So richten Sie Ihre Designfarben in PowerPoint ein

Zu einer professionellen Präsentation gehört auch, dass Sie vorab ihr Farbspektrum festlegen. PowerPoint unterstützt Sie dabei mit den sog. Designfarben, die Sie selbst zusammenstellen und an Ihrem Corporate Design ausrichten können. Wie Sie zu einer Farbpalette kommen, welche Farbwerte Sie für die Eingabe in PowerPoint benötigen, was bei der Eingabe der Werte zu beachten ist und an welchen Stellen sich die Farben auswirken, erfahren Sie in diesem Beitrag.

Das Ziel: Ihre Farbpalette im direkten Zugriff

Ganz gleich, ob Sie Text, Formen oder Rahmen eine Farbe zuweisen wollen, Sie bekommen in PowerPoint immer als erstes zwei Farbpaletten angezeigt. Die eine umfasst zehn von PowerPoint definierte Standardfarben, auf die Sie keinen Einfluss haben. Bei der Palette mit den zehn Designfarben inklusive jeweils sechs Helligkeitsabstufungen können Sie dagegen die oberste, etwas abgesetzte Zeile mit Farben Ihrer Wahl bestücken. Die Helligkeitsabstufungen gibt wiederum PowerPoint vor.

Farbpaletten in PowerPoint: Design- und Standardfarben

Um wie viel Prozent die letzten sechs Farben der obersten Zeile jeweils aufgehellt oder abgedunkelt werden, zeigt die folgende Übersicht:

Automatisch generierte Helligkeitsstufen der Designfarben

Die Werte werden angezeigt, wenn man in PowerPoint mit der Maus über die Farbquadrate fährt. Ob sie immer stimmen, ist eine andere Frage. So ist der 25 % dunklere Wert des dunklen Grüns in meinem Beispiel offensichtlich mit diesem nahezu identisch. Ähnlich sieht es beim dunklen Blau aus. Vermutlich liegt der Grund darin, dass die Ausgangsfarben bereits sehr dunkel sind. Die Formel zur Umrechnung der Farben führt deshalb zu keinen sinnvollen Ergebnissen mehr, sodass alternative Farbwerte ausgeworfen werden.

Nützlich ist die Designfarben-Palette insofern, als sie eine wichtige Voraussetzung dafür schafft, dass Sie in Ihrer Präsentation immer dieselben Farben verwenden und (bei entsprechender Zusammenstellung) die Farben zueinander passen. Darüber hinaus erleichtert sie Ihnen erheblich die Arbeit. So haben Objekte, die Sie auf den Folien platzieren, entweder direkt die gewünschte Farbe oder diese lässt sich durch Klick auf eine Designformatvorlage auf der Basis Ihrer Farbpalette ganz einfach zuweisen.

Hier z.B. das Angebot für die Gestaltung von Formen, das mir bei meiner Farbpalette präsentiert wird:

Designformatvorlagen für Formen auf der Grundlage meiner Beispiel-Farbpalette

Manchmal kann es auch nützlich sein, dass sich die Palette der Designfarben mit einem Klick gegen eine andere Designfarben-Palette austauschen lässt.

Wo bekommen Sie eine Farbpalette her?

Im Idealfall stellt Ihnen die Farbpalette ein Designer oder eine Designerin zusammen, also ein Profi, der etwas von Farben und Gestaltung versteht. Größere Unternehmen lassen sich z.B. häufig ein Corporate-Design-Handbuch (Styleguide) erstellen, in dem detailliert aufgeführt ist, welche Gestaltungsregeln in der Kommunikation zu beachten sind. In diesem Zusammenhang werden dann auch Farbwerte vorgegeben.

Wer nicht auf solche professionellen Vorgaben zurückgreifen kann, findet im Internet zahlreiche Tools, die bei der Zusammenstellung von Farben helfen.

Unter dem Gesichtspunkt des Corporate Designs kann ein erster Ansatzpunkt z.B. die Farbgebung Ihrer Website sein, auf der vermutlich auch Ihr Logo platziert ist. Um Informationen über die dort verwendeten Farben zu erhalten, geben Sie auf  Imagecolorpicker Ihre Webadresse ein. Die verwendeten Farben werden dann ausgelesen und mit Farbwerten angezeigt. Bei meiner Website sieht das so aus:

Aus der Website www.npridik.de ausgelesene Farben auf Imagecolorpicker

Mit den beiden Blautönen und einem Grauwert hätte ich erste Kandidaten für meine Farbpalette ermittelt. Deren Werte könnte ich nun z.B. auf der Website Colordesigner eingeben und dort die Palette um weitere Farben ergänzen, indem ich diese entweder selbst aussuche oder mir unten auf der Seite Farbharmonien anzeigen lasse.

Alternativ hilft www.w3schools.com dabei, Farbpaletten aus fünf Farben zusammenzustellen. Dabei lassen sich Sättigung und Helligkeit individuell anpassen. Die Vorgaben bieten einen guten Ausgangspunkt für mögliche Farbkombinationen, auf die man als Laie nicht unbedingt selbst gekommen wäre, und laden zum Spielen mit Farben ein:

» Monochromatische Farbschemata erstellen

» Analoge Farbschemata erstellen

» Komplementäre Farbschemata erstellen

» Triadische Farbschemata erstellen

Ihre Designfarben-Palette kann bis zu zehn Farben umfassen, wobei Schwarz und Weiß auf jeden Fall dabei sein sollten. Es bleiben also acht Farben.

Optimale Ergebnisse in Bezug auf die helleren und dunkleren Abstufungen der Farben erzielen Sie, wenn Sie für sechs der acht Farbpositionen Ihrer Palette kräftige, nicht allzu dunkle Farben aussuchen. Zudem sollte mindestens eine Farbe dabei sein, die sich deutlich von den anderen Farben abhebt, damit Sie Wichtiges auf den Folien bei Bedarf farblich hervorheben können.

Falls Sie vorhaben, in Ihren Präsentationen Text zu verlinken, benötigen Sie zusätzlich Farben für den verlinkten Text vor und nach dem Anklicken. Diese Farben werden allerdings nicht in der obigen Farbpalette angezeigt.

Was zu beachten ist, wenn Sie weniger als acht Farben aussuchen, erfahren Sie weiter unten.

Welche Angaben benötigen Sie zu den Farben?

Um Farben in PowerPoint zu definieren, benötigen Sie in der Regel RGB-Farbwerte. Abonnenten des Programms haben seit dem Frühjahr 2020 alternativ die Möglichkeit, Hex-Codes einzugeben.

Das RGB-Farbsystem baut auf den drei Farben Rot, Grün und Blau auf, mit denen sich durch Mischen alle weiteren Farben darstellen lassen. Jede dieser Farben enhält also einen Rot-, Grün- und Blauanteil, der jeweils in einer festgelegten Reihenfolge (R–G–B) angegeben wird, um die Farbe zu definieren. Angegeben werden die Farbanteile jeweils mit einer Zahl zwischen 0 und 255.

Beispiel: RGB (24, 254, 12)

Bei 0 ist die jeweilige Farbe in der Mischung nicht vorhanden, bei 255 ist der Farbanteil am stärksten ausgeprägt. Der Farbwert RGB (255, 0, 0) definiert also beispielsweise die Farbe Rot und RGB (255,255, 0) die Farbe Gelb. Stehen alle drei Ausgangsfarben auf 255, ergibt dies Weiß, stehen sie auf 0, ergibt dies Schwarz. Haben alle den gleichen Wert zwischen 1 und 254, wird jeweils ein Grauwert dargestellt.

RGB-Farbsystem

Hex-Codes bestehen dagegen aus dem Rautenzeichen und einer Kombination aus sechs Ziffern zwischen 1 und 9 bzw. den Buchstaben A bis F (groß- oder kleingeschrieben), wobei jeweils zwei der sechs Stellen den Rot-, Grün- und Blauwert angeben.

Beispiel: #FFFF00 entspricht dem RGB-Wert (255, 255, 0)

Da die erste der beiden Stellen nicht bei jeder zehnten (dezimal), sondern erst bei jeder sechszehnten Zahl erhöht wird (hexadezimal), wir aber nur Ziffern von 1 bis 9 haben, werden die übrigen sechs Zahlen mit den ersten Buchstaben des Alphabets angegeben. Für die Umrechnung von RGB-Werten in Hex-Codes gibt es Online-Tools wie dieses: https://www.w3schools.com/colors/colors_hexadecimal.asp

Falls Ihnen weder RGB-Farbwerte noch Hex-Codes vorliegen oder Sie Hex-Codes haben, aber RGB-Farbwerte benötigen, können Sie die Ihnen vorliegenden Farbangaben z.B. auf Color Converter von W3School eintippen und bekommen dann den passenden RGB-Farbwert ausgeworfen.

Für diesen Beitrag habe ich die folgende Farbpalette zusammengestellt, die aus Schwarz, Weiß und sieben weiteren Farben besteht. Die Farbwerte liegen als Hex-Codes vor:

Beispiel für eine Designfarben-Palette

Wo und wie geben Sie die Farbwerte ein?

Zur Eingabe der Farbwerte in PowerPoint rufen Sie im Folienmaster (Ansicht > Gruppe Masteransichten > Folienmaster) das Farbmenü auf (Gruppe Hintergrund > Farben). Hier bietet Ihnen das Programm bereits eine umfangreiche Sammlung an Farbpaletten an:

Von Office angebotene Paletten mit Designfarben

Wählen Sie eine beliebige Palette aus und klicken Sie dann ganz unten im Menü auf Farben anpassen…

Es öffnet sich das folgende Dialogfeld, über das Sie die einzelnen Farbwerte ändern können.

Dialogfeld Neue Designfarben erstellen in PowerPoint

Klicken Sie zur Eingabe jeweils auf den kleinen schwarzen Pfeil neben den Farben und im erscheinenden Menü auf weitere Farben. So gelangen Sie in den bekannten Farbdialog, in dem Sie entweder einen RGB-Farbwert oder (in der Abo-Version des Programms) einen Hex-Code eingeben:

Dialog zur Eingabe von Farbwerten in PowerPoint

Haben Sie auf diesem Weg alle Wunschfarbwerte eingetragen, geben Sie Ihrer Farbpalette unten im Designfarben-Dialog einen Namen und klicken auf Speichern. Ich habe meine Palette Meine Farben genannt. Falls Sie keinen Namen vergeben, nennt PowerPoint die Palette Benutzerdefiniert 1. Nun steht Ihnen Ihre Farbpalette in PowerPoint zur Verfügung.

So weit der Schnelldurchlauf. Bleibt die Frage: Wo genau geben Sie welchen Farbwert ein? Oder ist das egal? Schauen wir uns die Liste der Farben im Designfarben-Dialog etwas genauer an.

Welche Farbe für welche Palettenposition?

Zu unterscheiden sind in der Liste die Farben für Text und Hintergrund, die Akzentfarben und die Hyperlinkfarben.

Farben für Text und Hintergrund

Hier sollten Sie die Felder dunkel 1 und hell 1 mit Bedacht wählen, denn sie entscheiden über wichtige Standardeinstellungen in PowerPoint. So legen Sie mit dunkel 1 insbesondere die Textfarbe in Textfeldern auf hellem Folienhintergrund, in hellen Platzhaltern und SmartArt-Bestandteilen sowie hellen Tabellenzellen fest. Mit hell 1 bestimmen Sie die Farbe des Folienhintergrunds, die Hintergrundfarbe in Diagrammen, die Textfarbe in Formen sowie dunklen SmartArt-Bestandteilen und Tabellenzellen.

Angesichts dieser weitreichenden Auswirkungen und um ausreichende Kontraste der Schrift auf dunklen und hellen Flächen sicherzustellen, empfehle ich, dunkel 1 mit Schwarz zu belegen und hell 1 mit Weiß.

Bei hell 1 ist zu beachten, dass auch ein ausreichender Kontrast zum Farbwert bei Akzent 1 bestehen muss. Geben Sie hier eine relativ helle Farbe ein, schließt dies Weiß als Farbe bei hell 1 aus.

Bei dunkel 2 und hell 2 sind Sie flexibler, weil Sie mit diesen Farbwerten keine Standardeinstellungen vornehmen, sondern lediglich Alternativfarben für dunkel 1 und hell 1 festlegen, die extra zugewiesen werden müssen. Ganz hat sich mir nicht erschlossen, wie die Farbwerte funktionieren bzw. welchen Sinn sie haben. Fest steht: Sie haben Einfluss auf die Folienhintergrundformate, die Ihnen unter Entwurf > Gruppe Varianten > Hintergrundformate angeboten werden. Wann man diese Formatvorlagen braucht bzw. der Bedarf besteht, die Hintergrundfarbe für die gesamte Präsentation zu ändern, weiß ich allerdings nicht. Sie können die Farbfelder für dunkel 2 und hell 2 also auch ignorieren oder für beliebige Farben zur Erweiterung Ihrer Farbpalette nutzen. Denken Sie jedoch daran, dass Sie diese Farben immer über eine Farbpalette zuweisen müssen, denn die Farben funktionieren nicht so wie die Akzentfarben.

Akzentfarben

Mit den Akzentfarben legen Sie das Farbspektrum fest, in dem Ihnen Vorlagen für diverse Folienobjekte zur Auswahl angeboten werden: Formen, Linien, Tabellen, SmartArts und Diagramme. Am wichtigsten ist die Farbe Akzent 1, denn mit ihr definieren Sie die Standardfarbe von Formen und Linien sowie die Hauptfarbe in SmartArts.

Bei meiner Farbpalette werden mir beispielsweise für die Formatierung von Formen folgende Vorschläge gemacht:

Designformatvorlagen für Formen auf der Grundlage meiner Farbpalette

Ergänzt wird die Palette durch den bei dunkel 1 eingegebenen Wert. Bei den Tabellen sieht es ähnlich aus:

Formatvorlagen für Tabellen auf der Grundlage meiner Farbpalette

Die Designfarben haben auch Einfluss auf die Farben, mit denen Sie Bilder neu einfärben können:

Farbangebot zur Neueinfärbung von Bildern auf der Grundlage meiner Farbpalette

Bei mir ist Akzent 1 ein helles blau. Füge ich eine Zyklus-SmartArt in die Präsentation ein, sieht diese standardmäßig so aus:

SmartArt Zyklus in der durch Akzentfarbe 1 vorgegebenen Standardfarbe

Hyperlinkfarben

Die Hyperlinkfarben sollten Sie danach auswählen, ob Sie hellen oder dunklen Text verlinken wollen. Ich würde hier dieselben Farben wählen wie für Text/Hintergrund hell 1 und dunkel 1, denn die Links sind auf jeden Fall unterstrichen. Eine zusätzliche farbige Kennzeichnung wird deshalb in den meisten Fällen nicht erforderlich sein. Ich habe die Hyperlinkfarben in meinem Beispiel nicht weiter beachtet. Sie stehen beide auf Schwarz, da es so gut wie nie vorkommt, dass ich Text in Präsentationen verlinke.

Wenn Ihre Farbpalette weniger als zehn Farben umfasst

Im Farbauswahl-Menü werden die eingetragenen Farben in der folgenden Reihenfolge dargestellt:

Positionen der Farben in der Palette der Designfarben

Wie bereits erwähnt, fehlen hier die Farben für Hyperlinks.

Wenn Ihre Farbpalette neben Schwarz und Weiß weniger als acht Farben umfasst, ist die Frage, was mit den verbleibenden Farbfeldern in Ihrer Palette geschieht. Hier ist wichtig zu wissen, dass auf jeden Fall immer zehn Felder mit Helligkeitsabstufungen angezeigt werden, ganz gleich, ob Sie die Farben ausgesucht haben oder nicht. Ich rate deshalb davon ab, einfach irgendeine Farbe an den nicht besetzten Positionen stehen zu lassen, denn das erhöht die Gefahr, dass diese Farbe am Ende auch in Ihrer Präsentation landet. Belegen Sie lieber verschiedene Farbpositionen mit ein und derselben Farbe aus Ihrer Palette. Ich würde dafür als erstes die Positionen Text/Hintergrund 2 wählen, da diese – jedenfalls aus meiner Sicht – keine Funktion haben, die dringend gebraucht wird. In meiner Palette habe ich hell 2 mit derselben Farbe besetzt wie hell 1, nämlich mit Weiß. Hätte ich drei Farbpositionen weniger zu besetzen, würde ich außerdem die Position Akzent 6 mit einer Farbe belegen, die bereits für Akzent 1-4 ausgewählt wurde.

Die Farbfelder für Hyperlinks können Sie dagegen ignorieren, wenn Sie keinen Text verlinken wollen. Hier dürfen also irgendwelche Farben verbleiben, denn diese tauchen an keiner Stelle auf.

Wenn Sie von den Standardeinstellungen abweichen wollen

Die Farbvarianten, die Ihnen PowerPoint für diverse Folienobjekte anbietet, zeigen bereits, dass Sie nicht auf die Standardeinstellungen festgelegt sind. Sie können Text, Folienhintergrund und allen Objekten auf den Folien immer auch andere Farben aus Ihrer Farbpalette zuweisen. Bei Textfeldern, Formen und Linien lässt sich diese abweichende Einstellung innerhalb einer konkreten Präsentation auch zum neuen Standard machen: Formatieren Sie das Textfeld, die Linie oder Form genau so, wie Sie sie haben möchten, und öffnen Sie dann per Rechtsklick auf das Objekt das folgende Kontextmenü:

Als Standardform festlegen

Hier klicken Sie auf Als Standardform (bzw. Standardlinie/-textfeld) festlegen. Die Einstellung gilt nur für die aktuelle Präsentation und ändert nichts an Ihrer Farbpalette.

Wie speichern Sie Ihre Farbpalette?

Sobald Sie im obigen Designfarben-Dialog auf Speichern geklickt haben, wird Ihre Farbpalette über den Office-Farbpaletten als benutzerdefinierte Farbpalette angezeigt. Wie Sie sehen, haben die  Paletten in dieser Ansicht nur acht Farben. Die Farbwerte für Text/Hintergrund 2 fehlen. Zugreifen können Sie auf Ihre Palette über die Registerkarte Folienmaster (s.o.). Dort finden Sie sie auch dann, wenn Sie eine neue Datei öffnen.

Benutzerdefinierte Palette mit Designfarben in der Liste der aller angebotenen Farbpaletten

Wollen Sie die Farbpalette ändern oder löschen, so ist das über das Kontextmenü der Palette möglich, das Sie per Rechtsklick auf die Palette öffnen:

Kontextmenü der Designfarbenpalette

Nun ist es sehr wahrscheinlich, dass Sie nicht nur die Farben für Ihre Präsentationen vorab festlegen wollen, sondern auch andere Gestaltungsmerkmale, insbesondere die Schriftart. Alles zusammen können Sie als Foliendesign speichern. So haben Sie alle Gestaltungsmerkmale beisammen und die Möglichkeit, sie neuen oder auch alten Präsentationen überzustülpen.

Rufen Sie erneut die Registerkarte Folienmaster auf (Ansicht > Gruppe Masteransichten > Folienmaster) und nehmen Sie zunächst bei den Schriftarten und Effekten die gewünschten Einstellungen vor. Dann klappen Sie links daneben über die Schaltfläche Designs das entsprechende Menü auf. Hier können Sie über den Menüpunkt ganz unten das aktuelle Design speichern. Es erscheint dann in der Liste der benutzerdefinierten Designs, die Sie an dieser Stelle oder auch über Entwurf > Designs einer Präsentation zuweisen können.

Menü der Designs

Wenn Sie möchten, dass das Design Ihr neues Standarddesign (Default Theme) in PowerPoint wird, öffnen Sie über die Registerkarte Entwurf die Liste mit den Designs. Per Rechtsklick auf Ihr benutzerdefiniertes Design öffnen Sie das dazugehörige Kontextmenü und gehen dort auf Als Standarddesign festlegen. Ihr Design erscheint nun an prominentester Stelle beim Öffnen einer neuen Datei (und außerdem auf der PowerPoint-Startseite).

Standarddesign (Default Theme) auf der Seite "Neu"

Schließlich lässt sich die Farbpalette auch zum Bestandteil einer Präsentationsvorlage machen. Wie Sie diese erstellen, speichern und nutzen, erkläre ich im Beitrag PowerPoint: Eigene Präsentationsvorlagen erstellen, speichern und nutzen.


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, LinkedIn: www.linkedin.com/in/npridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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