Foto: Ralf Salecker
Sie wollen bei Ihren Vortragspräsentationen nicht an Notebook und Rednerpult gefesselt sein? Glücklicherweise gibt es sog. Presenter, sodass Sie Ihre Präsentation nicht zwingend direkt vom Notebook aus steuern müssen. Doch wie behalten Sie Ihre Vortragsnotizen und die Reihenfolge der vorbereiteten Folien im Auge, wenn Sie auf der Bühne auf und ab spazieren oder die Nähe zum Publikum suchen? Eine Antwort bietet die kostenlose Android-App Office Remote. Sie verwandelt Ihr Smartphone oder Tablet nicht nur in eine Fernbedienung, sondern bietet Ihnen zugleich ähnliche Funktionen wie die Referentenansicht in PowerPoint am Notebook.
Office Remote ist derzeit (Mai 2019) leider nicht im App-Store erhältlich. Auch scheint es bei diversen Nutzern zwischenzeitlich Probleme mit dem App-Einsatz bei neueren PowerPoint-Versionen gegeben zu haben. Ich habe die App aktuell noch mal mit Office 365 (Version 1904) unter Windows 10 getestet und hatte den Eindruck, dass alles ordnungsgemäß läuft. Da die App aber aktuell nicht verfügbar ist, lohnt es sich für Sie trotzdem nicht, den Beitrag zu lesen, es sei denn, sie haben sie bereits auf ihrem Smartphone gespeichert.
Alles, was Sie benötigen, um die mobile Präsentationshilfe zu nutzen, ist ein bluetoothfähiges Notebook, auf dem Office 2013 installiert ist (bei mir funktionierte es auch mit Office 365, Version 1904, unter Windows 10), und ein Android-Smartphone oder -Tablet 4.0 oder höher. (Achtung: Bei Notebooks mit dem Betriebssystem Windows RT funktioniert die App nicht!) Sind diese Grundvoraussetzungen erfüllt, ist alles Weitere ein Kinderspiel. Aber dazu später. Zunächst sollen Sie erfahren, welche Vorteile Ihnen die App konkret bietet.
Die wichtigsten Vorteile im Überblick:
- Sie können sich die aktuell projizierte und die folgende Folie auf dem Smartphone anzeigen lassen.
- Sie haben Ihre Vortragsnotizen im Blick.
- Sie können durch die Präsentation navigieren, ohne sich an die vorbereitete Folienreihenfolge halten zu müssen.
- Sie sehen, wie lang Sie bereits reden.
- Sie haben einen Laserpointer zur Hand.
Sie wissen, was als nächstes kommt
Wirklich nützlich kann es sein, neben der aktuell projizierten Folie (im Screenshot groß) auch die nächste Folie (im Screenshot klein) auf dem Display zu sehen. So behalten Sie den Überblick über die Reihenfolge Ihrer Folien und können zur nächsten Folie überleiten, noch bevor diese für Ihr Publikum sichtbar ist. Zugleich ist die Folienvorschau so etwas wie ein visueller Stichwortgeber, denn sie sagt Ihnen zugleich, wie Ihr Vortrag weitergeht. So müssen Sie weniger Sorge haben, den roten Faden zu verlieren.
Wenn Sie die große Folie nicht auf Ihrem Display sehen, aktivieren Sie in der Mitte des orangen Balkens das Rechteck. Um die kleine Vorschaufolie einzublenden, öffnen Sie in dem orangen Balken ganz rechts das Menü mit den Settings und setzen dort ein Häkchen bei Preview next slide.
Sie sehen Ihre Vortragsnotizen
Haben Sie den Notizenbereich Ihrer Präsentation in PowerPoint mit Text gefüllt, wird dieser automatisch unter den Folien auf Ihrem Smartphone-Display angezeigt. Wie Sie im Screenshot sehen, überdeckt der Text die Pfeile, mit denen Sie zur nächsten oder vorigen Folie navigieren können. Das sieht zwar nicht schön aus, beeinträchtigt die Navigation aber in keiner Weise. Falls Sie mehr Platz für Ihre Notizen brauchen, blenden Sie die Folie(n) über dem Text aus, indem Sie auf das Rechteck in der Mitte des orangen Balkens tippen.
Tipp: Beschränken Sie Ihre Notizen auf wenige Stichwörter, denn der Platz auf dem Display ist begrenzt. Theoretisch können Sie zwar durch den Notizentext scrollen, praktisch ist dies in der Vortragssituation aber eher keine gute Idee.
Sie fühlen sich durch den Notizentext während Ihres Vortags eher gestört? Dann sollten Sie die Präsentationsdatei unter einem anderen Namen abspeichern, die Notizen alle entfernen und diese Datei für die Präsentation verwenden. Es ist nicht möglich, die Notizen am Smartphone auszublenden.
Sie können spontan jede beliebige Folie aufrufen
Eine komplette Folienübersicht auf Ihrem Smartphone ermöglicht Ihnen, die vorher festgelegte Reihenfolge Ihrer Folien zu verlassen und in der Vortragssituation flexibel zu agieren. Im Nu haben Sie mit einem Tipp auf das Icon mit den vier weißen Rechtecken im orangen Balken die Übersicht mit allen Folien aufgerufen, die Folienreihe durchgescrollt und die gewünschte Folie aufgerufen. Dabei müssen Sie nicht die neugierigen Blicke Ihres Publikums fürchten. Während Sie in Windeseile durch die Präsentation navigieren, sieht das Publikum an der Wand die zuletzt projizierte Folie.
Tipp: Wenn Sie in PowerPoint für die Folientitel den Titelmaster verwenden, werden über den kleinen Folienvorschaubildern auch die Folientitel angezeigt. Dies kann hilfreich sein, wenn Sie Ihre Folien nicht allein anhand der Folienoptik unterscheiden können (was möglichst nicht der Fall sein sollte, aber das ist wieder ein anderes Thema). Bei einer umfangreicheren Präsentation ist es ratsam, die Folien zusätzlich in Abschnitte zu unterteilen, um sich selbst die Orientierung zu erleichtern. Die Namen der Abschnitte werden dann wie Zwischenüberschriften eingeblendet (im Screenshot „Begrüßung und Vorstellung“ und „Einführung Visualisierung“).
Abschnitte fügen Sie wie folgt (am PC) in Ihre PowerPoint-Präsentation ein:
Sie platzieren den Cursor in der Foliensortierungsansicht vor der ersten Folie des neuen Abschnitts und gehen dann über Start > Gruppe Folien > Abschnitte > auf Abschnitt einfügen. Eingefügt wird zunächst ein „Abschnitt ohne Titel“. Anschließend öffnen Sie über Start > Gruppe Folien > Abschnitt umbennen ein kleines Fenster, in dem Sie dem Abschnitt einen Namen geben können.
Sie haben einen Laserpointer zur Hand
Wer das Smartphone als Laserpointer nutzen will, muss die aktuell projizierte Folie auf dem Smartphone-Display einblenden. Tippen Sie dafür auf das Rechteck in der Mitte des orangen Balkens. Der Laserpunkt erscheint, sobald Sie mit dem Finger auf diese Folie drücken. Navigieren Sie den Punkt an die passende Stelle, indem Sie den Finger auf dem Display bewegen.
Office Remote installieren und nutzen
Um die App zu testen, müssen Sie zunächst zwei Installationen vornehmen und Ihr Smartphone per Bluetooth mit Ihrem Notebook verbinden. Gehen Sie wie folgt vor:
- Nehmen Sie Ihr Smartphone, suchen Sie im Google-App-Store nach Office Remote und installieren Sie die kostenlose App.
- Installieren Sie das Microsoft Office Remote PC Setup auf Ihrem Notebook. Es handelt sich um ein kostenloses Add-in für Office 2013 (das aber auch in Office 365, Version 1904, funktioniert). Nach seiner Installation sehen Sie im Menü von PowerPoint einen zusätzlichen Reiter mit dem Namen Office Remote. Falls der Reiter nicht angezeigt wird, PowerPoint einmal schließen und wieder öffnen.
- Aktivieren Sie die Bluetooth-Einstellung an Ihrem Notebook.
- Aktivieren Sie die Bluetooth-Einstellung an Ihrem Smartphone.
- Koppeln Sie das Smartphone mit dem Notebook.
Tipp: Wenn Sie während des Vortrags nicht Ihr eigenes Notebook verwenden, fragen Sie den Veranstalter, ob auf dem bereitgestellten Gerät Office 2013 (ggf. auch höhere Version möglich, s.o .) zur Verfügung steht, und bitten Sie ihn darum, das Office-Add-in im Vorfeld zu installieren. Dann müssen Sie vor Ihrem Vortrag nur noch eine Bluetooth-Verbindung zwischen den Geräten herstellen. Zur Not finden Sie eine verständliche Anleitung zur Verwendung der App und den Link zum Add-in in der Hilfe der Office-Remote-App.
Sind alle genannten Punkte erledigt, müssen Sie vor Ihrem Vortrag nur noch Folgendes tun:
Öffnen Sie zuerst Ihre Präsentation auf dem Notebook und schalten Sie über den Reiter Office Remote > Office Remote > Turn on das Add-in ein. Dann öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone. Wenn die Bluetooth-Verbindung hergestellt werden kann, wird Ihnen Ihre Präsentationsdatei auf dem Display angezeigt. Öffnen Sie diese – und es kann losgehen.
Zu guter Letzt
Office Remote ist sehr praktisch, es erfordert aber durchaus etwas Übung, das Smartphone zur Fernsteuerung einer Präsentation zu nutzen. Testen Sie sich also im Vorfeld selbst: Wissen Sie auch in einer stressigen Situation noch, wo Sie die Folienübersicht finden und wie Sie eine Vorschau der nächsten Folie einblenden? Außerdem sollten Sie sich überlegen und ausprobieren, wie Sie den Umgang mit dem Smartphone während Ihres Vortrags konkret handhaben wollen. Einerseits benötigen Sie schnell Zugriff auf die Funktionen der App, andererseits kann es störend wirken, wenn Sie Ihr Smartphone die ganze Zeit so vor sich halten, als würden Sie einen Anruf erwarten oder nebenbei Ihre WhatsApp-Nachrichten abrufen. Um derartige Missverständnisse gar nicht erst aufkommen zu lassen, erklären Sie Ihrem Publikum am besten zu Beginn des Vortrags, wozu Sie Ihr Smartphone während der Präsentation benötigen.
Nicola Pridik
Ich bin Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit meinen Dienstleistungen unterstütze ich Sie dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für Ihre Zielgruppe(n) aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de
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