Juristische Vorträge mit Präsentation, aber ohne Textfolien – so gelingt‘s

Redner zeigt während seines Vortrags auf eine Textfolie

Vektorgrafik Vortragsredner ©leremy – shutterstock.com (bearbeitet)

Juristische Inhalte in Vorträgen und Seminaren zu vermitteln, gehört für viele Jurist(inn)en zum Berufsalltag. Begleitend wird meist auch eine PowerPoint-Präsentation gezeigt. Diese bietet allerdings nur selten etwas fürs Auge. Stattdessen ist es üblich, Folien mit viel Text aneinanderzureihen. Erfreulich ist das höchstens für Interessierte, die nicht an der Veranstaltung teilnehmen konnten: Sie dürfen darauf hoffen, dass die Präsentation später zum Download bereitgestellt wird und sie dann alles Wesentliche auf den Folien nachlesen können. Das anwesende Publikum hat dagegen das Nachsehen, denn es ist anstrengend und ermüdend, Textfolien zu lesen und gleichzeitig einem Vortrag zu folgen. Es gibt also gute Gründe, es besser zu machen. Dabei hilft ein einfacher Trick.

Der Beitrag stammt ursprünglich aus dem Jahr 2014 und wurde für die erneute Veröffentlichung überarbeitet.

Warum viele juristische Redner(innen) dazu neigen, PowerPoint-Präsentationen im Wesentlichen mit Textfolien zu bestreiten, kann diverse Gründe haben. Drei davon seien hier genannt:

  • Wer einen Vortrag mit begleitender Präsentation halten will, bereitet den Vortrag meist direkt in PowerPoint vor. Er sitzt also vor dem Bildschirm, sieht eine leere Folie vor sich und denkt gleichzeitig darüber nach, was er seiner Zielgruppe vermitteln möchte … Es braucht nicht viel Fantasie, um vorherzusehen, was passiert: Alle Vortragsideen finden sich in Stichpunkten und ganzen Sätzen auf der Folie wieder. Das fällt den wenigsten allerdings negativ auf, weil außerdem folgender Grund greift:
  • Für viele Vortragende ist die Präsentation zugleich ihr Vortragsmanuskript. Ausführliche Textfolien geben ihnen die Sicherheit, alle Informationen beisammen zu haben, Wichtiges auch tatsächlich zu sagen und nicht den roten Faden zu verlieren. Weitere Vortragsnotizen erübrigen sich – steht ja alles auf den Folien.
  • Hinzu kommt, dass die Folien des Vortrags häufig anschließend für die Teilnehmer und sonstige Interessierte zum Download auf einer Website bereitgestellt werden sollen. Dafür eignet sich das Vortragsmanuskript in Form der Textfolien natürlich perfekt.

Es ist völlig legitim und ökonomisch, einen Vortrag mit Präsentation in PowerPoint vorzubereiten, und dass Vortragende ein Manuskript benötigen, ist auch nicht verwerflich. Bleibt also die Frage: Wie schaffen Sie es, Ihren Vortrag in PowerPoint zu planen und dabei ein Vortragsmanuskript zu erstellen, ohne Ihre Folien zugleich in Textwüsten zu verwandeln?

Die Antwort ist simpel und doch sehr wirkungsvoll, vorausgesetzt Sie sind bereit, auch den nächsten Schritt zu gehen:

Schreiben Sie Ihre Vortragsideen, Stichpunkte und ausformulierten Sätze nicht auf die Folien, sondern in den Notizenbereich darunter!

Vortragsmanuskript aus Notizenseiten

Der Notizenbereich ist nur in der Normal- und Notizenansicht der Präsentation sichtbar. Sie können also den Folien Ihrer Präsentation nach Belieben Vortragstext oder Bemerkungen hinzufügen, ohne dass das Publikum diese während Ihres Vortrags sieht, denn hier nutzen Sie die Bildschirmpräsentationsansicht.

Screenshot PowerPoint: Folie in der Normalansicht mit Notizen
Folie in der Normalansicht mit Notizen

Das Schöne ist: Die Folien mit den Kommentierungen lassen sich auch ausdrucken. So entsteht Ihr Vortragsmanuskript:

Für den Ausdruck vorbereitete Notizenseite
Für den Ausdruck vorbereitete Notizenseite

In neueren PowerPoint-Versionen öffnen Sie den Notizenbereich über die Schaltfläche Notizen in der Fußleiste. Um sie sehen zu können, müssen Sie die Normalansicht der Präsentation aufgerufen haben. Sollte die Schaltfläche nicht angezeigt werden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Fußleiste und setzen im erscheinenden Menü ein Häkchen bei Notizen.

Screenshot PowerPoint: Fußleiste

In älteren Programmversionen werden Sie in der Normalansicht unter der großen Folie bereits den Text Klicken Sie, um Notizen hinzuzufügen sehen.

Vergrößern lässt sich das Fenster für die Notizen, indem Sie mit der Maus über die waagerechte graue Linie fahren, die den Notizenbereich von der Folie trennt. Der Mauszeiger verwandelt sich in einen Doppelpfeil. Halten Sie nun die linke Maustaste gedrückt und verschieben Sie die Linie nach oben.

Der Notizenbereich in der Normalansicht eignet sich allein zur Texteingabe. Lassen Sie sich dabei nicht von der Länge der Zeilen irritieren. Die Zeilenumbrüche sind hier andere als später im Ausdruck. Wenn Sie die Zeilenlänge festlegen und den Text formatieren wollen, z. B. die Schriftgröße verändern oder eine Liste einrichten, tun Sie dies im Notizenmaster für alle Notizenseiten (dazu gleich mehr).

Vielleicht reicht es Ihnen, wenn Sie erst mal nur Stichpunkte unter den Folien sammeln bzw. Ihre Gedanken zu den einzelnen Folienthemen notieren können. Dann schreiben Sie in der Normalansicht einfach drauf los. Konkretisieren sich Ihre Vortragsnotizen aber und wollen Sie wissen, wie sie wohl am Ende im Ausdruck aussehen und ob der Text auf eine Seite passt, wechseln Sie in die Notizenansicht (Ansicht > Notizenseite).

Noch ein Tipp: Den Aufbau Ihres Vortrags planen Sie am besten in der Gliederungsansicht. Hier haben Sie nämlich einen Überblick über die Folientitel, die Sie direkt im linken Fenster neben die Miniaturfolien schreiben können. Zudem lässt sich die Reihenfolge der Folien leicht ändern, indem Sie die Miniaturfolien neben den Titeln mit der linken Maustaste greifen und an eine andere Position verschieben.

Screenshot PowerPoint: Folientitel in der Gliederungsansicht
Folientitel in der Gliederungsansicht

Notizenansicht und Notizenmaster

In der Notizenansicht sehen Sie auf dem Bildschirm eine DIN-A4-Seite, auf der sich oben die Folie befindet und darunter ein großes Textfeld, in das Sie hineinschreiben können. Der Text, den Sie in der Normalansicht unter der Folie in den Notizenbereich schreiben, landet in diesem Textfeld. Der Vorteil der Ansicht ist, dass Sie vor Augen haben, wie viel Text zu einer Folie jeweils auf eine DIN-A4-Seite passt. Das kann ein guter Ansporn sein, sich kurz zu fassen und auf den Punkt zu kommen. Längere Notizen sind technisch aber auch kein Problem, selbst wenn Ihnen das Textfeld in der Notizenansicht „aus dem Ruder läuft“: PowerPoint erzeugt nämlich für den Text, der nicht mehr auf die Seite mit der Folie passt, beim Ausdrucken automatisch weitere Seiten (ohne Folie im Kopf und mit derselben Seitenzahl, die der Foliennummer entspricht). Ein Aufzählungspunkt, der nicht mehr vollständig auf eine Seite passt, wird im Ganzen auf die nächste Seite verschoben.

Die Notizenansicht hat vor allen Dingen eine Funktion: Ihnen zu zeigen, wie der Ausdruck der Notizenseite aussehen wird. (Nur in Bezug auf den „überlaufenden“ Text gilt das nicht.) Auch können Sie hier am Text arbeiten. Auf keinen Fall sollten Sie diesen jedoch formatieren oder sonst in irgendeiner Weise gestalterisch auf die Notizenseite Einfluss nehmen. Dann müssen Sie Ihre Einstellungen nämlich auf jeder einzelnen Notizenseite von Neuem vornehmen. Einfacher ist es, wenn Sie die Gestaltung einmal für die gesamte Präsentation im Notizenmaster festlegen.

Den Notizenmaster öffnen Sie über Ansicht > Notizenmaster. Hier legen Sie z. B. die Größe der Folie auf der Seite fest, bestimmen die Schriftgröße und richten eine Liste mit Aufzählungspunkten im Notizenbereich ein. Außerdem legen Sie fest, ob standardmäßig eine Kopf- und/oder Fußzeile und eine Seitenzahl zu sehen sein soll. Details zur Einrichtung des Notizenmasters finden im Artikel So erstellen Sie aus Ihren PowerPoint-Folien ein Handout.

gestalteter Notizenmaster
gestalteter Notizenmaster

Während der Vorbereitung Ihres Vortrags können Sie nach Belieben zwischen den verschiedenen Ansichten der Präsentation bzw. des Notizenbereichs wechseln. Sie haben also Zugriff auf die Folien, wenn Sie Ihre Notizen bearbeiten, und Ihre Notizen im Blick, wenn Sie die Folien mit Inhalt füllen. Präsentation und Vortragsmanuskript lassen sich so parallel erstellen.

Um eine oder mehrere Folien mit den dazugehörigen Notizen auszudrucken, gehen Sie auf Datei > Drucken und wählen bei den Einstellungen als Drucklayout die Notizenseiten:

Screenshot PowerPoint: Notizenseiten drucken

Referentenansicht als elektronisches Vortragsmanuskript

Vielleicht wollen Sie auch mal versuchen, beim Vorführen Ihrer Präsentation mit der Referentenansicht zu arbeiten. Sie sehen dann auf Ihrem Notebookbildschirm etwas anderes, als an die Wand projiziert wird, nämlich nicht nur die Folien, sondern auch den Notizenbereich. Die Ansicht bietet Ihnen also gewissermaßen ein elektronisches Vortragsmanuskript. Ein Haken ist dabei allerdings, dass Sie während des Vortrags ständig auf Ihren Bildschirm schauen müssen und immer nur einen kleinen Ausschnitt Ihrer Notizen sehen, weil der Platz auf dem Bildschirm begrenzt ist und Sie die Schrift vergrößern müssen, um den Text während des Vortrags problemlos lesen zu können. Mehr zum Thema im Artikel Referentenansicht nutzen in PowerPoint.

Folie mit Notizen in der Referentenansicht
Folie mit Notizen in der Referentenansicht

Und was kommt auf die Folien?

Da Sie die Notizenseiten ausdrucken bzw. Ihre Notizen in der Referentenansicht nutzen können, ist Ihnen das Vortragsmanuskript sicher. Bei der Gestaltung Ihrer Folien können Sie sich nun ganz auf die Frage konzentrieren, wie Sie das, was Sie vortragen werden, sinnvoll visuell ergänzen können. Vielleicht wird Ihre Präsentation weniger umfangreich als die Ansammlung von Textfolien, die Sie bisher produziert haben. Vielleicht wird sie auch umfangreicher, weil Sie merken, dass Ihre Notizen unter den Folien eigentlich auf mehr als ein Thema eingehen und Sie die Inhalte auf mehrere Folien verteilen müssen. Fest steht: Ihre Präsentation wird auf jeden Fall besser, da Sie sich zwangsläufig auf den eigentlichen Sinn und Zweck einer PowerPoint-Präsentation besinnen und über die Visualisierung von Inhalten nachdenken.

Die wichtigsten Funktionen Ihrer Folien bestehen darin, Bezugnahme zu ermöglichen und/oder wichtige Inhalte zusätzlich visuell zu vermitteln. Bezugnahme meint dabei, dass das Publikum sieht, worüber Sie reden, und Sie sich beim Erklären auf etwas Sichtbares beziehen können.

Die wichtigsten Funktionen von Präsentationsfolien

Natürlich kostet es Zeit, Visualisierungsideen zu entwickeln und diese in PowerPoint umzusetzen. Auch die Suche nach einem passenden Foto oder Piktogramm kann zur Herausforderung werden (neuerdings gibt es in PowerPoint immerhin eine eigene Piktogramm-Sammlung). Sie werden aber feststellen, dass die Foliengestaltung nicht nur mehr Spaß macht als bei reinen Textfolien, sondern die Visualisierung auch eine perfekte Vortragsvorbereitung ist, denn sie zwingt Sie dazu, Ihr Thema aus einer ungewohnten Perspektive zu betrachten, komplexe Inhalte zu vereinfachen, sich in Ihre Zuhörer hineinzuversetzen und genauer darüber nachzudenken, wie Sie Ihre Inhalte anschaulich erklären können.

Tragen Sie einen Sachverhalt vor, kann es z. B. hilfreich sein, die Personenkonstellationen zu visualisieren. Erklären Sie rechtliche Strukturen, können Sie diese anhand eines Schaubildes darstellen. Als Einstieg in eine Problematik eignet sich möglicherweise ein Foto oder eine Karikatur und für die Präsentation von Zahlen stehen Diagramme zur Verfügung. Keine Sorge: Sie müssen keine Kunstwerke auf Ihren Folien erschaffen. Vielmehr geht es darum, Ihre Zuhörer über einen weiteren Sinneskanal an Ihrem Vortrag teilhaben zu lassen. Sie sollen buchstäblich vor Augen haben, worüber Sie sprechen, Ihre Ausführungen besser verstehen und es aufgrund visueller Eindrücke leichter haben, sich an das Gesagte zu erinnern.

Einige Visualisierungsideen finden Sie im Beitrag 7 Visualisierungsideen gegen Textfolien mit Aufzählungspunkten.

Und wenn Sie sich bei der einen oder anderen Folie schwertun, visuelle Ideen zu entwickeln (manchmal gibt es auch schlichtweg keine sinnvolle Möglichkeit der Visualisierung), wird es Ihnen niemand übel nehmen, wenn Sie auch mal eine Textfolie dazwischenschieben. Denken Sie aber auf jeden Fall daran, dass diese Ihren Vortrag nur begleitet und nicht Ihr Vortragsmanuskript darstellt. Fassen Sie sich also so kurz wie eben möglich und konzentrieren Sie sich auf das, was wirklich wichtig ist.

Wenn Folien leer bleiben

Kennen Sie das: Sie wollen einen Vortrag mit Präsentation halten und bekommen sofort ein schlechtes Gewissen, wenn Sie einfach mal nur reden – ganz ohne begleitende PowerPoint-Folie? Lösen Sie sich von der Vorstellung, Ihren gesamten Vortrag visualisieren zu müssen. Sie dürfen ruhig auch mal an der Wand das Licht ausschalten und die Aufmerksamkeit wieder auf Ihre Person lenken. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie das anstellen können.

Am einfachsten ist es, wenn Sie die leeren Folien im Vorfeld schwarz einfärben, denn so können Sie in Ihrem Rhythmus bleiben, nach Abarbeitung einer Seite des Vortragsmanuskripts intuitiv die nächste Folie aufzurufen. Auch leere Folien rufen Sie auf, da diese jedoch schwarz sind, ist an der Wand nichts zu sehen.

Screenshot PowerPoint: in Schwarzweiß druckenUm leere Folien schwarz einzufärben, klicken Sie mit der rechten (!) Maustaste auf die Folie und öffnen den Aufgabenbereich Hintergrund formatieren. Wählen Sie nun als Hintergrundfarbe schwarz. Wenn Sie mit einem Foliendesign arbeiten, müssen Sie außerdem einen Haken bei Hintergrundgrafiken ausblenden setzen. Vorsicht allerdings, wenn Sie Ihre Notizenseiten ausdrucken. Sie wollen ja keine schwarzen Folien in Ihrem Vortragsmanuskript haben und Druckerfarbe verschwenden. Um dies zu vermeiden, können Sie die Notizenseiten der schwarzen Folien im Farbmodus Reines Schwarzweiß ausdrucken. Dann bleibt die Folie im Ausdruck weiß.

Und was wird aus den Folien zum Download?

Wenn Sie Ihre Folien nach der Veranstaltung auf Wunsch des Veranstalters oder der Teilnehmer zur Verfügung stellen sollen und auch wollen, entscheiden Sie selbst, ob Sie sich auf die Folien beschränken oder die Notizenseiten als PDF-Datei weiterreichen. Bei umfangreichen Notizen wäre eine Variante, dass Sie diese kürzen, sodass nur wenige Stichpunkte verbleiben.

 


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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