Wie Sie Icons in juristischen PowerPoint-Präsentationen einsetzen können

PowerPoint-Folie mit Icons

Vektorgrafik: ©galaira – shutterstock.com (bearbeitet)

Wer seine juristischen Präsentationen nicht allein mit Textfolien bestreiten will, findet in Icons das perfekte Bildmaterial. Die stark vereinfachten Motive stehen zu unzähligen Themen zur Verfügung, sind flexibel einsetzbar, können farblich an das eigene Corporate Design angepasst werden und ermöglichen eine optisch ansprechende und zugleich seriöse Darstellung der Inhalte. Zudem erfüllen sie eine für juristische Visualisierungen besonders wichtige Voraussetzung: Sie lassen sich wunderbar mit Text kombinieren. Wie Sie Ihre Inhalte ganz konkret mit Icons visualisieren können, möchte ich Ihnen in diesem Beitrag anhand einiger Folienbeispiele aus dem Datenschutzrecht zeigen.

Die Beispiele stammen fast alle – teils in abgewandelter Form – aus einer Foliensammlung zum Datenschutzrecht, die ich für die Webmasters Akademie Nürnberg erstellt habe. Sie basieren auf Textfolien von Rechtsanwalt Michael Rohrlich, der demnächst an der Akademie Interessierte zu Datenschutzbeauftragten ausbilden wird.

Wo Sie Icons herbekommen und auf was Sie beim Erwerb in technischer und gestalterischer Hinsicht achten sollten, erfahren Sie im Beitrag Icons für Ihre Präsentationen und Schaubilder in PowerPoint.

Visualisieren Sie zentrale Begriffe mit Icons

Besonders dann, wenn Sie systematisch in ein Rechtsgebiet oder Thema einführen und/oder mehrfach in Folge zu einem Thema  vortragen, ist es ratsam, über ein visuelles Grundvokabular für Ihre Präsentation(en) nachzudenken: Sammeln Sie (Fach-)Begriffe, die in Ihren Vorträgen oder Seminaren häufig vorkommen, und überlegen Sie sich dazu passende Bildmotive in Form von Icons.

Tipp: Sie können Ihre visuellen Vokabeln auch als Bildkartei anlegen. Der Beitrag Zeichnen üben mit Bild-Karteikarten kann Ihnen dafür als Anregung dienen, auch wenn es hier um handgezeichnete Icons geht.

In der Präsentation zum Datenschutzrecht galt es z. B., Icons für die europäischen Datenschutzprinzipien zu finden. Hier eine Auswahl:

Vier europäische Datenschutzgrundsätze und dazu passende Icons

Insbesondere bei juristischen Fachbegriffen kann die Suche nach passenden Icons schnell zur Herausforderung werden. Auf der anderen Seite haben Icons aber auch einen großen Vorteil: Sie können fast immer symbolisch für ein ganzes Bündel an Begriffen stehen und erhalten ihre konkrete Bedeutung erst in dem Zusammenhang, in dem sie verwendet werden. Die Icons für die Datenschutzprinzipien sind ein gutes Beispiel dafür: Wahrscheinlich habe sie alle auch schon in ganz anderen Kontexten gesehen. Sie haben als Verwender(in) also die Deutungshoheit, was Ihnen eine gewisse Flexibilität verschafft. Dennoch dürfen Sie nicht aus den Augen verlieren, dass Sie Icons nicht allein deshalb einsetzen, um Ihre Textfolien ein bisschen aufzuhübschen. Das Ziel ist vielmehr, Ihre Inhalte einprägsam, anschaulich und verständlich zu vermitteln. Wenn Sie Ihren Icons eine Bedeutung zuweisen, sollten Sie deshalb drei Dinge beachten:

  1. Verwenden Sie nur Icons, die beim Betrachter eine Assoziation hervorrufen, die zu Ihrer Deutung passt.
  2. Machen Sie mittels Text transparent, mit welcher Bedeutung Sie Icons verwenden.
  3. Verwenden Sie einmal eingeführte Icons konsequent mit derselben Bedeutung.

Bei zentralen Fachbegriffen Ihres Themas oder Rechtsgebietes bietet es sich an, das gewählte Icon gleich zusammen mit der Definition des Begriffs einzuführen. Für das Prinzip der Zweckbindung im Datenschutzrecht kann das z. B. so ausssehen:

PowerPoint-Folie: Definition des Prinzips der Zweckbindung mit Zielscheiben-Icon

Kombinieren Sie Icons mit Text

Natürlich präsentieren Sie nicht alle Fachbegriffe in dieser prominenten Form mit einer Definition. Trotzdem muss stets erkennbar sein, für welche abstrakten Inhalte Ihre Icons stehen. Icons sind deshalb auf allen Folien in der Regel Bestandteil einer Text-Bild-Kombination. In dieser Kombination erklärt der Text das Bild und das Bild veranschaulicht den Text. Genau das mag unser Gehirn und merkt sich die so vermittelten Inhalte deshalb besonders gut. Es gibt zwar diverse Icons, die uns so vertraut sind, dass wir aus dem Kontext schnell auf eine mögliche symbolische Deutung schließen können. Dennoch ist es ratsam, auch in diesen Fällen nicht auf den Text zu verzichten, denn Präsentationsfolien sollen dem Publikum keine Rätsel aufgeben und zu Mutmaßungen führen, sondern Klarheit schaffen und zum Verständnis beitragen.

Anders als man vielleicht meinen könnte, beschränkt sich das Bild in der Text-Bild-Kombination nicht nur darauf, eine nette Zugabe fürs Auge zu sein. Es kann auch zur Begriffsklärung beitragen. Das Mülleimer-Icon zur Visualisierung des Prinzips der Speicherbegrenzung ist dafür ein gutes Beispiel:

Prinzip der Speicherbegrenzung, visualisiert mit Mülltonnen-Icon

Wer das Wort Speicherbegrenzung zum ersten Mal hört oder liest, wird wahrscheinlich überlegen müssen, was damit wohl gemeint ist. Das Icon weist hier den Weg: Es geht darum, dass Daten gelöscht („entsorgt“) werden müssen, sobald sie für den Zweck, zu dem sie erhoben wurden, nicht mehr gebraucht werden.

Ohne Text kommen Icons nur dann aus, wenn sie in ihrer ikonischen Bedeutung verwendet werden: Meinen Sie tatsächlich eine Mülltonne, wenn Sie das Mülltonnen-Icon verwenden, müssen Sie also nicht das Wort Mülltonne an das Icon schreiben, denn der Betrachter sieht, dass es sich um eine solche handelt. Ist die sichtbare Bedeutung allerdings nicht eindeutig, steht sie nur stellvertretend für verschiedene Dinge oder wollen Sie sie präzisieren und um ein nicht sichtbares Detail ergänzen, ist eine Beschriftung durchaus zu empfehlen. Auf der folgenden Folie war der Text z. B. erforderlich, um zu verdeutlichen, dass hier jeweils nur die private Tätigkeit gemeint ist und die Icons für die sozialen Netzwerke nur stellvertretend für alle sozialen Netzwerke stehen. Zudem waren die Anschriftenverzeichnisse nicht ohne Weiteres als solche zu erkennen.  Bei der Person am Computer erübrigt sich dagegen ein ergänzender Text, denn das Icon steht genau dafür, was man sieht: eine Person am Computer.

PowerPoint-Folie: Ausschließlich persönliche oder familiäre Tätigkeit

Kombinieren Sie Icons mit anderen Icons

Um komplexe Begriffe zu visualisieren, Begriffe zu erklären oder Begriffe zu anderen Begriffen in Beziehung zu setzen, können und sollten Sie Icons miteinander kombinieren.

Komplexe Begriffe visualisieren

Im Recht bezeichnen Fachbegriffe häufig einen sehr komplexen Inhalt, mit dessen Darstellung ein Icon allein überfordert ist. Dann heißt es zu überlegen, ob und inwiefern Sie zwei oder mehr Icons kombinieren können, um der anvisierten Bedeutung näherzukommen. Um den Begriff der personenbezogenen Daten (und der betroffenen Person) zu visualisieren, habe ich z. B. ein Person-Icon mit Info-Zeichen und Pfeilen kombiniert:

PowerPoint-Folie: Definition personenbezogene Daten

Weder das Person-Icon noch die Info-Zeichen hätten allein den Inhalt transportieren können, selbst wenn ich mich auf meine Deutungshoheit berufen hätte. Sie hätten es schlichtweg nicht geschafft, eine passende Assoziation beim Betrachter hervorzurufen.

Begriffe visuell erklären

Ein weiterer Grund für eine Kombination von Icons zur Visualisierung komplexer Begriffe kann sein, dass Sie mit der Visualisierung nicht nur eine Assoziation hervorrufen, sondern den Begriff außerdem erklären wollen. Soll beispielsweise der Begriff der Datenverschlüsselung eingeführt werden, könnte man sich – ähnlich wie bei der Zweckbindung – auf ein Icon beschränken, nämlich in diesem Fall den Schlüssel. Man könnte aber auch eine Kombination aus Icons wählen, um zu zeigen, was bei der Datenverschlüsselung passiert: Lesbares wird mithilfe eines geheimen Schlüssels in Unleserliches verwandelt, welches wiederum nur mithilfe des Schlüssels wieder lesbar gemacht werden kann.

Datenverschlüsselung mit Icons visualisiert: links eine lesbare Textseite, rechts ein unlesbare Textseite, dazwischen ein Doppelpfeil und ein Schlüssel

Haben Sie einen Begriff auf diese erklärende Weise eingeführt, kann es natürlich schwierig werden, die Iconkombination konsequent in der Präsentation zur Visualisierung des Begriffs einzusetzen, denn das erfordert viel zu viel Platz. Eine Lösung kann sein, die Kombination am Ende doch wieder auf ein Icon zu reduzieren, womit wir im Beispiel der Datenverschlüsselung wieder beim Schlüssel wären. Ihr Publikum weiß nun aber, wofür der Schlüssel steht, weil es das erklärende Bild vor Augen hat.

Eine ähnliche Reduzierung können und sollten Sie aus Platzgründen auch für andere Iconkombinationen in Erwägung ziehen. So können Sie die personenbezogenen Daten nach der Einführung in der oben gezeigten Iconkombination auch nur noch mit den Info-Zeichen visualisieren, weil der Betrachter diese aus der obigen Kombination kennt und mit der gewünschten Bedeutung verbindet (siehe dazu die Beispiele im übernächsten Bild).

Um die betroffene Person zu visualisieren, also die Person, auf die sich die personenbezogenen Daten beziehen,  genügt das Person-Icon mit einem einzelnen Info-Icon:

Zwei Varianten, die betroffene Person zu visualisieren

Mein Hinweis von oben, dass Sie Icons konsequent in derselben Bedeutung verwenden sollten, ist also nicht so zu verstehen, dass Sie stets haargenau dasselbe Bild verwenden müssen. Sie dürfen Iconkombinationen im Laufe Ihrer Präsentation durchaus erweitern und auch wieder reduzieren. Wichtig ist nur, dass die Bedeutung dieselbe bleibt bzw. Sie kenntlich machen, wenn Sie dasselbe Icon in unterschiedlicher Bedeutung verwenden (manchmal lässt sich das leider nicht vermeiden).

Begriffe aufeinander beziehen

Wenn Sie in einer Präsentation die Kernbegriffe Ihres Themas konsequent mit Icons visualisieren, kommen Sie nicht umhin, sie zu anderen Begriffen in Beziehung zu setzen. Dabei entstehen häufig neue Iconkombinationen, wie das folgende Beispiel zeigt:

Risiko für personenbezogene Daten und Schutz personenbezogener Daten mit Icons visualisiert

Das Schöne ist, dass sich die Bilder nicht nur auf den Folien verbinden, sondern auch in den Köpfen der Betrachter. Das Thema erschließt sich ihnen so nach und nach wie ein aus Einzelteilen zusammengesetztes Puzzle, in dem ein Teil ins andere greift und alle Teile zusammen ein großes Ganzes ergeben.

Beim Schutz personenbezogener Daten werden Sie nun vielleicht einwenden, dass sich dieser Begriff viel einfacher mit einem Vorhängeschloss visualisieren ließe, das als Datenschutz-Icon allgemein bekannt ist. Das ist richtig, allerdings nur dann, wenn Sie über irgendein Thema sprechen und dabei auch auf den Datenschutz zu sprechen kommen, das Icon also lediglich die Assoziation „Datenschutz“ hervorrufen soll. Wenn Sie dagegen einen Vortrag zum Datenschutzrecht halten, müssen Sie bei der Auswahl der Iconmotive sehr viel differenzierter vorgehen, denn hier ist der Datenschutz lediglich ein Oberbegriff, der alles und zugleich nichts Konkretes bezeichnet. Sie können das Vorhängeschloss natürlich trotzdem verwenden, müssen sich dann aber entscheiden, für was genau es stehen soll.

Die Auswahl von Iconmotiven ist also auch vom inhaltlichen Kontext Ihrer Präsentation abhängig. Je tiefer Sie in ein Thema einsteigen bzw. je stärker Sie inhaltlich differenzieren, desto mehr müssen sich die Icon-Motive an der tatsächlichen Bedeutung der visualisierten Begriffe orientieren.

Visualisieren Sie Listen

Wenn Sie bisher ausschließlich mit Textfolien gearbeitet haben, finden sich auf diesen wahrscheinlich diverse Listen. Auch diese können Sie mithilfe von Icons anschaulicher gestalten. Idealerweise beschränken Sie sich hier bei der textlichen Darstellung auf Stichpunkte, auch wenn das aufgrund der komplexen Inhalte häufig nicht ganz einfach ist. Details sind jedenfalls dem mündlichen Vortrag vorbehalten. Sie würden die Folien sonst überladen und Ihr Publikum ablenken, denn niemand kann Folien lesen und gleichzeitig einem Vortrag zuhören.

Die Bilder wiederum müssen nicht zwingend den gesamten Text visualisieren. Je nach Kontext kann es auch genügen, dass sie die gewünschte Assoziation hervorrufen. In dem folgenden Beispiel einer visualisierten Liste tauchen beispielsweise Icons auf, die Sie schon von oben kennen. Genau dieser Wiedererkennungseffekt ist ein Vorteil der Visualisierung, denn er hilft, die Inhalte aufzunehmen und Zusammenhänge zu bereits bekannten Inhalten herzustellen.

PowerPoint-Folie: Pflichtinhalte des Verarbeitungsverzeichnisses (1)

Vielleicht ist Ihnen aufgefallen, dass die Zielscheibe oben für das Prinzip der Zweckbindung stand, während sie in der Liste die Zwecke der Datenverarbeitung visualisiert. Ist das noch dieselbe Bedeutung? Formal betrachtet nicht, denn das Prinzip ist nicht identisch mit den Zwecken. Dass die Zwecke der Datenverarbeitung im Verarbeitungsverzeichnis aufgeführt werden müssen, ist aber Ausdruck des Prinzips der Zweckbindung, deshalb passt das Icon aus der obigen Definition nicht nur, sondern sollte sogar in der Liste verwendet werden. Gerade an solchen Stellen können Bilder nämlich helfen, Verknüpfungen in den Köpfen herzustellen, die für das Verständnis wichtig sind.

Da Bilder Platz brauchen und der Text nicht zu breit laufen sollte, bietet sich meist an, die Listenpunkte nebeneinander anzuordnen. Auf der anderen Seite dürfen die Spalten allerdings auch nicht zu schmal werden, damit der Text lesbar bleibt. Bei der Folie oben ist mit den fünf Spalten auf jeden Fall die Schmerzgrenze erreicht. Haben Sie mehr Listenpunkte, müssen diese auf zwei Folien verteilt werden.

Bei wenigen Listenpunkten sind Sie bei der Anordnung von Bild und Text etwas flexibler. So können Sie auf 16:9-Folien z. B. auch diese Anordnung wählen:

PowerPoint-Folie: Ausnahmen vom sachlichen Anwendungsbereich

Ganz gut macht es sich auch, statt eckiger Formen Kreise einzusetzen:

PowerPoint-Folie: Einholen der Einwilligung durch vorformulierten Text

Weitere Anregungen zur Visualisierung von Listen finden Sie im Beitrag 7 Visualisierungsideen gegen Textfolien mit Aufzählungspunkten.

Verwenden Sie Icons in Schaubildern

Icons eignen sich darüber hinaus sehr gut, um Inhalte in Schaubildern zu visualisieren. Mit Schaubildern können Sie nicht nur dafür sorgen, dass Begriffsnetze in den Köpfen Ihrer Zuhörer entstehen, sondern außerdem Zusammenhänge und Strukturen sichtbar machen, denn die Text-Bild-Kombinationen werden hier nicht nur lose aneinandergereiht wie bei Listen, sondern mit Pfeilen, Linien oder auf andere Weise miteinander verbunden und aufeinander bezogen. Auf Präsentationsfolien sind Schaubilder aufgrund des begrenzten Platzes stets sehr einfach gestrickt. Dazu nachfolgend zwei Beispiele. Die erste Folie ordnet die Folgen von Datenschutzverstößen den Akteuren zu:

PowerPoint-Folie: Welche Folgen können Datenschutzverstöße haben?

Bei der zweiten Folie bot sich die Tabelle an, um einen Vorher-nachher-Vergleich zu visualisieren:

PowerPoint-Folie: Was sich durch die DSGVO geändert hat

Erstellen Sie Szenen aus Icons

Schließlich können Sie bewusst die ikonische Bedeutung von Icons nutzen und kleine Szenen auf Ihren Folien nachbauen. Dabei können die Szenen natürlich auch Metaphern sein. Wenn Sie sich in Iconsammlungen umschauen, werden Sie diverse Icons finden, die dafür besonders geeignet sind. Manchmal werden die Szenen sogar gleich im Ganzen mitgeliefert. Das Bildmaterial geht hier teilweise weit über das hinaus, was man üblicherweise unter dem Begriff Icons versteht. Ein Klassiker für ein „szenengeeignetes“ Icon ist die Hand auf dem leeren Display. Hier ruft das Display geradezu danach, mit Inhalten gefüllt zu werden, die online anzuklicken sind. Im folgenden Beispiel ist es der digitale Auftragsverarbeitungsvertrag, der per Klick geschlossen wird:

PowerPoint-Folie: Auftragsverarbeitungsvertrag in der Praxis

Auch die folgende Folie ist ein solche Szene. Hier geht es um die Arbeitsumgebung und Ressourcen des Datenschutzbeauftragten. Es ist ein Beispiel, in dem die Szene den Rahmen bietet, um eine Liste zu visualisieren. Die Iconmotive werden hier teils mit ikonischer und teils mit symbolischer Bedeutung verwendet.

PowerPoint-Folie: Arbeitsumgebung und Ressourcen des Datenschutzbeauftragten

Bei vielen Szenen wird ein großer Teil der Wirkung dadurch erzielt, dass Sie räumliche Tiefe auf Ihren Folien erzeugen. Auch beim Datenschutzbeauftragten in seinem Arbeitsbereich ist das so. Was dafür zu tun ist, lesen Sie im Beitrag So erzeugen Sie räumliche Tiefe auf Ihren PowerPoint-Folien.

Zusammenfassung

Icons sind in juristischen Präsentationen in vielfältiger Weise einsetzbar. Ausgangspunkt sind stets Bildmotive für zentrale Begriffe Ihres Themas, für die Sie passende Icons suchen. Die Icons kombinieren Sie dann auf Ihren Folien mit Text und anderen Icons. Dabei sollten Sie sich von der Vorstellung lösen, dass Icons stets klein und unscheinbar sind. Geben Sie ihnen ruhig viel Raum und erzählen Sie Geschichten mit Ihnen. Das macht nicht nur Spaß, sondern schafft auch Bilder und Begriffsnetze in den Köpfen Ihres Publikums, die fürs Verständnis wichtig sind und überdies dafür sorgen, dass Ihr Vortrag in Erinnerung bleibt.


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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