Folienmaster und Layouts in PowerPoint: das 3-Ebenen-Prinzip verstehen

Dass es in PowerPoint einen Folienmaster gibt, wissen die meisten. Doch wie nutzt man diesen sinnvoll? Und wie kommen diese – mal willkommenen, mal störenden – Platzhalter auf die Folie? Muss man die nutzen oder kann man sie auch löschen? Der folgende Artikel bringt Licht ins Dunkel der drei Arbeitsebenen in PowerPoint: den Folienmaster, die Layouts und die Folie. Wenn Sie das 3-Ebenen-Prinzip verstehen, ist viel gewonnen, weil Sie sich viele offene Fragen bei der Erstellung von Präsentationen in der Folge selbst beantworten können. Sie werden sehen.

Die folgenden Ausführungen beziehen sich auf die PowerPoint-Version 2013 für Windows.

Das 3-Ebenen-Prinzip

Die Funktionsweise des Folienmasters und der Layouts in PowerPoint wird sich Ihnen leicht erschließen, wenn Sie sich folgendes 3-Ebenen-Modell einprägen:

ppt-prinzip-3-ebenen-folienmaster

Der Folienmaster bildet die 1. Ebene. Darüber liegen verschiedene Layouts auf der 2. Ebene. Die 3. Ebene ist die Folie, die Sie mit Inhalt füllen, um sie zu projizieren. Für das Verständnis des 3-Ebenen-Prinzips besonders wichtig: Die einzelnen Ebenen sind durchsichtig. Änderungen auf den unteren Ebenen wirken sich also auf die darüberliegenden Ebenen aus – sie scheinen bis auf die Folie durch.

Im Folgenden werde ich Ihnen die einzelnen Ebenen näher vorstellen: Was ist ihre Funktion? Wie gelangen Sie dorthin? Und welche Möglichkeiten der Bearbeitung gibt es?

Ebene 1: Folienmaster

Funktion

Der Folienmaster hilft, der Präsentation ein einheitliches Erscheinungsbild zu verleihen. So legen Sie hier z. B. fest, welche Schriftart Sie in Ihrer Präsentation verwenden wollen, bestimmen die Größe der Folientitel und platzieren sie an der gewünschten Stelle, fügen ggf. Ihr Logo ein und nehmen eine Grundgestaltung der Folie vor. In meinem Beispiel habe ich eine Hintergrundfarbe eingerichtet und einen dunkelgrünen Streifen als Gestaltungselement an den linken Folienrand gesetzt.

Alles, was Sie auf dem Folienmaster einstellen bzw. verändern, wirkt sich auf alle darüberliegenden Layouts und auf die Folie aus:

ppt-prinzip-3-ebenen-gestaltung-folienmaster

Für Sie heißt das umgekehrt: Gibt es auf Ihrer Folie Elemente, die Sie nicht markieren und bearbeiten können, liegen diese auf einer der unteren beiden Ebenen. In meinem Beispiel kann der grüne Streifen nur auf dem Folienmaster bearbeitet, verschoben und gelöscht werden.

Der Einfluss der Mastereinstellungen auf die gesamte Präsentation hat für Sie den Vorteil, dass Sie Grundeinstellungen für alle Folien an einer Stelle ändern können. Haben Sie z. B. schon 30 Folien erstellt und wollen Sie nun die Folientitel doch noch 1 cm weiter nach rechts schieben, müssen Sie nur den Folienmaster öffnen und die Änderung vornehmen. Würden Sie sich nicht um den Folienmaster kümmern, müssten Sie jede einzelne Folie ändern.

Der Folienmaster für sich genommen berücksichtigt noch nicht, dass Sie in Ihrer Präsentation verschiedene Folienarten verwenden, die sich in ihrem Aussehen unterscheiden. Zum Beispiel sieht die Titelfolie in aller Regel anders aus als die Inhaltsfolien. Diese Differenzierungen nehmen Sie erst auf der Layoutebene vor. Auf der Ebene des Folienmasters geht es nur um die Foliengestaltung, Formate und Einstellungen, die Sie als Grundprinzip für die gesamte Präsentation festlegen wollen, wobei sie von diesem Grundprinzip auf den anderen Ebenen auch abweichen können.

Tipp: Löschen Sie keine Elemente auf dem Folienmaster, weil dies bei der Gestaltung der Layouts u. U. zu Folgeproblemen führt.

Folienmaster aufrufen

Den Folienmaster öffnen Sie über Ansicht > Masteransicht > Folienmaster. Scrollen Sie im linken Vorschaufenster ganz nach oben. Nur die große Folie, die Sie hier sehen, ist Ihr Folienmaster und im Modell die 1. Ebene. Die Folien darunter sind die Layouts der 2. Ebene. Wählen Sie die Vorschaufolie aus, haben Sie sie groß vor sich und können sie bearbeiten. Fügen Sie hier am Rand den grünen Streifen ein und legen Sie eine grüne Hintergrundfarbe fest, hat dies Auswirkungen auf alle Layoutfolien, die Sie unter der großen Folien sehen:

Folienmaster und Layoutfolien

Folienmaster bearbeiten

Wenn Sie den Folienmaster geöffnet haben (Ansicht > Masteransicht > Folienmaster) sehen Sie in Ihrer Menüleiste einen neuen Reiter Folienmaster, auf dem Sie Funktionen zur Bearbeitung desselben finden:

screenshot-ppt-folienmaster-bearbeiten

  • Über die Schaltfläche Masterlayout legen Sie fest, welche Platzhalter sich auf dem Folienmaster befinden. Die Funktion wird vor allem dann interessant, wenn Sie einen Platzhalter irrtümlich gelöscht haben und ihn nun zurückhaben wollen. Standardmäßig sind alle Platzhalter, die auf dem Folienmaster platziert werden können, sichtbar.
  • Über die Schaltfläche Farben können Sie ein Farbschema für Ihre Präsentation auswählen oder sich selbst zusammenstellen. Die Farben, die Sie hier auswählen, werden dann mit den jeweiligen Abstufungen automatisch angezeigt, wenn Sie künftig bei der Bearbeitung Ihrer Präsentation z. B. eine Schrift-, Füll- oder Rahmenfarbe auswählen wollen und das entsprechende Auswahlmenü öffnen. Außerdem hat das Farbschema Einfluss darauf, in welchen Farben Ihnen von PowerPoint Gestaltungsvorschläge für Diagramme, Tabellen usw. angeboten werden.
  • Über Schriftarten legen Sie die Schriftart(en) für die gesamte Präsentation fest. Die Einstellung gilt sowohl für die Platzhalter auf dem Folienmaster und den Layouts als auch für Textfelder, die Sie über Einfügen > Textfeld auf der Folie platzieren. Formatierungen von Text in Platzhaltern wie Größe, Farbe, Fettdruck und Listenpunkte lassen sich dagegen verändern, wenn Sie den Cursor in den betreffenden Platzhalter setzen und dann über Start > Schriftart bzw. Absatz die gewünschten Einstellungen vornehmen. Ihre Formatierungen auf dem Folienmaster wirken sich auf die Platzhalter der Layouts auf der 2. Ebene aus, können aber für das jeweilige Layout noch geändert werden.
  • Platzieren Sie den Platzhalter für den Folientitel an der Stelle, an der die Folientitel in Ihrer Präsentation in der Regel erscheinen sollen.
  • Über die Schaltfläche Effekte nehmen Sie Einfluss darauf, wie Formen und Linien standardmäßig aussehen sollen.
  • Schließlich können Sie über Hintergrundformate die Hintergrundfarbe Ihrer Folien verändern. Klicken Sie in dem erscheinenden Menü auf Hintergrund formatieren, dann haben Sie weitere Wahlmöglichkeiten.
  • Ihr Logo fügen Sie über Einfügen > Bilder in die Präsentation ein.
  • Schließlich gibt es noch die Platzhalter Foliennummer, Fußzeile und Datum. Diese unterscheiden sich insofern von den anderen Platzhaltern, als sie sich automatisch mit Inhalt füllen sollen. Die dafür nötigen Einstellungen nehmen Sie über Einfügen > Kopf- und Fußzeile vor. Anschließend bestätigen Sie Ihre Eingabe mit Übernehmen (gedanklich ergänzen: für diesen Folienmaster). Für alle übernehmen wird dagegen interessant, wenn Sie eine Präsentation mit mehreren Folienmastern haben. Wenn Sie wollen, können Sie die genannten Platzhalter auch an eine andere Stelle auf dem Folienmaster verschieben. Zur Formatierung der Platzhalter markieren Sie diese und bearbeiten sie mit den Funktionen, die über den Reiter Start zu erreichen sind.

Ebene 2: Layouts

Funktion

screenshot-ppt-gestaltung-layoutsAuf der 2. Ebene legen Sie fest, wie Folien mit Inhalten gleicher Art aussehen sollen (z. B. Titelfolie, Folien mit Bild und Text, Folien nur mit Bild). Dies tun Sie, indem Sie die Einstellungen, die Sie auf der Folienmaster-Ebene vorgenommen haben, für Folien mit Inhalten gleicher Art beibehalten oder abändern, und zwar in Bezug auf das Foliendesign und auf Platzhalter für Inhalte und deren Anordnung. Dabei sind Sie nicht auf die Platzhalter des Folienmasters beschränkt, wie Sie den verschiedenen vorgegebenen Layouts entnehmen können. In dem Beispiel links habe ich die Layouts Titelfolie, Nur Titel und Leer eingerichtet.

Mir persönlich reichen die erwähnten drei Layouts in der Regel. Da ich die Folieninhalte direkt in PowerPoint visualisiere, also in Schaubilder aus Text, Icons, Formen und Linien verwandle, empfinde ich Layouts mit mehr Platzhaltern eher als Eingriff in meine Gestaltungsfreiheit und weniger als Hilfe. Ich muss dann allerdings bei der Erstellung der Präsentation auch gezielt ein Auge auf das einheitliche Erscheinungsbild haben.

Layouts zur Bearbeitung aufrufen

Die Layouts sind jeweils fest mit einem Folienmaster verknüpft. Sie erreichen sie deshalb auch auf demselben Weg wie den Folienmaster, und zwar über Ansicht > Masteransicht > Folienmaster. In dem Vorschaufenster links befindet sich ganz oben (groß) der Folienmaster und darunter die Layouts. Wenn Sie mit der Maus über die kleinen Vorschaufolien fahren, wird Ihnen angezeigt, wie das jeweilige Layout heißt. Sie können die Layoutfolien einzeln aufrufen und bearbeiten.

Layouts zur Nutzung aufrufen

screenshot-ppt-layout-zuweisenWenn Sie in der Normalansicht Ihre Präsentation erstellen, beginnen Sie die Arbeit an einer Folie immer damit, dass Sie ihr über Start > Folien > Layout ein Folienlayout zuweisen. Oder Sie fügen direkt eine Folie mit einem bestimmten Layout ein (Start > Folien > Neue Folie). Jede Folie hat ein Layout, auch wenn sie komplett leer ist. Wenn Sie das Layout nicht selbst zuweisen, macht PowerPoint es für Sie. Um welches Layout es sich handelt, sehen Sie, wenn Sie das Layoutmenü (siehe Screenshot links) aufrufen.

Tipp: Sehen Sie Platzhalter auf ihrer Folie, die Sie dort nicht haben wollen, wechseln Sie entweder das Layout oder bearbeiten Sie das aktuelle.

Layouts bearbeiten

Um Layouts zu verändern, werfen Sie am besten zuerst wieder einen Blick auf die Menüleiste, die Ihnen der Reiter Folienmaster anbietet (dieser erscheint, wenn Sie den Folienmaster über Ansicht > Masteransicht > Folienmaster geöffnet haben). Wenn Sie erst den Folienmaster aufrufen und dann eine der Layoutfolien, sehen Sie, dass bei den Layouts in der Menüleiste andere Funktion aktiv sind:

screenshot-ppt-layouts-bearbeiten

  • Die Schaltfläche Masterlayout ist nicht aktiv, weil diese nur auf dem Folienmaster eingerichtet werden kann.
  • Auf den Layoutfolien können Sie stattdessen Platzhalter verschiedener Art einfügen und entscheiden, ob das jeweilige Layout einen Folientitel und eine Fußzeile haben soll. Die Platzhalter fügen Sie in der gleichen Weise ein wie ein Textfeld oder eine Form auf der Folie. Sie ziehen den Platzhalter auf, passen ihn in der Größe an und formatieren ihn ggf. über die Funktionen des Reiters Start.
  • Wenn Elemente, die auf dem Folienmaster liegen, auf einer Layoutfolie nicht erscheinen sollen, klicken Sie in der Menüleiste auf Hintergrundgrafiken ausblenden. Diese Funktion ist nützlich und erhöht die Flexibilität bei der Gestaltung der Layouts. Leider funktioniert sie jedoch nach dem Prinzip Alles oder Nichts. Sie können also nicht einzelne Elemente des Folienmasters ausblenden und andere beibehalten. Das Element, das Sie beibehalten wollen, müssen Sie folglich vom Folienmaster auf die Layoutfolie kopieren, damit es erscheint.
  • Formatierungen von Text in Platzhaltern wie Größe, Farbe, Fettdruck und Listenpunkte ändern Sie, indem Sie den Cursor in den betreffenden Platzhalter setzen und dann über Start > Schriftart bzw. Absatz die gewünschten Einstellungen vornehmen.

Wichtig: Ändern Sie auf einer Layoutfolie eine Einstellung, die Sie auf dem Folienmaster vorgenommen haben (oder die von vornherein dort eingerichtet war), haben künftige Änderungen dieser Einstellung auf dem Folienmaster keine Auswirkung mehr auf das entsprechende Layout.

Dazu ein Beispiel: Auf dem Folienmaster haben Sie festgelegt, dass die Folientitel rot sein sollen. Ändern Sie nun auf einer Layoutfolie die Farbe des Folientitels in schwarz, bleibt der Titel schwarz, auch wenn Sie die Farbe auf dem Folienmaster von rot in dunkelgrau ändern. Um den Titel des besagten Layouts auch dunkelgrau zu bekommen und die Layoutfolie in dieser Hinsicht wieder an den Folienmaster anzudocken, müssen Sie den Platzhalter für den Folientitel auf der Layoutfolie löschen und dann über Folienmaster > Masterlayout > Titel den Titel neu einfügen.

Ebene 3: Folie

Die 3. Ebene ist Ihnen vertraut, wenn Sie mit PowerPoint arbeiten, deshalb beschränke ich mich hier auf Hinweise mit Bezug zum 3-Ebenen-Modell:

Auf der Folienebene (in der Normalansicht), fügen Sie Ihre Inhalte in die Präsentation ein: Dafür nutzen Sie entweder die Platzhalter der verschiedenen Layouts, die automatisch auf der Folie erscheinen, wenn das jeweilige Layout es vorsieht, oder Sie wählen das Layout Leer oder Nur Titel, um Text, Formen, Linien und Bilder ohne Verwendung von Platzhaltern auf die Folie zu bringen.

screenshot-ppt-hintergrundgrafiken-ausblendenWie schon auf der Layoutebene können Sie auch hier die Hintergrundgrafiken ausblenden (Klick mit der rechten Maustaste auf die Folie > Hintergrund formatieren > Hintergrundgrafiken ausblenden). Auf der Folienebene bezieht sich die Funktion allerdings nicht nur auf Grafiken, die auf dem Folienmaster liegen, sondern auch auf Grafiken, die Sie auf den Layoutfolien platziert haben. Sie haben also die Möglichkeit, Folien desselben Layouts im Einzelfall anders zu gestalten.

Ein weiterer Hinweis, den Sie in leicht abgewandelter Form schon von der Layoutebene kennen: Wenn Sie auf der Folie etwas ändern, das auf dem Folienmaster oder der Layoutfolie eingestellt wurde (oder von vornherein so eingerichtet war), entkoppeln Sie diese Folie damit in dieser Hinsicht von den beiden Ebenen.

Auch hier nochmals das Folientitel-Beispiel: Auf dem Folienmaster oder der Layoutfolie haben Sie festgelegt, dass die Folientitel (bei diesem Layout) rot sein sollen. Ändern Sie nun auf einer Folie die Farbe des Folientitels in schwarz, bleibt der Titel schwarz, auch wenn Sie die Farbe auf dem Folienmaster oder der zugrunde liegenden Layoutfolie von rot in dunkelgrau ändern. Um den Folientitel auf besagter Folie auch dunkelgrau zu bekommen und die Folie in dieser Hinsicht wieder an den Folienmaster und/oder die Layoutfolie anzudocken, müssen Sie den Platzhalter für den Folientitel auf der Folie löschen und über Start > FolienLayout das Layout neu zuweisen. Unter Umständen hilft Ihnen das Programm, indem es den Platzhalter sofort in der richtigen Farbe anzeigt, nachdem Sie den Folientitel mit der „falschen“ Farbe gelöscht haben.

Tipp: Einstellungen, die das Foliendesign und die Platzhalter betreffen, sollten Sie nicht auf der Folienebene ändern, weil dies ein großes Formatierungschaos zur Folge haben kann, in dem Sie nur noch mit viel Aufwand kontrollieren können, ob Änderungen auf dem Folienmaster oder den Layoutfolien tatsächlich auf allen Folien übernommen wurden. Beschränken Sie sich auf der Folienebene also wirklich auf Ihre Inhalte und formatieren Sie nur Elemente, die Sie auf der Folienebene in die Präsentation einfügen. Fühlen Sie sich von Platzhaltern gestört, löschen Sie diese nicht, sondern entscheiden Sie sich für ein anderes Folienlayout (Start > Folien > Layout).

Nochmal zusammengefasst

  • Alle Einstellungen, die das Erscheinungsbild Ihrer Präsentation betreffen, legen Sie auf dem Folienmaster fest und passen sie für die verschiedenen Folienarten auf der Layoutebene an.
  • Auf der Folienebene konzentrieren Sie sich dagegen auf die Inhalte Ihrer Präsentation. Sie formatieren folglich nur Elemente, die Sie auf dieser Ebene eingefügt haben.
  • Änderungen auf den unteren Ebenen wirken sich normalerweise auf die darüberliegenden Ebenen aus (durchsichtige Ebenen). Von dieser Regel gibt es zwei Ausnahmen: 1. Über die Funktion Hintergrundgrafiken ausblenden können Sie verhindern, dass eingefügte Grafiken auf der oder den oberen Ebenen erscheinen. 2. Wenn Sie Einstellungen, die Sie auf dem Folienmaster vorgenommen haben oder die von vornherein dort eingerichtet waren, auf der Layout- oder Folienebene ändern, entkoppeln Sie die betreffende (Layout-)Folie in Bezug auf diese Einstellung von der darunterliegenden Ebene. Entsprechendes gilt für Einstellungen auf Layoutfolien, die Sie auf der Folienebene ändern.

Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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