die Palette der SmartArts ausschöpfen oder um der Abwechslung willen Diagrammtypen einsetzen sollten, die gar nicht zum Inhalt passen. Es geht vielmehr darum, zu vermeiden, dass Sie in eine gestalterische Routine verfallen und z. B. auf allen Folien zwei Kästen mit Text nebeneinander anordnen, weil sich diese Darstellungsform einmal bewährt hat. Sie haben so zwar die Bulletpoints geschickt vermieden, besser geworden ist Ihre Präsentation aber trotzdem nicht. Fragen Sie sich also bei jeder Folie von Neuem: Wie kann ich den Inhalt optimal visualisieren? Welche Darstellungsform passt wirklich? Wenn mehrere Folien ähnlich aussehen und der Inhalt dies rechtfertigt, ist das völlig in Ordnung, solange die Präsentation insgesamt nicht von gestalterischer Einfallslosigkeit zeugt.

Bieten die Folien genug Weißraum?

Diese Frage können Sie mit „ja“ beantworten, wenn die Folien nicht überladen wirken. Die Textfolien oben sind beispielsweise viel zu vollgepackt. Abgesehen davon, dass es zu viele Textfolien sind, müssten die Texte auch deutlich gekürzt bzw. die Inhalte auf mehr Folien verteilt werden. Erschlagen Sie das Publikum nicht mit Ihren Folien, sondern laden Sie es zum Hinschauen ein, indem Sie die Inhalte passend zum Vortrag in leicht konsumierbaren Häppchen präsentieren. Aussehen kann das z. B. so:

Präsentationsfolien mit ausreichend Weißraum
Präsentationsfolien mit ausreichend Weißraum

Am Rande: Die hohen Foliennummern in diesem Screenshot bedeuteten nicht, dass in dem Seminar so viele Folien zum Einsatz kamen.

Zuweilen ist es ein echter Kampf, die leicht konsumierbaren Päckchen zu schnüren. Manchmal funktioniert es auch gar nicht. Es gibt einfach Inhalte, die lassen sich nicht stärker komprimieren, wenn sie ihren Sinn nicht verlieren sollen. Leider kommt das im Recht häufiger vor. Von daher kann ich Sie beruhigen: Auch meine Folien lassen zuweilen nicht so viel Weißraum, dass sich das Auge wirklich wohlfühlt. Wichtig ist jedoch, dass Sie derartige Kompromisse bewusst eingehen und das Ideal mit genug Weißraum nicht aus dem Blick verlieren.

Sind die Folien unabhängig von ihrem Inhalt einheitlich gestaltet?

Präsentation ohne Gestaltungskonzept
So bitte nicht: Präsentation ohne Gestaltungskonzept

Wie wichtig ein einheitliches Erscheinungsbild ist, sehen Sie an dem Beispiel oben. Die Folien wirken unruhig und zu bunt. Besser wird es, wenn Sie ein klares Farb- und Schriftkonzept umsetzen, Formen und Textkästen einheitlich gestalten und der Folientitel jeweils an derselben Stelle platziert ist. Idealerweise orientieren Sie sich bei der Gestaltung an Ihrem Corporate Design.

Präsentation mit einheitlichem Gestaltungskonzept
Präsentation mit Gestaltungskonzept

Am Rande: Die hohen Foliennummern in diesem Screenshot bedeuteten nicht, dass in dem Seminar so viele Folien zum Einsatz kamen.

Wenn Sie häufiger Vorträge halten, bietet es sich an, eine Vorlage für Ihre Präsentationen zu erstellen. Diese gibt ein gestalterisches Grundgerüst vor, das Ihnen die Erstellung von Präsentationen mit einheitlichem Erscheinungsbild erleichtert.

Machen die Folien einen aufgeräumten Eindruck?

Wenn Sie Ihre Inhalte nur irgendwie auf die Folie werfen, bleibt Ihr Gestaltungskonzept ohne Wirkung. Sie müssen schon auch sorgfältig arbeiten und sich bei der Gestaltung Mühe geben. Konkret schaffen Sie z. B. dadurch Ordnung, dass Sie Inhalte gleichmäßig auf der Folie verteilen, Kästen bündig ausrichten, Abstände vereinheitlichen und Text in der gleichen Weise ausrichten. Ja, das kostet Zeit. Dafür haben Sie aber am Ende auch schicke Folien.

Kann man den Text auf den Folien lesen?

Bei dieser und der folgenden Frage hilft Ihnen die Foliensortierungsansicht nicht. Beide Fragen sind aber dennoch wichtig genug, um ebenfalls im Schnellcheck gestellt zu werden.

Was die Lesbarkeit von Text betrifft, so können Sie sich als Grundregel merken, dass die gängigen Schriften (bitte nur serifenlose verwenden!) eine Größe von mindestens 18 pt haben sollten. Wichtig: Das ist keine Einladung, die gesamte Folie mit Text dieser Größe zu füllen! Vielmehr handelt es sich um eine Größe, die gerade noch lesbar ist, und gleichzeitig das Erstellen vernünftiger Grafiken ermöglicht. Der Folientitel sollte etwas größer sein als der sonstige Text, damit er sich deutlich als Titel abhebt. Ansonsten empfiehlt es sich, die Textgröße innerhalb der Präsentation möglichst einheitlich zu halten, damit die Präsentation nicht zu unruhig wirkt. Ausnahmen sind aber selbstverständlich möglich. Zur Lesbarkeit gehört neben der Schriftgröße auch ein guter Kontrast zum Hintergrund.

Text, den man nicht lesen kann, können Sie genauso gut streichen. Übrigens wird er auch nicht dadurch besser lesbar, dass Sie sich beim Publikum dafür entschuldigen, dass er nicht lesbar ist.

Sind die Folienübergänge und Animationen dezent und einheitlich?

Folienübergänge (zwischen Folien) und Animationen (des Folieninhalts) können Ihre Präsentation geschmeidig machen und manchmal sogar dem Inhalt dienlich sein. Sie können Ihre Präsentation aber auch ruinieren. Deshalb ist Vorsicht geboten: Entscheiden Sie sich unbedingt für dezente Übergangs- und Animationseffekte, die nicht schon nach kurzer Zeit nerven und beschränken Sie sich (jeweils) auf einen Effekt.

Zu Animationen empfehle ich Ihnen außerdem den Artikel PowerPoint-Präsentation ja, aber bitte keine Animationen. Wie Sie Folienübergänge nutzen können, um längere Verfahrensabläufe und Zeitstrahlen zu präsentieren, erfahren Sie in einem weiteren Artikel.

Ihr Ergebnis

Und – was meinen Sie: Kann sich Ihre Präsentation sehen lassen? Oder müssen Sie noch mal ran? Ich empfehle Ihnen sehr: Nehmen Sie sich die Zeit, die nötig ist, um Ihre Präsentation zu optimieren. Ihr Publikum nimmt nämlich durchaus bewusst wahr, was Sie ihm zeigen, und merkt auch, ob Sie sich mit der Präsentation Mühe gegeben haben. Ja, Sie haben Recht: Es kommt in erster Linie auf den Vortrag an. Ist dieser schlecht, hilft selbst eine gute Präsentation nicht. Eine schlechte Präsentation kann sich aber durchaus nachteilig auf den Gesamteindruck eines an sich guten Vortrags auswirken. Allein deshalb lohnt sich der Aufwand. Außerdem werden Sie merken, dass Sie viel mehr Freude daran haben, Ihre Präsentation zu zeigen, wenn Ihnen diese selbst gefällt oder Sie sogar ein wenig stolz darauf sind.


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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