PowerPoint: Ohne Platzhalter zu besseren Folien

„Text durch Klicken hinzufügen“ – mit dieser Aufforderung empfängt PowerPoint seine Anwender standardmäßig, wenn sie ihrer Präsentation eine neue Folie hinzufügen. Das Programm meint es gut und will uns das Erstellen der Präsentation erleichtern. Vielen wird die Aufforderung jedoch zum Verhängnis. Der Platzhalter in dem sie steht, füllt nämlich beinahe die gesamte Folie aus und kommt damit der Einladung gleich, diese bis zum Anschlag mit Text zu füllen. Wie sollen gerade textwüstenerprobte Jurist(inn)en da noch widerstehen? Dass es auch noch andere Folienlayouts gibt, wissen viele nicht – oder wollen es nicht wissen. So steht die Präsentation von vornherein unter keinem guten Stern. Ohne Text geht es natürlich auch nicht, schon gar nicht bei juristischen Präsentationen. Wie Sie sich dennoch die nötige Flexibilität bei der Foliengestaltung bewahren, zeige ich Ihnen in diesem Beitrag.

Der Beitrag wurde am 16. Februar 2019 aktualisiert.

Ein Hinweis vorweg: In diesem Beitrag habe ich ausschließlich Präsentationen mit juristischen Inhalten im Blick. Ob und inwieweit sich die Ausführungen auf andere Präsentationen übertragen lassen, vermag ich nicht zu beurteilen.

Nichts gegen Textplatzhalter – oder doch?

Die Idee mit den Folienlayouts in PowerPoint ist an sich super, denn sie sorgen für ein einheitliches Erscheinungsbild der Folien. Dabei ermöglichen sie den Anwender(inne)n, sich beim Erstellen der Präsentation ganz auf die Inhalte zu konzentrieren, während Aussehen und Anordnung sämtlicher Objekte auf der Folie bereits feststehen. Die Platzhalter dienen der Umsetzung dieser Idee. Das hört sich erstmal gut, sinnvoll und nützlich an. Ich selbst mache mir die Vorzüge der Platzhalter gern in Bezug auf die Folientitel zunutze, die in der Regel auf jeder Folie an derselben Stelle platziert sind und immer gleich aussehen sollen. Gleiches gilt auch für die Fußzeile und Foliennummerierung, wenn man denn nicht auf sie verzichten mag. Praktisch außerdem: Wenn man die Formatierung der Titel, Fußzeile oder Foliennummern nachträglich verändern will, ist das schnell über den Master erledigt.

Für die Folientitel, die Fußzeile und Foliennummern möchte ich Platzhalter also ausdrücklich empfehlen!

Problematisch werden Platzhalter jedoch, wenn es um die eigentlichen Folieninhalte geht. Nehmen wir als Beispiel das bei Jurist(inn)en besonders beliebte Layout Titel und Inhalt (Folie unten links). Hier werden Sie aufgefordert, Text durch Klicken hinzuzufügen und der Aufzählungspunkt deutet an, dass in dem Platzhalter eine Liste entstehen soll. Für viele Jurist(inn)en eine willkommene Einladung, die sie nicht ausschlagen können. Im Nu haben sie eine PowerPoint-Folie produziert, die alle Voraussetzungen einer schlechten Folie erfüllt: Sie enthält viel zu viel Text und bietet nichts fürs Auge (Folie unten rechts) .

Natürlich kann der Platzhalter nichts dafür, dass er gnadenlos mit Text gefüllt wird. Allein seine Existenz scheint aber zu suggerieren, dass es okay ist, wenn Sie es tun – und das ist nicht gut. Zudem lenkt Sie der Platzhalter von Ihrem eigentlichen Vorhaben ab. Sie wollten schließlich eine Präsentation erstellen. Wollten Sie doch, oder? Wenn es so ist, müssen Sie sich Gedanken darüber machen, was Sie den Augen Ihres Publikums bieten können, um ihren Vortrag interessanter, lebendiger und verständlicher zu machen. Das erfordert bildhaftes Denken und kreative Ideen, vielleicht auch eine Bildrecherche – mit Sicherheit jedoch keinen vorgefertigten Platzhalter, der Sie zur Eingabe von Text auffordert.

Und was ist mit Platzhaltern für andere Inhalte?

Wer genau hinschaut, sieht in der Mitte des obigen Platzhalters sechs Icons. Diese bieten eine Alternative zur Texteingabe. Per Klick auf das gewünschte Icon können Sie auch eine Tabelle, ein Diagramm, eine SmartArt-Grafik, ein Bild oder ein Video einfügen. (Selbstverständlich gibt es für all diese Inhalte auch jeweils gesonderte Platzhalter.) Sie sind also bei der Gestaltung Ihrer Folien nicht auf Text beschränkt, sondern haben verschiedene Möglichkeiten der Visualisierung. Das ist eine wirklich gute Nachricht, die Sie beherzigen sollten. Nur brauchen Sie dafür einen Platzhalter?

Alle aufgezählten Inhalte können Sie auch über die Menüleiste in die Präsentation einfügen (z. B. Einfügen > Gruppe Illustrationen > SmartArt). Der einzige Vorteil, den ein Platzhalter bietet, ist, dass das Bild, die Tabelle oder Grafik an einer bestimmten Stelle auf der Folie platziert wird und sich in Höhe und/oder Breite am Rahmen des Platzhalters orientiert. PowerPoint will Ihnen so erleichtern, Folien mit gleichem Layout einheitlich zu gestalten. Das ist durchaus zu begrüßen. Besteht der Folieninhalt allerdings nur aus einem Platzhalter für den Inhalt, so wie bei den beiden Folien unten (und wahrscheinlich den meisten Präsentationen von Juristen), drängt sich die Frage auf, ob die Platzierung des Folieninhalts wirklich so schwierig oder zeitaufwändig ist, dass Sie dafür die Hilfe des Platzhalters benötigen. Außerdem gibt es ja auch noch die guten alten Führungslinien, deren Job es ebenfalls ist, bei einer gleichmäßigen Ausrichtung und Platzierung der Inhalte auf den Folien zu helfen.

Führungslinien sind waagerechte und senkrechte Hilfslinien, die Sie nur beim Erstellen der Folien sehen, nicht jedoch in der Bildschirmpräsentationsansicht. In den beiden Folien unten verlaufen sie durch den Folienmittelpunkt. Sie können sie aber beliebig verschieben und auch zusätzliche Linien einfügen. Sind die Führungslinien nicht sichtbar: Ansicht > Gruppe Anzeigen > Führungslinien. Weitere Führungslinien fügen Sie ein, indem Sie mit der rechten Maustaste auf eine Führungslinie klicken und in dem erscheinenden Menü Vertikale (oder Horizontale) Führungslinie hinzufügen wählen.

Bei Bildern kommt hinzu, dass der Ort der Platzierung auf der Folie auch von den Ausmaßen des Bildes sowie dem Motiv und Bildausschnitt abhängt. Hätte ich den Platzhalter für den Inhalt mit dem Bild eines freigestellten Gegenstands gefüllt, säße das Bild wahrscheinlich in der Mitte des Platzhalters ebenso perfekt auf der Folie wie die SmartArt-Grafik und das Diagramm oben. Ganz anders sieht es bei dem hochformatigen Foto unten aus. Wie Sie unten links sehen, ist es auf einer querformatigen Folie viel zu klein, wenn man es in den Platzhalter einfügt. Ich hätte also vorher einen Bildausschnitt wählen und das Foto entsprechend zuschneiden müssen (siehe unten rechts).

Klar, die Bearbeitung ist auch auf der Folie möglich. Dann hätte der Platzhalter schon deshalb keinen Vorteil gehabt, denn was nützen Ihnen die Begrenzungen des Platzhalters, wenn Sie die Ausmaße nach dem Einfügen verändern? Zu dem gleichen Ergebnis komme ich aber auch dann, wenn ich den Ausschnitt des Fotos vorbereite, denn ich finde, dass das Motiv besser wirkt, wenn nur über dem Foto Weißraum ist, nicht dagegen an den anderen drei Seiten. Ich habe also auch in diesem Fall wieder Veränderungen am Bild vorgenommen. Ein Lösung hätte lediglich sein können, dass ich für derartige Fälle ein eigenes Layout mit einem Platzhalter für ein Bild in entsprechender Größe vorbereite. Mit dem Platzhalter „Inhalt“ komme ich dagegen nicht weiter, weil er alle einfügten Inhalte gleich behandelt.

Gilt für Layouts mit mehreren Platzhaltern etwas anderes?

Ist ein Layout aus mehreren Platzhaltern und ggf. Formen zusammengesetzt, sieht die Lage etwas anders aus. Hier können Platzhalter durchaus nützlich sein, weil es zusätzliche Arbeit bedeutet, das Layout zu reproduzieren. Meine praktische Erfahrung ist allerdings die, dass Inhalte verschiedener Folien selbst bei gleichem Layout selten so gleich gestrickt sind, dass alle Textkästen und Formen haargenau gleich aussehen können oder sollten, wie man an folgendem Layoutbeispiel sieht. (Lassen Sie sich nicht dadurch orientieren, dass die Inhalte der Folien nicht zusammenpassen. Es ist nur ein Beispiel, das ich für diesen Beitrag aufbereitet habe.)

In beiden Fällen besteht das Layout aus einer Tabelle mit zwei Zeilen und drei Spalten. In der oberen Zeile befinden sich Bilder, in der unteren Text. Trotzdem unterscheiden sich die Ausmaße der Kästen, weil die Bilder im rechten Beispiel mehr Platz benötigen und links etwas mehr Text unterzubringen ist. Hinzu kommt, dass der Inhalt bei der rechten Folie nach einer Hervorhebung der mittleren Spalte verlangt, während links alle drei Spalten gleichrangig nebeneinanderstehen.

Selbst wenn Sie Platzhalter nutzen, kommen Sie also nicht umhin, Ihre Folien anschließend bei entsprechendem Bedarf noch an Ihre Inhalte anzupassen, indem Sie Kästen vergrößern oder verkleinern, Farben verändern usw. Das heißt aber letztlich, dass das Ziel, Folien mit gleichem Layout einheitlich zu gestalten, in der Praxis nicht flächendeckend realisierbar ist.

In diesen Beispielen hätte ich für die Bilder im Übrigen keine Platzhalter nutzen können, da auf beiden Folien die Icons erst zusammengebaut bzw. mit anderen Icons kombiniert wurden. Das Layout hätte also aus dem Platzhalter für den Titel, drei grauen Kästen und drei Textplatzhaltern bestanden. Wenn die Größe der grauen Kästen aber über das Layout feststeht, ist eine nachträgliche Anpassung nicht mehr möglich.

Zugegeben: Es kann trotzdem hilfreich sein, wenn bestimmte Grundformatierungen für Textfelder und Formen durch die Platzhalter bereits eingestellt sind. Bevorzugen würde ich für derartige Einstellungen aber den folgenden Weg:

Textfeld als Standardtextfeld und Form als Standardform festlegen:

  1. Richten Sie für eine Form oder ein Textfeld einmal von Hand die Formatierungen ein.
  2. Markieren Sie dann mit der rechten Maustaste das Textfeld oder die Form und klicken Sie im erscheinenden Kontextmenü auf Als Standardform (oder Standardtextfeld) festlegen.
  3. Erstellen Sie nun eine neue Form oder neues Textfeld, hat diese(s) dieselben Formatierungen wie die Ausgangsform bzw. das Ausgangstextfeld.

Ansonsten können Sie sich natürlich die Arbeit auch dadurch erleichtern, dass Sie Formen, Textfelder oder ganze Layouts von einer Folie auf die nächste kopieren. Um Eigenschaften von Formen und Textfeldern zu übertragen, gibt es den gelben Pinsel auf der Registerkarte Start: Objekt mit den gewünschten Eigenschaften markieren, dann Pinsel anklicken und anschließend das Zielobjekt. Bei einem Doppelklick auf den Pinsel können Sie die Formatierungen nacheinander auf mehrere Objekte übertragen.

Was spricht gegen Platzhalter für den Inhalt?

Dass aus meiner Sicht nicht viel für die Verwendung von Platzhaltern spricht (für den Folieninhalt, wohlgemerkt!), wissen Sie nun. Warum aber würde ich von ihrer Verwendung sogar abraten? Ganz einfach: Weil ein Platzhalterkasten kaum dazu geeignet ist, Ihre Kreativität bei der Foliengestaltung zu beflügeln. Selbst wenn Sie verschiedene Folienlayouts mit unterschiedlichen Platzhaltern zur Auswahl haben, bewegen sich Ihre Ideen für die Präsentation der Inhalte von vornherein in einem engen, durch PowerPoint vorgegebenen Korsett. Hier mal die Variante mit und ohne Platzhalter im Vergleich. Ich fühle mich bei der rechten deutlich freier als bei der linken. Wie geht es Ihnen?

Was mich speziell an Platzhaltern für SmartArt-Grafiken stört: Sie vermitteln den falschen Eindruck, dass Sie mithilfe der SmartArt-Grafik-Vorlagen Ihre Inhalte im Nu – quasi per Mausklick – in professionelle Schaubilder verwandeln können. Richtig ist in der Tat, dass PowerPoint mit den Grafikvorlagen eine großartige Hilfe bei der Erstellung von Schaubildern bietet. Viele Vorlagen sind wirklich toll und können einem die Arbeit sehr erleichtern. Die entscheidende Frage ist nur: Passen die tollen Vorlagen auch zu Ihren Inhalten? Allein die Existenz von Vorlagen verführt leider dazu, Inhalte in unpassende Grafiken zu pressen, frei nach dem Motto: „Was nicht passt, wird passend gemacht.“ Das passiert auch deshalb so leicht, weil der vorlagenaffine Anwender entweder nicht weiß, wie er seine Inhalte sonst auf die Folie bekommen soll, oder weil er den Aufwand scheut, der möglicherweise mit selbst gezimmerten Grafiken verbunden ist. Er wird deshalb stark dazu neigen, in PowerPoint-Vorlagen zu denken, wenn er seine Präsentation anfertigt. Problematisch ist das deshalb, weil nicht mehr die individuellen Inhalte und deren Visualisierung im Vordergrund steht, sondern die Vorlagen vorgeben, was wie präsentiert wird. Nicht nur der Platzhalter als solcher begrenzt also das Denken, sondern auch derartige Grafikvorlagen.

Eins dürfen Sie nie vergessen: Für die Entwicklung von Visualisierungsideen und ihre Umsetzung in inhaltlich passende Grafiken sind und bleiben Sie immer selbst verantwortlich. PowerPoint kann Ihnen mit seinen Vorlagen nur Anregungen liefern und Ihnen die nötigen Werkzeuge zur Verfügung stellen, mit denen Sie Ihre Ideen realisieren können. Nicht mehr, aber auch nicht weniger.

Hinzu kommt das Problem, dass viele Anwender(innen) beim Befüllen der Vorlagen vergessen, auf die Schriftgröße zu achten. PowerPoint verkleinert den Text automatisch, wenn die Form nicht groß genug ist. Das führt leicht zu Grafiken, deren Inhalt nicht mehr lesbar ist.

Schließlich noch ein Argument gegen Platzhalter, das oben bereits angeklungen ist: Sie können ohne Platzhalter viel flexibler agieren und für alle Inhalte individuell entscheiden, wie Sie diese präsentieren wollen.

Wie bekommen Sie Ihre Inhalte ohne Platzhalter auf die Folie?

Die Registerkarte Einfügen bietet vielfältige Möglichkeiten, Objekte auf der Folie zu platzieren: Bilder, Videos, SmartArt-Grafiken, Screenshots und Diagramme gehören ebenso dazu wie Tabellen, Textfelder und vor allem Formen und Linien. Neuerdings können Sie sogar 3D-Modelle einfügen. Die Objekte gelangen entweder per Mausklick auf die Folie oder indem Sie sie dort mit der Maus aufziehen. Sie können auch Objekte über die Zwischenablage aus anderen Programmen einfügen. Besonders wichtig für die kreative Foliengestaltung (von Folien zu rechtlichen Themen) sind Textfelder, Formen und Linien, denn mit ihnen können Sie wunderbar eigene Schaubilder erstellen.

Zur Arbeit mit Textfeldern habe ich an anderer Stelle etwas geschrieben.

Die Folien unten sollen beispielhaft zeigen, was möglich ist. Bei den unteren beiden kommen noch Vektorgrafiken dazu. In begrenztem Umfang können Sie einfache Symbole/Icons auch mit den Bordmitteln von PowerPoint zusammenbauen (Beispiele sind Briefumschlag, Wahlzettel und Wählerliste unten rechts). Seit PowerPoint 2019 (früher bereits im Office-365-Abo) enthält das Programm sogar eine eigene Piktogramm-Sammlung. Ansonsten finden Sie in Online-Bilddatenbanken unzählige Vektorgrafiken zu allen möglichen Themen.

Sie können sich auch die SmartArt-Grafik-Vorlagen zunutze machen, wenn Ihnen Formen daraus gefallen oder Sie eine Idee haben, wie Sie eine Vorlage für Ihre Zwecke umbauen können. Es spricht überhaupt nichts dagegen, sich bei den Vorlagen Anregungen zu holen oder sich mit ihnen die Arbeit zu erleichtern. Auch ich habe dies schon getan, wie Sie an dem folgenden Beispiel sehen. Links die ausgefüllte Vorlage der SmartArt-Grafik, rechts die von mir bearbeitete Grafik.

Um eine SmartArt-Grafik-Vorlage in ihre Bestandteile zu zerlegen, fügen Sie die Vorlage zunächst in die Präsentation ein. Ist die Vorlage markiert, sehen Sie in der Menüleiste den Reiter SmartArt-Tools Entwurf. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Konvertieren > In Formen konvertieren. Wie Sie sehen können, ändert sich dadurch der Rahmen der Vorlage. Sie haben nun eine Gruppe von Formen vor sich. Diese können Sie aufheben, indem Sie mit der linken Maustaste auf den Rahmen klicken und im erscheinenden Menü Gruppieren > Gruppierung aufheben auswählen. Nun können Sie die Einzelteile der Vorlage nach Belieben bearbeiten, löschen, kopieren und neu zusammenbauen.

Die Folien unten zeigen die Vorlage als SmartArt-Grafik direkt nach dem Einfügen (links) und die ausgefüllte Vorlage als Ansammlung von Formen nach der Umwandlung (rechts). Der Text wurde bereits bearbeitet und die Größe der gesamten Grafik verändert.

Flexible Foliengestaltung mit Folienlayouts

Die wichtigsten Folienlayouts in PowerPointEgal ob Sie Ihre Folien mit oder ohne Platzhalter gestalten: Sie sollten wissen, dass Ihnen verschiedene Folienlayouts zur Verfügung stehen, die Sie per Klick Ihrer Folie überstülpen können. Sie finden sie über die Registerkarte Start > Gruppe Folien > Layout. PowerPoint stellt Ihnen mit seinen Foliendesigns immer auch mehrere Folienlayouts zur Verfügung. Das gilt auch für das Design mit weißen Folien, das standardmäßig verwendet wird, wenn Sie eine neue Präsentation erstellen. Wenn Sie für den Folieninhalt keine Platzhalter nutzen möchten, wählen Sie auf dem beschriebenen Weg das Layout Nur Titel oder auch Leer. Dann verschwinden die Platzhalter von der Folie. Sie können die Platzhalter zwar auch markieren und von Hand löschen, so besteht aber die Gefahr, dass sie im Zuge der Bearbeitung irgendwann doch wieder auf der Folie erscheinen, weil das Layout es so vorsieht. Ich nutze in der Regel nur die drei Folienlayouts, die Sie im Sceenshot links sehen.

Zusammenfassung

  • Für die Folientitel, Fußzeile und Foliennummern sind Platzhalter durchaus zu empfehlen.
  • Für die eigentlichen Folieninhalte rate ich Ihnen dagegen vom Gebrauch von Platzhaltern ab. Die Idee der Folienlayouts ist zwar in der Theorie gut, in der Praxis – zumindest bei juristischen Präsentationen – aber kaum flächendeckend umsetzbar.
  • Ausreichend sind folglich neben dem Layout für die Titelfolie die Layouts Nur Titel und Leer.
  • Ihre Visualisierungsideen können Sie realisieren, indem Sie über die Registerkarte Einfügen Textfelder, Formen und Linien sowie weitere Objekte auf der Folie platzieren.
  • Sie können auch die SmartArt-Grafik-Vorlagen nutzen. Prüfen Sie aber vorher genau, ob die gewählte Vorlage für Ihre Inhalte wirklich passt. Bei Bedarf können Sie die Vorlage in Formen umwandeln und Ihren Bedürfnissen entsprechend verändern.
  • Auch wenn Sie keine Platzhalter nutzen, sollten Sie auf eine möglichst einheitliche Gestaltung Ihrer Folien achten. Dabei helfen zum einen die Führungslinien und zum anderen die Funktion, für Formen und Textfelder einen Standard festzulegen.

Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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