So nutzen Sie die Kommentare in PowerPoint für Ihre Anmerkungen und Korrekturen

Zählen Sie bei der Erstellung von PowerPoint-Präsentationen auf die tatkräftige Unterstützung eines Dienstleisters oder einer Mitarbeiterin? Dann hat Sie sicher schon die Frage beschäftigt, wie Sie besagter Person am besten Änderungswünsche für Ihre Folien übermitteln. Manch einer druckt ja die Folien aus, um sie mit handschriftlichen Anmerkungen versehen zu können, die für einen eventuell erforderlichen E-Mail-Versand leider anschließend wieder eingescannt werden müssen. Sie kennen das und finden es auch umständlich? Dann habe ich eine gute Nachricht für Sie: PowerPoint bietet eine Kommentarfunktion, die Ihnen das Leben deutlich erleichtert. Keine Sorge: Sie kennenzulernen geht schnell. Dieser Artikel hilft Ihnen dabei.

Der Beitrag wurde im April 2020 zuletzt bearbeitet.

Die Kommentare in PowerPoint sind digitale Haftnotizen für Textanmerkungen, die Sie an der jeweils gewünschten Stelle auf einer PowerPoint-Folie anbringen können, ohne dabei die Folie zu verändern. Auf der Folie selbst wird nur ein kleines Sprechblasensymbol angezeigt. Die Anmerkung, die sich dahinter verbirgt, erscheint in einem gesonderten Kommentarbereich neben der Folie.

Die folgenden Ausführungen gelten für die PowerPoint-Version 2013 für Windows, berücksichtigen aber auch aktuellere PowerPoint-Versionen.

Worauf soll sich Ihr Kommentar beziehen?

Markiertes Folienobjekt mit SprechblasensymbolBevor Sie einen Kommentar einfügen, sollten Sie dafür sorgen, dass das Sprechblasensymbol, hinter dem sich der Kommentar verbirgt, an der passenden Stelle auf der Folie erscheint. Dafür markieren Sie mit einem Klick das Objekt, auf das sich Ihre Anmerkung beziehen soll. Wurden mehrere Objekte zu einer Gruppe zusammengefasst, müssen Sie ggf. mehrmals klicken, um nur das gewünschte Objekt auszuwählen. Wenn Sie kein Objekt markieren, erscheint das Sprechblasensymbol in der linken oberen Folienecke.

Kommentar einfügen

Schaltfläche Kommentar einfügen (zu erreichen über den Reiter Einfügen)Den Schalter, mit dem Sie Kommentare in die Präsentation einfügen können, finden Sie über den Reiter Einfügen > Kommentar oder den Reiter Überprüfen > Neuer Kommentar. Sobald Sie ihn betätigt haben, erscheint auf der Folie das Sprechblasensymbol. Außerdem öffnet sich der Kommentarbereich, wo ein blinkender Cursor Sie dazu auffordert, Text einzugeben.

Lassen Sie sich durch die Größe des Kommentarfeldes nicht täuschen: Sie können hier durchaus einigen Text eingeben, allerdings sehen Sie beim Tippen immer nur die letzten zwei Zeilen. Wenn Sie das ändern wollen, drücken Sie einfach zwischendurch mal die Enter-Taste, um die Eingabe zu beenden. Dann wird der gesamte Text angezeigt – und bleibt auch sichtbar, wenn Sie in ihn hineinklicken, um noch etwas zu ergänzen. Spätestens seit PowerPoint 2019 sehen Sie von vornherein den gesamten Text, den Sie in das Kommentarfeld eingeben.

Die Eingabe beenden Sie – wie gesagt – mit dem Drücken der Enter-Taste. Wollen Sie innerhalb eines Kommentars nur einen Absatz einfügen, nutzen Sie Shift + Enter.

Aufmerksam machen möchte ich Sie noch darauf, dass Sie den Kommentarbereich auch über die Fuß- bzw. Statusleiste des Programms öffnen können. Sollte bei Ihnen das Wort „Kommentare“ hier nicht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Fußleiste und wählen in dem erscheinenden Menü die Kommentare aus.

ppt-fußleiste-kommentare

 

Spätestens seit PowerPoint 2019 befindet sich der Schalter zum Einblenden des Kommentarbereichs in der rechten oberen Ecke des Programms.

Kommentare bearbeiten

Gruppe Kommentare auf dem Reiter Überprüfen, u. a. mit Navigationsmöglichkeit durch die KommentareWenn Sie Ihre Anmerkungen bearbeiten wollen, klicken Sie in den jeweiligen Kommentartext im Kommentarbereich. Um den Kommentar zu finden, den Sie bearbeiten möchten, gibt es zwei Möglichkeiten. Entweder Sie rufen die fragliche Folie auf und klicken auf das kleine Sprechblasensymbol, hinter dem sich der gewünschte Kommentar verbirgt, oder Sie navigieren mit den Vor- und Zurück-Buttons (Vorheriger, Nächster) durch die Kommentare. Angezeigt werden diese Buttons im Kommentarbereich. Außerdem sind sie über den Reiter Überprüfen > Gruppe Kommentare erreichbar, wie der beigefügte Screenshot zeigt.

Kommentare löschen oder ausblenden

Kommentar im Kommentarbereich löschenAuch für das Löschen von Kommentaren gibt es verschiedene Möglichkeiten, von denen ich hier aber nur zwei erwähnen möchte. Der eine Weg führt über das Sprechblasensymbol auf der Folie: Wenn Sie dieses anklicken und dann die Entfernen-Taste drücken, verschwinden sowohl das Symbol als auch der Texteintrag im Kommentarbereich. Über den Kommentarbereich löschen Sie einen Kommentar, indem Sie das Kreuz in der rechten oberen Ecke des Kommentarfeldes anklicken. Sichtbar ist es nur, wenn Sie mit der Maus über den Kommentar fahren.

Alle Kommentare löschenIst die finale Fassung der Präsentation hergestellt, können Sie entscheiden, ob Sie alle Kommentare, die sich noch in der Präsentation befinden, löschen oder lediglich ausblenden wollen. Entscheiden Sie sich für das Löschen, gehen Sie über den Reiter Überprüfen > Gruppe Kommentare > Löschen > auf Alle Kommentare und Freihandanmerkungen in dieser Präsentation löschen. (Spätestens seit PowerPoint 2019 entfallen in der Bezeichnung die Feihandanmerkungen.)

Kommentarbereich und Markup (=Sprechblasensymbol) anzeigenWollen Sie die Kommentare zur Sicherheit in der Präsentation erhalten, ist das Ausblenden die bessere Wahl. Dann rufen Sie über den Reiter Überprüfen > Gruppe Kommentare die Funktion Kommentare anzeigen auf und entfernen bei Kommentarbereich und Markup anzeigen das Häkchen. Mit Markup ist in diesem Fall übrigens das Sprechblasensymbol auf der Folie gemeint.

Bevor Sie Präsentationen an andere Personen weiterreichen, prüfen Sie unbedingt, ob sich noch ausgeblendete Kommentare in der Präsentation befinden, die nicht für die betreffende Person gedacht sind. In neueren PowerPoint-Versionen können Sie dafür die Dokumentprüfung nutzen, die Sie über Datei > Informationen > Auf Probleme überprüfen > Dokument prüfen finden. In dem erscheinenden Dialogfeld setzen Sie ein Häkchen bei Kommentare.

Kommentare beantworten

Praktisch ist, dass Sie mit anderen Personen in einen Dialog über die Anmerkungen im Kommentarbereich treten können. Sobald Sie einen Kommentar beendet haben, erscheint automatisch ein Textfeld für eine eventuelle Antwort, die ebenfalls wieder beantwortet werden kann. (Siehe dazu den Screenshot bei Kommentare löschen oder ausblenden.)

Präsentation mit Kommentaren ausdrucken

Ansicht der Kommentare bei mehreren Folien auf einer DruckseiteWenn Sie Ihre Präsentation mit Kommentaren ausdrucken wollen, wählen Sie wie immer in den Druckeinstellungen ein Drucklayout. Zusätzlich setzen Sie im selben Auswahlmenü ganz unten ein Häkchen bei Kommentare (und Freihandmarkierungen) drucken. Durch diese Markierung erhöht sich automatisch die Anzahl der Druckseiten, denn nach jeder regulären Seite, die Kommentare enthält, wird eine weitere Seite mit den dazugehörigen Kommentierungen eingefügt. Wählen Sie ein Layout mit mehreren Folien, sieht die Druckseite so aus wie im Screenshot links. Die Kommentare werden also den jeweiligen Folien zugeordnet. Was Sie dem Screenshot auch entnehmen können: Die Kommentare werden im Druck durchnummeriert (entscheidend ist dafür die Reihenfolge ihrer Erstellung) und mit Ihrem Namenskürzel (bei mir np) versehen. Dieses Kürzel findet sich zwecks Zuordnung dann auch (statt des Sprechblasensymbols) auf den ausgedruckten Folien wieder.

Um Papier zu sparen, empfiehlt es sich, ein Drucklayout zu wählen, das mehrere Folien enthält. Je mehr Folien sich auf einer Druckseite befinden, desto kleiner werden aber natürlich auch die Folien mit den durchnummerierten Kommentaren. Beides sollten Sie berücksichtigen, wenn Sie sich für ein Drucklayout entscheiden.

Für diejenigen, die ihre Anmerkungen lieber handschriftlich machen, trotzdem aber digital arbeiten wollen, gibt es die Möglichkeit, dies in der Windows 10- und iOS-App Microsoft Whiteboard zu tun. Wie das geht, erkläre ich im Beitrag Digitale Visualisierungen handschriftlich kommentieren in Microsoft Whiteboard.


Nicola Pridik

Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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