Tipps für Schaubilder in PowerPoint: Arbeit mit Textfeldern

PowerPoint eignet sich auch für die Erstellung juristischer Schaubilder. Klar im Vorteil ist hier, wer souverän mit Textfeldern umgehen kann, denn diese machen in der Regel den wesentlichen Teil der Schaubilder aus. Rahmen- und Füllfarbe werden Sie wahrscheinlich auch ohne Anleitung zuweisen können. Doch was tun Sie, wenn der Text aus der Form läuft, Sie Abstände zwischen Kästen vereinheitlichen wollen oder ein Trennstrich in die Folgezeile rutscht, Sie die Breite des Textfeldes aber nicht verändern wollen? Antworten bietet der folgende Beitrag, in dem ich Ihnen einige Funktionen vorstellen möchte, welche die Arbeit mit Textfeldern erleichtern.

Die Ausführungen beziehen sich auf die PowerPoint-Version 2013 für Windows, gelten aber in gleicher Weise für die Versionen 2016 und 2019.

Wenn Sie ein Schaubild in PowerPoint erstellen, starten Sie mit einer komplett leeren Folie, deren Größe Sie über Entwurf > Foliengröße > Benutzerdefinierte Foliengröße festlegen können (möglich ist z. B. auch ein DIN-A4-Format). Über Einfügen > Textfeld bzw. Formen beginnen Sie dann damit, Textkästen und/oder Formen auf der Folie zu platzieren. Natürlich können Sie einfache Schaubilder auch in Ihre Präsentationen einfügen. Dann ist die Folie wahrscheinlich nicht komplett leer, sondern hat eine Kopf- und/oder Fußzeile. Platzhalter für den Inhalt sollte sie (abgesehen vom Folientitel) dagegen nicht enthalten. Wählen Sie also über den Reiter Start das Layout Leer oder Nur Titel.

Mit Textfeld oder Form beginnen?

Textfelder sind in PowerPoint zugleich Formen und flächige Formen können Sie mit Text füllen. Von daher spielt es keine Rolle, ob Sie mit einem Textfeld oder einer Flächenform beginnen, wenn Sie Form und Text miteinander kombinieren wollen. Ihnen stehen jeweils dieselben Funktionen zur Bearbeitung zur Verfügung. Trotzdem möchte ich Ihnen kurz die Unterschiede in der Herangehensweise vorstellen. So können Sie besser entscheiden, welchen Weg Sie in einer konkreten Situation wählen wollen.

Wenn Sie ein Textfeld auf der Folie aufziehen, liegt der Fokus zunächst auf dem Text. Der aufgezogene Kasten hat folglich weder Rahmen noch Füllfarbe. Nur ein blinkender Cursor fordert Sie zur Texteingabe auf. Auf die Höhe des Textkastens haben Sie beim Aufziehen noch keinen Einfluss: Sie beschränkt sich auf die erste Textzeile. Sie können also erstmal nur die Breite festlegen. Der Text beginnt standardmäßig in der linken oberen Ecke des Kastens. Wenn Sie keinen Text in den Kasten schreiben und stattdessen irgendwo anders hinklicken (außerhalb des Textfeldes), verschwindet der Kasten wieder.

Tipp: Ziehen Sie das Textfeld tatsächlich auf der Folie auf. Wenn Sie nur auf die Folie klicken, nachdem Sie das Textfeldsymbol ausgewählt haben, ist nämlich der Zeilenumbruch nicht aktiviert. Sie schreiben also endlos in einer Zeile. Zwar lässt sich das schnell ändern, indem Sie das Textfeld am Rahmen schmaler ziehen, trotzdem nervt es beim Arbeiten, wenn Sie diesen zusätzlichen Schritt noch gehen müssen.

Wenn Sie eine Form auf der Folie aufziehen, liegt der Fokus dagegen zunächst auf der Form. Diese hat einen Rahmen und eine Füllfarbe und Sie können die ganze Form in der gewünschten Größe sehen. Wenn Sie Text hinzufügen wollen, markieren Sie die Form mit der rechten Maustaste. Es öffnet sich ein Kontextmenü, in dem Sie auf Text bearbeiten klicken. Nun blinkt ein Cursor in der Mitte der Form. Anders als beim Textfeld ist der Text in einer Form also nicht oben links ausgerichtet, sondern mittig zentriert. Wenn Sie keinen Text einfügen und stattdessen irgendwo anders hinklicken, verschwindet nur der Cursor, die Form bleibt sichtbar.

mit-textfeld-oder-form-beginnen

Benötigen Sie mehrere gleichartige Textkästen, empfiehlt es sich, einen Kasten mit Text zu füllen, ihn fertig zu formatieren und dann mit Strg+c, Strg+v zu vervielfältigen. Sie müssen in den Kopien dann nur noch den Text austauschen. Wenn Sie Kreise, Pfeile oder andere nicht viereckige Formen mit Text füllen wollen, sollten Sie mit diesen Formen beginnen, weil Sie dann besser sehen, wie viel Platz Ihnen überhaupt für Text zur Verfügung steht.

Wenn der Text aus der Form läuft

Vergrößert sich das Textfeld nicht mit seinem Inhalt, obwohl es das soll, schaffen Sie Abhilfe, indem Sie das Textfeld markieren und dann z. B. über Start > Text ausrichten > Weitere Optionen das Fenster mit den Textoptionen öffnen und dort den Punkt Größe der Form dem Text anpassen auswählen:

ppt-groesse-der-form-dem-text-anpassen

Wenn sich die Höhe des Textfeldes nicht verändern soll

Auch der umgekehrte Fall kommt häufig vor: Sie möchten, dass ein Textfeld seine Größe behält, auch wenn Sie den Text kürzen oder löschen. Hier markieren Sie das fragliche Textfeld und wählen dann bei den Textoptionen (Start > Text ausrichten > Weitere Optionen > Textoptionen) die oberste der drei Funktionen Größe nicht automatisch anpassen aus:

ppt-groesse-nicht-automatisch-anpassen

Die Funktion brauchen Sie häufig, wenn Sie Schaubilder erstellen und Textkästen mit unterschiedlich viel Text nebeneinander anordnen. Hier sieht es meist besser aus, wenn alle Kästen die gleiche Höhe haben.

Wenn der Text in der Form nicht an der passenden Stelle sitzt

Dass Sie Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten können, wissen Sie. Diese Einstellungen betreffen jedoch nur den Text als solchen, dessen Laufweite durch die Breite des Textkastens begrenzt ist. Sie klären nicht die Frage, wo sich der z. B. linksbündig ausgerichtete Text innerhalb des Textkastens befindet. Für diese Einstellung benötigen Sie die Funktion der vertikalen Ausrichtung (Start > Text ausrichten > Weitere Optionen > Textoptionen > Vertikale Ausrichtung):

ppt-vertikale-ausrichtung

Am dritten Kasten sehen Sie, dass die vertikale Ausrichtung mittig zentriert nicht identisch ist mit der zentrierten Ausrichtung des Textes. Sie können vielmehr auch einen linksbündigen Text mittig zentriert ausrichten. Das bedeutet: Der Abstand zur oberen und unteren Formkante ist gleich groß. Gleiches gilt für den Abstand zur linken und rechten Kante. Maßstab ist hier die längste Textzeile. Wäre der Text nicht linksbündig, sondern zentriert ausgerichtet, wäre in jeder Zeile der Abstand zur rechten und linken Formkante gleich.

Den Abstand zwischen Text und Formbegrenzung verändern

Weitere Möglichkeiten zur richtigen Platzierung des Textes in der Form bieten die Einstellungen zu den Rändern (Start > Text ausrichten > Weitere Optionen > Textoptionen > linker Rand / rechter Rand / oberer Rand / unterer Rand). Dazu ein paar Beispiele:

ppt-randeinstellungen

Passt Ihr Text ganz knapp nicht mehr in eine Zeile (rutscht z. B. ein Trennstrich in die Folgezeile), hilft Ihnen ggf. die Einstellung zum rechten Seitenrand. Verkleinern Sie diesen geringfügig. Vielleicht passt es dann. In PowerPoint gibt es im Übrigen keine automatische Silbentrennung. Sie müssen also alle Trennstriche selbst einfügen. Damit Sie dies nicht mehrfach tun müssen, sollte Sie vorher entscheiden, wie breit das jeweilige Textfeld sein soll.

Wenn Textfelder den gleichen Abstand zueinander haben sollen

Wichtig für das Erscheinungsbild eines Schaubildes sind u. a. die Abstände zwischen Textfeldern bzw. Formen. Die Verteilen-Funktion hilft Ihnen dabei, diese zu vereinheitlichen. Dazu ein typisches Beispiel: Gleiche Textfelder sind in einer waagerechten Reihe angeordnet, haben aber unterschiedliche Abstände zueinander.

textfelder-verschieden-grosser-abstand

Sie vereinheitlichen die Abstände, indem Sie zunächst alle Felder markieren und dann auf Start > Ausrichten > Anordnen > Horizontal verteilen klicken:

ppt-textfelder-horizontal-verteilt

Sind Ihnen die Abstände zu klein, müssen Sie den Abstand zwischen den äußersten Kästen der Reihe vergrößern, denn die Objekte der Reihe werden auf der Länge verteilt, die durch die äußersten Objekte vorgegeben wird. Anschließend markieren Sie wieder alle Kästen und klicken erneut auf Horizontal verteilen. Sind Ihnen die Abstände zu groß, schieben Sie die äußersten Kästen näher zusammen und verfahren entsprechend. Sind die Kästen untereinander angeordnet, heißt die entsprechende Funktion Vertikal verteilen.

Textfelder an einer zentralen Achse ausrichten

Typisch für Schaubilder sind durch Pfeile verbundene Textkästen. Praktisch sind hier die Magnetpunkte auf den Seitenkanten der Formen, die das Platzieren der Pfeile erleichtern. Wenn Sie ein Schaubild entwerfen, sieht das Ergebnis trotz allem noch nicht gut aus:

textfelder-nicht-zentriert-ausgerichtet

Zum Ausrichten markieren Sie das gesamte Konstrukt (wenn die Pfeile per Magnetpunkt an den Kästen angedockt sind, reicht es auch, nur die Kästen zu markieren) und gehen dann über Start > Ausrichten > Anordnen > auf Vertikal zentrieren:

ppt-textfelder-vertikal-zentriert

Wenn die Textkästen gleich hoch sind (und die Pfeile per Magnetpunkt an den Kästen andocken), würden Sie dasselbe Ergebnis erzielen, wenn Sie die Kästen an der oberen oder unteren Kante ausrichten. In dem folgenden Beispiel sind die Textkästen dagegen unterschiedlich hoch, die Pfeile befinden sich aber trotzdem auf einer Linie. So sieht man besser, was vertikal zentrieren heißt: Die Pfeile stehen hier gleichzeitig für die zentrale Achse, die alle Objekte in der Vertikalen in zwei Hälften teilt. Sind die Objekte untereinander angeordnet, heißt die Funktion Horizontal zentrieren.

unterschiedliche-grosse-textfelder-vertikal-zentriert

Textfelder an ihren Kanten ausrichten

Ebenso wichtig wie einheitliche Abstände zwischen Textkästen ist deren bündige Ausrichtung. Die folgenden Kästen wurden bereits horizontal verteilt, haben also dieselben Abstände zueinander.

nicht-ausgerichtete-textfelder

Wirklich gut sieht das Ergebnis allerdings erst aus, wenn Sie alle Kästen markieren und über Start > Ausrichten > Anordnen > auf Oben ausrichten klicken.

ppt-textfelder-oben-ausgerichtet

Doch welches Objekt bestimmt darüber, wo genau die Kantenlinie am Ende verläuft? Oder anders gefragt:  Welche Kästen werden sich beim Ausrichten bewegen und welche nicht? Hier gilt das Prinzip, dass jeweils das Objekte mit der äußersten Kante in der jeweiligen Richtung den Ausschlag gibt. In meinem Beispiel werden die Kästen an der oberen Kante ausgerichtet. Wie Sie an dem vorletzten Bild sehen, steht der dritte Kasten mit seiner oberen Kante am höchsten. Es wird also beim Ausrichten seinen Platz nicht verlassen. Nur die anderen drei Kästen werden nach oben rutschen. Da die Kästen gleich hoch sind, könnte man sie allerdings auch an der unteren Kante ausrichten. Dann würden der erste und der letzte Kasten die Höhe vorgeben, denn hier stehen die unteren Kanten am tiefsten.

Die Ausrichtung an den Kanten wird außerdem durch den Einsatz von Führungslinien erleichtert. Dabei handelt es sich um gestrichelte graue Hilfslinien, die Sie nur in der Normalansicht sehen, nicht dagegen in der Bildschirmpräsentationsansicht oder im Druck. Sie haben magnetische Wirkung und helfen so, Objekte an der richtigen Stelle zu platzieren, wie Sie am folgenden Beispiel sehen:

fuehrungslinien

Standardmäßig sehen Sie eine senkrechte und eine waagerechte Führungslinie auf der Folie.

Zusätzliche Führungslinien können Sie aus den vorhandenen Linien herauszuziehen: Fahren Sie dafür mit der Maus über die Linie. Wenn sich der Mauszeiger in einen Doppelstrich mit zwei Pfeilen verwandelt, drücken Sie die Strg-Taste und ziehen dann mit der Maus in Pfeilrichtung eine neue Linie aus der vorhandenen heraus. Wichtig ist, dass Sie danach die Maustaste zuerst loslassen und dann erst die Strg-Taste. Ansonsten verschieben Sie nur die vorhandene Linie. Alternativ können Sie auch mit der rechten Maustaste auf die Folie klicken und in dem erscheinenden Menü über Raster und Führungslinien den Menüpunkt Vertikale/Horizontale Führungslinie hinzufügen auswählen (siehe Screenshot unten).

Wollen Sie einzelne Führungslinien loswerden, ziehen Sie sie mit gedrückter linker Maustaste an den Rand der Folie. Geht es Ihnen dagegen darum, alle Führungslinien ein- oder auszuschalten, können Sie dies z. B. über Ansicht > Führungslinien tun.

menue-fuehrungslinienSchließlich gibt es noch intelligente Führungslinien. Dies sind gestrichelte rote Linien, die nur für einen Moment zu sehen sind, wenn Sie Objekte auf der Folie an anderen Objekten ausrichten wollen. Intelligent sind die Linien deshalb, weil sie Ihnen Vorschläge für eine Ausrichtung machen und Abstände zwischen Objekten miteinander vergleichen können. Bei der Erstellung eines Schaubildes ist das sehr hilfreich. Trotzdem ersetzen die Linien nicht die oben beschriebene Ausrichten-Funktion. Für das Finetuning sollten Sie diese also am Ende auf jeden Fall noch bemühen. Zu den intelligenten Führungslinien gelangen Sie z. B., indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Folie klicken und in dem erscheinenden Menü über Raster und Führungslinien den Menüpunkt Intelligente Führungslinien auswählen (siehe Screenshot).


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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