Änderungen nachverfolgen in Word 2013

Die folgende Checkliste soll Ihnen als Empfänger eines überarbeiteten Textes helfen, bei der Durchsicht der Änderungen/Korrekturen in Microsoft® Office Word 2013® alles richtig zu machen. Wie den meisten Nutzern des Programms ist Ihnen wahrscheinlich bekannt, dass Sie Korrekturen ganz einfach per Klick annehmen oder ablehnen können. Doch wissen Sie auch, ob Ihnen wirklich alle Korrekturen angezeigt werden und nach Ihrer Durchsicht das Dokument definitiv frei von Anmerkungen ist? Bevor Sie hier böse Überraschungen erleben, empfiehlt sich ein Blick auf die folgenden fünf Punkte.

1. Ist der Änderungsmodus noch eingeschaltet?

Bei der Durchsicht des überarbeiteten Textes werden Sie unter Umständen selbst auch noch einmal Hand an den Text anlegen. Bevor Sie das tun, müssen Sie sich überlegen, ob Ihre Änderungen als solche sichtbar sein sollen oder nicht. Egal zu welchem Ergebnis Sie kommen: Sie sollten erkennen können, ob die Nachverfolgenfunktion (Änderungsmodus) eingeschaltet ist, und wissen, wie Sie die Einstellung ändern können.

Am einfachsten ist es, wenn Sie sich den Schriftzug Änderungen nachverfolgen in der Statusleiste am unteren Bildschirmrand anzeigen lassen. Dann sehen Sie mit einem Blick auf die Leiste, ob der Änderungsmodus eingeschaltet ist, denn dahinter steht jeweils ein EIN oder AUS.

Statusleiste Word 2013 Änderungen nachverfolgen

Ist in Ihrer Statusleiste noch kein entsprechender Text zu finden, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Leiste. In dem erscheinenden Menü markieren Sie die Funktion Änderungen nachverfolgen. Von nun an steht der Schriftzug auch in Ihrer Statusleiste. Ein- und Ausschalten können Sie die Funktion, indem Sie auf den Schriftzug klicken.

2. Sind alle Änderungen sichtbar?

Als nächstes sollten Sie dafür sorgen, dass Sie wirklich alle Änderungen im Text sehen können. Wechseln Sie zu diesem Zweck über den Reiter Überprüfen in die Gruppe Nachverfolgung. Zunächst wählen Sie im Menü rechts oben Markup: alle aus.

Word 2013: Markup: alle auswählen

Dann klappen Sie direkt darunter das Menü bei Markup anzeigen auf und setzen bei Kommentare, Freihand, Einfügungen und Löschungen sowie Format einen Haken.

Word 2013: Menü Markup anzeigen

3. In welcher Ansicht möchte ich die Änderungen verfolgen?

Bevor Sie mit der Durchsicht des Textes beginnen, können Sie noch Einfluss darauf nehmen, ob Ihnen die Änderungen im Text oder am Rand angezeigt werden. Unter Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung > Markup anzeigen > Sprechblasen können Sie eine von drei Möglichkeiten auswählen.

Word 2013: Markup inline oder am Rand anzeigen

Überarbeitungen inline (= im Text) anzeigen:

Word 2013: Markup im Text anzeigen

Überarbeitungen in Sprechblasen (= am Rand) anzeigen:

Word 2013: Markup am Rand anzeigen

Enthält Ihr Text sehr viele Änderungen, empfiehlt es sich, nicht jede Änderung im Detail nachzuvollziehen, weil dies ein mühsames Unterfangen werden kann. Stattdessen sollten Sie den Text in der überarbeiteten Fassung lesen und bei Bedarf mit dem Original vergleichen. Wechseln Sie dafür unter Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung in dem Aufklappmenü rechts oben zwischen Markup: keine und Original. Falls Sie über eine Stelle stolpern, bei der Sie doch ganz genau wissen wollen, was wie geändert wurde, klicken Sie einfach im selben Menü wieder auf Markup: alle und Sie sehen die Details. Sie wechseln mit dem fraglichen Menü also lediglich zwischen unterschiedlichen Ansichten Ihres Textes mit und ohne Änderungen. Die Änderungen also solche bleiben stets erhalten.

Word 2013: Markup: alle auswählen

Achtung: Wenn Sie keine Änderungen/Korrekturen in einem Text sehen, heißt das nicht zwangsläufig, dass er keine Anmerkungen enthält. Vielmehr kann es sein, dass die Änderungen lediglich ausgeblendet sind.

Wenn Sie möchten, können Sie sich Ihren Text auch mit allen Änderungen ausdrucken. Gehen Sie dafür wie folgt vor: Zunächst wählen Sie unter Überprüfen > Gruppe Nachverfolgung in dem Aufklappmenü rechts oben Markup: keine oder Original aus. Markup: keine wählen Sie, wenn Sie die bearbeitete Fassung des Textes als Ausgangspunkt Ihrer Durchsicht sehen möchten. Den Anmerkungen können Sie dann entnehmen, was im Originaltext stand. Original wählen Sie, wenn Sie Ihren Originaltext sehen möchten. Dann können Sie den Anmerkungen entnehmen, welche Änderungen Ihnen vorgeschlagen werden. Anschließend gehen Sie auf Datei > Drucken und klappen unter der Überschrift Einstellungen das erste Menü auf. Hier können Sie nicht nur festlegen, welche Seiten Ihres Dokuments gedruckt werden sollen, Sie können weiter unten auch Markup drucken auswählen. Es erscheint nun ein grauer Bereich am Rand jeder Seite mit allen Änderungen.

4. Änderungen annehmen und ablehnen

Beginnen Sie nun mit der Durchsicht des Textes. Über den Reiter Überprüfen > Gruppe Änderungen können Sie sich von einer Änderung zur nächsten hangeln. Wollen Sie nur navigieren, tun Sie dies mit den Schaltern Zurück und Weiter. Wollen Sie außerdem Änderungen annehmen oder ablehnen, klicken Sie auf die gleichnamigen Schaltflächen links daneben. Sie müssen die Menüs dort nicht aufklappen. Wenn Sie auf die Icons klicken, wird die aktuelle Änderung angenommen bzw. ablehnt und das Programm springt automatisch zur nächsten Änderung. Trotzdem sollten Sie mal einen Blick auf die Menüs werfen. Hier können Sie z. B. alle Änderungen auf einmal annehmen oder ablehnen.

Word 2013: Änderungen annehmen und ablehnen

Eine andere Möglichkeit, sich durch die Änderungen zu arbeiten, sieht so aus: Klicken Sie auf einzelne Änderungen (im Text oder am Rand). Mit der rechten Maustaste lässt sich nun ein Menü öffnen, über das Sie die Änderung annehmen oder ablehnen können.

5. Alle Überarbeitungsspuren beseitigt?

Besonders bei langen Texten mit vielen Korrekturen und ständigem Hin und Her zwischen verschiedenen Personen befinden sich manchmal am Ende noch Korrekturen oder Kommentare im Text, obwohl die Bearbeiter davon ausgehen, alles sorgfältig durchgesehen zu haben. Die Folgen sind unangenehm, denn Sie geben womöglich Texte mit Korrekturen zur Publikation frei oder verschicken sie an Menschen, die eigentlich nur den finalen Text bekommen sollen. Um solche peinlichen Situationen zu vermeiden empfehlen sich ganz am Schluss der Textbearbeitung folgende zwei Bearbeitungsschritte:

Stellen Sie zunächst über die Navigationsmöglichkeiten in der Gruppe Änderungen (Reiter Überprüfen) sicher, dass Sie alle Änderungen aufgerufen haben. Wechseln Sie dann auf den Reiter Datei und klicken Sie dort auf die Schaltfläche Auf Probleme überprüfen.

Word 2013: Dokument prüfen

In dem erscheinenden Menü gehen Sie auf Dokument prüfen. Es öffnet sich ein Fenster, in dem aufgelistet ist, was alles geprüft wird. Für Sie interessant ist im Korrekturkontext der erste Punkt: Kommentare, Überarbeitungen, Versionen und Anmerkungen. Klicken Sie nun auf Prüfen. Befinden sich noch Änderungen im Text, wird das Programm Ihnen dies mit einem roten Ausrufezeichen anzeigen. Um die Änderungen zu löschen, klicken Sie daneben auf die Schaltfläche Alle entfernen. Nun sind definitiv alle Überarbeitungsspuren beseitigt und Sie können Ihr Dokument bedenkenlos weiterreichen.

Word 2013: Dokument prüfen - alle entfernen


Nicola Pridik
Über die Autorin
Nicola Pridik ist Juristin und Inhaberin des Büros für klare Rechtskommunikation in Berlin. Mit ihren Dienstleistungen unterstützt sie ihre Kundinnen und Kunden dabei, Rechtsinformationen verständlich und anschaulich für ihre jeweiligen Zielgruppen aufzubereiten. Dabei steht die Visualisierung von Recht im Mittelpunkt. kontakt@npridik.de, Twitter: @nicolapridik, Xing: www.xing.com/profile/Nicola_Pridik


 

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