7 Dinge, die Sie über barrierefreie PowerPoint-Folien wissen sollten

Barrierefreie Folien machen richtig Arbeit. So viel steht fest. Die gute Nachricht ist aber: Der Anspruch der Barrierefreiheit ist zugleich das Beste, was Ihren Vorträgen und Folien passieren kann. Sie haben nämlich endlich einen guten Grund, sich mehr Zeit für beides zu nehmen und Dinge zu verbessern. Sollte das noch nicht reichen als Motivation, das Thema anzugehen, finden Sie im Beitrag weitere Wegweiser und Argumente.

Um es gleich vorwegzunehmen: Ich bin keine Expertin für Barrierefreiheit und strebe auch nicht an, es zu werden. Mein Arbeitsschwerpunkt liegt woanders. Ich visualisiere Recht. Das ist Lebensaufgabe genug. Ich kenne mich aber – so möchte ich behaupten – ganz gut mit PowerPoint aus. Genau genommen ist es das Programm, mit dem ich hauptsächlich arbeite, mit dem ich meine Dienstleistungen erbringe, zu dem ich zahlreiche Beiträge in meinem Blog und zudem ein E-Book veröffentlicht habe.

In Bezug auf die Barrierefreiheit von Präsentationen klaffte bei mir allerdings sehr lange eine Wissenslücke. Heute ist mir das unangenehm, in der Vergangenheit schien es mir für meinen Arbeitskontext nicht relevant zu sein. (Eine häufige Fehlannahme, denn Barrierefreiheit ist nahezu überall relevant und sollte eine Selbstverständlichkeit sein.) Jedenfalls habe ich die Lücke nun endlich geschlossen. Das heißt nicht, dass ich jetzt alles weiß. (Mein Fokus liegt klar auf der Folienerstellung als solcher und PowerPoint-Folien, die in Dokumentenform bzw. als Handout weitergegeben werden.) Und es heißt auch nicht, dass nun schlagartig alles barrierefrei wurde, was ich bisher gemacht habe. Zudem werde ich weiterhin Folien in die Welt setzen, die nicht barrierefrei sind, denn es braucht auch Menschen, die barrierefreie Folien bezahlen wollen und können. Zwei Dinge werden sich aber ändern:

1. Ich werde die Barrierefreiheit in PowerPoint künftig auch im Blog thematisieren bzw. bei PowerPoint-Themen so gut es geht berücksichtigen. In der Kategorie Barrierefreiheit wird sich das Thema zu Beiträgen gesellen, die sich mit Leichter Sprache und rechtlichen Visualisierungen in Leichter Sprache befassen.
2. Wer mich künftig mit der Erstellung einer Präsentationsvorlage beauftragt, bekommt eine barrierefreie Vorlage (was ich damit meine, erkläre ich unter Punkt 7). Auch Vorlagen wollen bezahlt werden, klar. Da ich hier aber zuletzt schon vieles berücksichtigt hatte, was wichtig ist, und nur ein paar Dinge ergänzen und optimieren muss, war es nicht nötig, die zuletzt geltenden Preise für Vorlagen zu erhöhen.

Ich will Ihnen mit diesem Beitrag also auch etwas verkaufen. Nur dass Sie das vorab wissen. Weiterlesen dürfen Sie trotzdem. Los geht’s.

1. Barrierefreie PowerPoint-Folien werden gebraucht

Möglicherweise geht es Ihnen wie mir lange Zeit und Sie zweifeln noch, ob das mit den barrierefreien Folien für Sie überhaupt relevant ist: Menschen mit Behinderung gehören ja nicht zu Ihrer Zielgruppe und auch sonst haben Sie eigentlich keinen Bezug zum Thema. Dazu folgende kleine Geschichte, die sich ohne Weiteres auf Vortragsfolien übertragen lässt:

Ich biete auf meiner Website eine Bilddatenbank mit kleinen Zeichnungen zu rechtlichen Themen an. Natürlich ein Angebot für Sehende – dachte ich, schließlich handelt es sich um Bilder. Irgendwann ließ mich dann eine blinde Frau auf Social Media wissen, dass die Alternativtexte der Zeichnungen ihr ermöglichen würden, für ihre Kunden schon mal eine Vorauswahl an Bildern zu treffen. Sie arbeitete, glaube ich, als Texterin. Mir wurde schlagartig klar, mit was für einem beschränkten Horizont ich bis dato unterwegs gewesen war …

Als erstes sollte man also realisieren, dass es überall Menschen mit Behinderung gibt und der Umstand, dass man sie selbst nicht wahrnimmt, nicht bedeutet, dass die Menschen nicht da sind. Nicht jede Behinderung ist sichtbar und wird ausdrücklich kommuniziert. Auch kennen Sie wahrscheinlich die Menschen, vor denen Sie vortragen, nicht allesamt gut genug, um sicher zu wissen, ob vielleicht nicht doch jemand dabei ist, der besonders schlecht sieht, bestimmte Farben nicht unterscheiden oder aufgrund einer körperlichen Beeinträchtigung keine Maus bedienen kann.

Der zweite Punkt ist: Die genannten, aber auch andere Einschränkungen können zur Folge haben, dass Menschen die Inhalte Ihrer Folien überhaupt nicht oder nur unzureichend sehen können. Oder sie können sie gar nicht visuell wahrnehmen. Oder sie können sich keinen Überblick über den Inhalt der Dateien verschaffen oder durch sie navigieren. Die üblichen PowerPoint-Folien bzw. -Handouts sind für diese Menschen deshalb nutzlos oder nur eingeschränkt nutzbar.

Auch Barrieren auf PowerPoint-Folien bzw. in PDFs, die aus den Folien erzeugt werden, verhindern also die Teilhabe von Menschen. Das ist nicht gut – weder für die diejenigen, denen der Zugang verwehrt ist, noch für uns alle als Gesellschaft. Klar, es geht nur um Vortragsfolien und es gibt Wichtigeres als Folien. Wenn wir so denken, bräuchten wir allerdings auch keine Vorträge, denn es gibt auch Wichtigeres als das.

2. Barrierefreiheit ist ein Qualitätsanspruch

Von Bauwerken wissen wir, dass es sehr aufwendig werden kann, Barrierefreiheit nachträglich herzustellen: Wände müssen dann eingerissen und Flächen ganz neu geplant werden. Man muss im Grunde noch mal von vorn anfangen. Bei der digitalen Barrierefreiheit und speziell bei Präsentationsfolien ist es nicht anders: Wurden Folienmaster und Layouts nicht vernünftig erstellt oder angewendet, läuft es darauf hinaus, die Präsentationsvorlage noch mal neu anlegen oder Folien neu erstellen zu müssen. Sind die Inhalte auf den Folien zu komplex oder ist jede Folie mit Listenpunkten gefüllt, kommen Sie nicht umhin, das inhaltliche Konzept zu überdenken.

Bestimmte Barrieren werden zwar tatsächlich erst am Schluss abgebaut, z. B. indem Alternativtexte für Bilder ergänzt werden. Barrierefreie Folien zu erstellen heißt aber vor allen Dingen, von Anfang an dafür zu sorgen, dass Barrieren gar nicht erst auftreten oder minimiert werden. Barrierefreiheit hat also etwas mit Qualität zu tun und einem Anspruch, den Sie an sich selbst haben: An diesem Maßstab wollen Sie Ihre Leistung messen, weil er Ihnen etwas bedeutet. Es muss nicht der einzige Maßstab sein und vielleicht ist es auch nicht Ihr Maßstab, sondern der des Gesetzgebers, der Sie aktuell oder künftig zur digitalen Barrierefreiheit verpflichtet, konkret äußerst er sich jedenfalls darin, dass drei Dinge bei Ihren Folien wichtig sind:

1. dass sie inhaltlich klar sind,
2. dass sie technisch sauber erstellt werden und
3. dass sie möglichst wenig Barrieren enthalten.

Die ersten beiden Punkte sollten eigentlich auch unabhängig vom Thema Barrierefreiheit selbstverständlich sein. In der Praxis bestätigt sich aber immer wieder, dass es nicht so ist. Der dritte Punkt kann zum Teil durch die anderen beiden Punkte vorbereitet werden.

3. Mit einer guten inhaltlichen Vorbereitung fängt es an

Um erste Barrieren auf Ihren PowerPoint-Folien abzubauen, brauchen Sie keine neue Software, müssen keine Bücher lesen oder Workshops besuchen. Für den Abbau von Barrieren ist erst mal am wichtigsten, dass Sie Ihren Vortrag gut vorbereiten, also nicht irgendwie, sondern gut: Wer ist Ihr Publikum, was wollen Sie ihm sagen, was damit erreichen und wie schaffen Sie das innerhalb der zur Verfügung stehenden Zeit? Wenn Sie nämlich selbst klar sind in dem, was Sie vortragen wollen, wird sich das positiv auf Ihre Folien auswirken. Viele Barrieren auf PowerPoint-Folien entstehen durch den Ballast verworrener Gedanken, der Unfähigkeit zur Reduktion und der Annahme oder Wunschvorstellung, man könne ohne nennenswerte Vorbereitungszeit einen guten Vortrag halten. Dabei besteht die Hauptaufgabe meist darin, einen komplexen Inhalt auf seinen wesentlichen Kern herunterzubrechen, eine Botschaft geschickt zu verpacken oder eine gute Geschichte zu erzählen. Das ist nicht mal eben gemacht, sondern braucht Zeit.

Barrierefreiheit auf Ihren Folien beginnt also gleich in doppelter Hinsicht in Ihrem Kopf: Mit dem Anspruch und Willen, sie berücksichtigen zu wollen, und klaren Gedanken und guten Ideen in Bezug auf das Vortragsthema und seine Vermittlung.

4. Sauberes Arbeiten mit PowerPoint ist die halbe Miete

PowerPoint-Folien werden nach meinem Eindruck nur selten technisch korrekt erstellt. Entweder der Folienmaster und die Layouts wurden gar nicht oder nur rudimentär eingerichtet und/oder diejenigen, die die Folien mit Inhalt füllen, wissen nicht, wie sie beides richtig anwenden und nutzen.

Der Anspruch der Barrierefreiheit legt diese Defizite nicht nur gnadenlos offen, er macht auch klar, dass der Weg der Improvisation und des Durchwurschtelns in PowerPoint nicht zum Ziel führen wird. Sie müssen kein PowerPoint-Profi werden, aber die Funktionsweise des Programms sollten Sie schon verstanden haben, wenn Sie barrierefreie Folien erstellen wollen.

5. Mit den programmeigenen Barrierefreiheits-Tools kommen Sie schon sehr weit

PowerPoint entwickelt sich in Sachen Barrierefreiheit stetig weiter. So ist die Barrierefreiheitsprüfung samt Barrierefreiheits-Tools mittlerweile Teil der Registerkarte Überprüfen, wo sie sich zur Rechtschreibprüfung und der Kommentierungsfunktion gesellt. Es gibt ein eigenes Fenster für die Lesereihenfolge, Folientitel können bei Bedarf ergänzt, Farben sowohl korrigiert als auch vorübergehend ausgeschaltet werden. Letzteres erleichtert die Prüfung, ob die Inhalte auch ohne Farben verständlich sind.

Die Barrierefreiheitsprüfung weist Sie auf Dinge hin, die auf jeden Fall eine Barriere sind (Fehler) oder wahrscheinlich eine Barriere darstellen (Warnung). Außerdem gibt sie Tipps zur Verbesserung der Barrierefreiheit. Es ist nicht so, dass sie alle Probleme erkennt, und sie prüft auch nicht, ob die gesetzlichen Anforderungen an die Barrierefreiheit erfüllt sind (die aktuell nur für öffentliche Stellen gelten). Sie versetzt Sie aber in die Lage, auch ohne Vorkenntnisse die gröbsten Barrieren aus Ihren Präsentationen zu verbannen. Das ist schon viel wert.

Aktuell ist es ohnehin für normale Anwender*innen ohne Spezialkenntnisse in Sachen Barrierefreiheit nicht möglich, hundertprozentige Barrierefreiheit bei PowerPoint-Dateien herzustellen. Schon gar nicht, wenn diese als PDF ausgegeben werden. Das sollte uns aber nicht davon abhalten, überhaupt mit dem Abbau von Barrieren anzufangen. Einen großen Teil der Barrieren abzubauen ist besser, als keine abzubauen.

Nachtrag April 2024: Es gibt nun ein kostenpflichtiges PowerPoint-Add-in, mit dem es möglich ist, PDFs aus PowerPoint-Dateien zu erstellen, die dem Standard PDF/UA entsprechen und die außerdem WCAG-konform sind. Das Add-in heißt axesSlide und stammt vom Schweizer Unternehmen axes4.

6. Alle Anforderungen an die Barrierefreiheit in PowerPoint sind in der erweiterten Checkliste von Shuffle zu finden

Ich persönlich will ja immer ganz genau wissen, welche Anforderungen im Detail zu erfüllen sind, um nicht im Nebel herumzuirren und klar zu wissen, was zu tun und was zu lassen ist. Deshalb bin ich sehr froh darüber, dass die Hochschulinitiative digitale Barrierefreiheit für alle (Shuffle) (Link öffnet Website des Projekts) ein Dokument erstellt und veröffentlicht hat, das detailliert aufführt, was zu tun ist, um die Anforderungen der europäischen Norm für digitale Barrierefreiheit (EN 301 549) in PowerPoint zu erfüllen.

Die Norm ist kein Gesetz, enthält aber um ein paar Ecken herum die gesetzlichen Anforderungen an die digitale Barrierefreiheit öffentlicher Stellen des Bundes und weitgehend auch der Länder, wobei sie vieles nicht selbst regelt, sondern wiederum auf die Web Content Accessibility Guidelines (WCAG) verweist.

Die Liste ist also nicht für alle verpflichtend. Und sie wurde speziell für den Hochschulbereich und mit Blick auf die digitale Lehre erstellt. Aus meiner Sicht ist sie dennoch für alle, die Barrieren auf Folien abbauen wollen, eine sehr gute Arbeitsgrundlage, und zwar aus drei Gründen:

1. Die Anforderungen an barrierefreie Folien werden detailliert aufgeführt und den Ziffern der EN 301 549 zugeordnet.
2. Es wird zwischen verpflichtenden und empfohlenen Maßnahmen der Barrierefreiheit unterschieden.
3. Es ist aufgeführt, wer von den einzelnen Maßnahmen profitiert.

Das Dokument steht auf der Website des Kompetenzzentrums für digitale Barrierefreiheit an der Hochschule der Medien Stuttgart zum kostenlosen Download bereit:

Das Projekt Shuffle hat im August 2021 seine Arbeit aufgenommen und verfolgt das Ziel, die digitale Barrierefreiheit an deutschen Hochschulen zu verbessern. Es läuft noch bis Ende 2025.

7. Eine Präsentationsvorlage kann dazu beitragen, dass weniger Barrieren entstehen

Es ist immer gut, eine eigene/individuelle Präsentationsvorlage zu haben. Sind Folienmaster und Layouts auf Ihr Unternehmen und Ihre Bedarfe und Inhalte zugeschnitten und arbeiten sie gut zusammen, können Sie sich ganz den Inhalten Ihrer Präsentation widmen und müssen sich weder mit grundlegenden technischen noch mit gestalterischen Fragen herumschlagen. Eine eigene Vorlage ist also immer eine Entlastung. Wurden bei ihrer Erstellung die Anforderungen an die Barrierefreiheit berücksichtigt, kann die Vorlage außerdem dazu beitragen, dass weniger Barrieren entstehen. Konkret heißt das z. B. Folgendes (Liste ist nicht abschließend):

• Die Haupt-Gestaltungsfarben der Designfarbpalette erfüllen in Kombination mit weißer oder schwarzer Schrift die nötigen Kontrastanforderungen.
• Kopiervorlagen für Folienobjekte berücksichtigen die Kontrastanforderungen.
• Bei Folienlayouts ohne Folientitel werden Sie einen Platzhalter für den Titel über der Folie vorfinden, damit Sie nicht vergessen, Folien auf der Basis dieser Layouts einen unsichtbaren Titel zu geben. Der Titel ist wichtig, um die Folie in der Präsentation auffinden und gezielt aufrufen zu können. (Achtung: Das Add-in axesSlide kann mit unsichtbaren Folientiteln nicht umgehen. Hier ist also Vorsicht geboten.)
• Die Platzhalter auf der Folie wurden auf Layoutebene bereits in eine logische Abfolge gebracht, damit die Inhalte, die Sie dort einfüllen, in der richtigen Reihenfolge vorgelesen werden, wenn jemand z. B. einen Screenreader oder die Sprachausgabe des Computers nutzt.
• Absatzformate in Platzhaltern wurden so eingerichtet, dass sie den Anforderungen an die Barrierefreiheit genügen.

Wenn ich sage, dass ich jetzt nur noch Präsentationsvorlagen erstelle, die weitgehend barrierefrei sind, berücksichtige ich die genannten und alle weiteren Anforderungen an die Barrierefreiheit, soweit sie in einer Vorlage berücksichtigt werden können. Das macht Ihre Präsentation nicht automatisch barrierefrei, die Checkliste mit Punkten, an die Sie denken müssen, wenn Sie barrierefreie Folien erstellen wollen, wird aber kürzer und Sie haben eine gute, technisch sauber erstellte Grundlage für Ihre Präsentationen.

Fazit

Das Thema Barrierefreiheit in PowerPoint fühlt sich im ersten Moment unangenehm und anstrengend an. Das liegt vor allem daran, dass es vieles offenlegt, was bisher unzureichend und mangelhaft war. Es zeigt uns, wo wir schlecht vorbereitet waren, technisch unsauber gearbeitet und uns durchgemogelt haben. Und zusätzliche Arbeit bedeutet es auch noch.

Man kann es aber auch positiv sehen: Die Barrierefreiheit schärft den Blick für Mängel und gibt uns allen, die wir mit PowerPoint arbeiten, eine Chance, das, was bisher nicht so gut war, künftig besser zu machen. Mich selbst wurmt es sehr, dass ich diverse Aspekte der Barrierefreiheit in der Vergangenheit nicht berücksichtigt und das Thema so lange vor mir hergeschoben habe. Dafür bin ich jetzt umso motivierter. Auch kann ich mich zunehmend damit anfreunden, den Abbau von Barrieren als Aufgabe und Anspruch zu sehen und nicht allein darauf zu schauen, ob wirklich 100 % Barrierefreiheit erreicht wurden.

Ihnen geht es vielleicht ähnlich, wenn Sie Ihre bisherigen Vortragspräsentationen unter dem Gesichtspunkt der Barrierefreiheit betrachten. Möglicherweise sehen Sie dann, dass Ihre Folien viel zu voll gepackt sind, zu viel Text enthalten, Bilder nicht passen oder Diagramme keine klare Aussage haben. Das schmerzt zwar, aber es ist auch gut! Es ermöglicht Ihnen, Ihre Folien aufzuräumen, sie besser zu machen und mit dem Abbau von Barrieren zu beginnen. Das muss nicht auf Anhieb in jeder Hinsicht gelingen. Luft noch oben gibt es immer. Entscheidender als die perfekte Umsetzung ist aber, überhaupt den Einstieg ins Thema zu finden, die Barrierefreiheit als Qualitätsanspruch an die eigene Arbeit zu begreifen und endlich mit der Umsetzung anzufangen.

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Nicola Pridik
Ich bin Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit meinen Dienstleistungen unterstütze ich Sie dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für Ihre Zielgruppe(n) aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de

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